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1、公司各部門印章證件刻制注銷使用管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司印章證件管理制度目 錄第一章 目的第二章 適用范圍第三章 職責范圍第四章 印章、證照分類第五章 印章的刻制與注銷第六章 印章、證件的管理第七章 印章、證件的使用第八章 印章、證照的使用要求第九章 印章專管員的職責與義務第十章 附件第一章 總則公司印章、證件是公司對內、對外行使權力的標志，也是公司名稱的法律體現。印章與證照是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，為進一步規范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護印章與證照的嚴肅性，加2、強印章制發、使用、廢止及證照管理，提高各相關使用環節的工作效率，從而使公司印章、證件的管理更加趨于規范化、制度化，現結合公司實際情況，特制定本制度。第二章 適用范圍本制度適用于公司各部門、各子公司所有的印章和證照。第三章 職責范圍1、公司總經辦2、負責建立健全公司印章、證照管理制度，負責本制度的制定與修改。3、負責本制度的實施與監督。4、公司其它各部門、子公司5、負責按本制度規定執行第四章 印章、證照分類1、公司印章、證照的分類 2、公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財務專用章、合同專用章、發票專用章、業務專用章、部門章、公司銀行U盾等。3、證照包括企業法人營業執照（正本、副本）、組織機3、構代碼證（正本、副本）、衛生許可證、特種行業許可證、銀行開戶許可證、稅務登記證（國稅、地稅）、法人代表身份證（復印件）等。第五章 印章的刻制與注銷1、凡因工作需要并符合規定配置或更換印章的部門，由申請部門填寫刻制印章申請表向總經辦或財務室提出申請，經公司領導確認同意并批準后方可刻制或更換。2、印章刻制或新證照辦理或更換由總經辦及財務室統一負責，刻制標準或證照辦理應符合國家相關規定。3、申請新辦的印章或證照須在總經辦及財務室進行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復印工作，由總裁辦進行存檔后，原件由使用部門簽收方可進行辦理。印章刻好后由總經辦辦理印章登記手續，填寫印章管理登記表，備案并留好印章樣圖。4、第六章 印章、證照的管理1、印章、證照的管理2、公司印章、證照由公司董事授權以下部門分別管理：（1）公司的所有印章、證照，均由總經辦負責登記、留樣與存檔，印章應注明啟用時間、廢止時間、廢止原因等，證照應注明年檢年審時間，均應明確相關保管人、經辦人。（2）由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統一由公司總經辦及財務室登記、留樣或辦理年檢年審手續。公司總經辦及財務室應對公司各類印章和證照保管明細進行匯總并定期更新，明細表包括印章證照名稱、主管部門、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。 （3)所有印章或證照均由專人管理，不得轉借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時向公司總經辦及財務室報告。3、公司5、營業執照（正副本）、公司公章、稅務登記證（正副本）、組織機構代碼證（正副本）由總經辦主任負責管理及使用。4、銀行開戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票購買憑證由財務室出納員負責管理及使用。5、財務專用章、發票專用章由財務室會計負責管理及使用。6、總經辦及財務室專人保管印章規范使用表，財務專用章、法人代表私章統一收歸公司財務部專管，行政公單統一收歸公司總經辦專管，不得授權委托管理。7、部門撤銷或重組，原使用部門有關印章、證照應交回公司總經辦，由公司總經辦上報總經理核準后負責作廢、保存、銷毀或辦理注銷手續。8、印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時向公司總經辦及財務室書面報告，并與總經辦及財務室商量6、補救措施。9、各部門不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責任均由相關責任人承擔，并一并追究所在部門主要負責人的管理責任。10、印章遺失處理（1)印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補刻：公司印章遺失應于發現當日登報掛失并報總經辦備案，然后憑掛失公告及工商部門開具的證明到公安局指定點刻制；若各部門使用的印章遺失或要求更換新的應向總經辦部出具書面申請，經總經辦報送公司領導審批通過后，由總經辦（或指派人員）辦理。11、印章注銷 （1）公司印章如果需要注銷的，先填寫印章注銷申請報告，上報總經辦，由總經辦報送公司領導審批。印章注銷申請報告批準之后，由總經辦派專人與需要注銷印章部門管理人員按照國7、家規定的注銷程序進行注銷。第七章 印章、證照的使用1、印章、證照的使用2、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財務專用章的手續均要填寫用印申請表。3、按用印申請表內容填寫完整，且由申請部門負責人簽字確認，否則將不予審批。4、主要用印文件審批流程：（1）合同：主辦部門負責人簽字確認 公司總經辦及財務室審核 （公司經理級以上領導審批 總經辦及財務室蓋章（合同原件存檔公司總經辦，復印件由相關部門存檔）返回主辦部門。（2）對外公文及證明：主辦部門簽字確認 公司總經辦及財務室確認 公司經理級以上領導審批 公司總經辦及財務室蓋章（用印申請表、復印件存檔） 返回主辦部門。（3）支票等其他用印文件：主8、辦部門 財務部審核 報公司總經理批準 返回財務部（用印申請表、復印件存檔） 返回主辦部門（注：支票等需在用印申請表標注票號）。第八章 印章、證照的使用要求1、印章、證照的使用要求:(1)印章或證照管理人員對不符合用印手續、用印文件內容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權拒絕辦理并及時告知部門負責人。(2)蓋章確保規范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。(3)財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無需經上述程序，但內部須建立用印登記表備查。(4)公司印章（一般為行政專用公章、法人代表私章）不允許隨意帶出公司，確因工作需要將印章或證照帶出使用的，應按規定填寫用印申請表說明事項，經董9、事授權批準后攜帶使用；使用完畢，立即歸還印章保管部門。(5)對外使用證照，一般使用復印件，并注明只限于當次使用范圍；如必須使用證照原件，需董事授權批準后攜帶使用，或者由證照保管部門授權相當人員陪同前往辦理相關業務。(6)公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，由申請人寫明原因（用途），并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經總經理書面批準，公司總經辦及財務室做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來必須向公司原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。