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1、公司合同訂立審查、批準履行與糾紛處理管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司合同管理辦法第一章 總 則第一條 為規范公司合同管理工作、實現公司合同管理制度化，預防和減少合同糾紛，維護公司合法權益，根據中華人民共和國合同法（以下簡稱合同法）和有關法律、法規規定，結合公司實際情況，制定本辦法。第二條 本辦法適用于以公司或子公司（XX公司）名義訂立各類合同的管理活動。實業公司、XX公司、運輸公司按照公司法規定，由董事長（或分管領導）授權經理簽訂合同，并向合同主管部門備案。公司及所