第九章 印章專管員的職責與義務1、公司所有印章專管員應遵守本條以下規定：（1）印章專管員每10、天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發現意外情況應立即報告。（2）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。（4）專管人員正常上班后，代管人員應向專管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。（5）交接工作時，應嚴格辦理交接手續，填寫本辦法附件4的印章交接單，登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權人簽字認可后備存。（6）印章專管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照11、章用印。未按批準權限用印或用印審批手續不全的，印章專管員不予用印；經辦人拒絕印章專管員審核文件內容或審批手續的，印章專管員可拒絕用印并報告領導處理。（7）印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（8）印章專管員不得擅自用印，一經發現，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時，由其承擔全部賠償責任并按公司人力資源管理的規定進行處罰。（9）印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續并填寫印章專管人離職12、交接單（詳見本辦法附件5）后方可辦理離職手續。（10）禁止任何人未經批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經執行董事批準并填寫公章外出使用審批單（詳見本辦法附件6）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件4的印章交接單辦理交接手續后方可帶出。（11）印章保管人員為公司涉密人員，其應該保守因職務行為所知悉的包括但不限于公司經營、財務、客戶信息等，違反該保密義務泄漏公司信息的，公司有權追究其責任。（12）若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時，由其承擔全部賠償責任并由公司對違紀者予以行政處分；造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。（13）本制度由總經辦制定，本制度的解釋、修改13、廢止權歸總經辦。（14）本制度自發布之日起執行。第十章 附件附件1：啟用專用章通知附件2：公司印章留樣備案表附件3：停用專用章通知附件4：印章交接單附件5：印章專管人離職交接單附件6：印章外出使用審批單附件7：用印審批記錄單附件8：合同專用章用印審批單附件9：公司_印章使用登記簿 附件1： 關于公司啟用有關_專用章的通知公司各部門及分子公司：根據草根投資管理有限公司啟用“_專用章”，該印章由公司_部門管理，專管人員為_。為實現公司各部門業務對接、規范我公司的對內對外管理，自_年_月_日起，啟用本通知附件的公章，原“_專用章”印章同時廢止。特此函告。附件：新舊印章樣式 _年_月_日舊印章樣式 14、新印章樣式 主題詞：印章 啟用 通知抄送：_，_，_，。草根投資管理有限公司辦公室 _年_月_日印發 附件2：公司印章留樣備案表NO:_印章名稱：_章審批人：_刻制人：_啟用時間：_配置及保管部門：_印章用途：_印章專管員：_印章留樣本留樣印章自_年_月_日啟用。印章領用憑據及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于_年_月_日自公司辦公室領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經濟損失并接受公司的相應處罰。印章專管員：_年15、_月_日附件3： 關于公司停用有關_專用章的通知草根投資管理有限公司各部門及分子公司：根據草根投資管理有限公司公司印章管理辦法第_條的規定，由于_，現公司決定作廢停用原由公司_部門專管人員_管理的“_專用章”。_年_月_日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章樣式 _年_月_日停用印章樣式 主題詞：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。 _年_月_日印發附件4：印 章 交 接 單NO:_部門名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項說明：1、交接人雙方的行為均應遵守草根投資管理有限公司公司印章管理辦法之規定。2、其他說明事項：_3、 印章留樣：留樣4、本印章自16、_年_月_日_時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權人簽字確認：_ _年_月_日附件5：印章專管人離職交接單NO:_部門名稱：_離職交接印章名稱：_交接日期：_月_日1、離職人員應當將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應遵守_甘肅中企商務廣告有限公司公司印章管理辦法之規定。2、離職人員應當將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導致公司遭受的經濟損失，無論公司何時發現，印章專管人均對前述損失承擔全額賠償責任。3、17、其他說明：_4、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權人簽字確認：_ _年_月_日附件6：印章外出使用審批單NO:_1、部門名稱：_2、外出印章名稱：_3、使用日期：_月_日4、用印事項：_5、外出使用原因：_6、用印責任人：_印章留樣：留樣7、本印章自_年_月_日_時經授權人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章_負責。申請人：_年_月_日印章授權人簽字確認：_ _年_月_日附件7： 用印審批記錄單NO:_申請人：_；申請日期：_。申請人所在部門：_所在18、部門負責人審核意見：同意(由當事人勾選)_。文件名稱正/復印件份數用途說明正本復印件正本復印件正本復印件正本復印件審批同意人【本欄根據是否需要逐級審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】辦公室負責人同意簽名：財務部負責人同意簽名：公司業務部負責人同意簽名：總經理同意執行董事同意簽名：申請使用的印章：公司印章法定代表人印章合同專用章財務專用章用印情況(由當事人勾選)已用印 (申請人簽名) (日期)已用印 (保管人簽名) (日期)備注說明注意事項用印文件的復印件作為本審批單必須附備的文件。附件8： 合同專用章用印審批單NO:_用印申請部門合同份數經辦人簽字聯系電話簽約方甲方：乙方：其他方（包括擔保方或丙方）：涉及金額簽約負責人聯系電話部門經理簽字顧問律師意見：公司業務部意見：總經理審批執行董事審批附件9： 公司_印章使用登記簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部門：_填表人：_序號蓋章時間文件名稱及發文號批準部門批準人印章專管員或代行人印備注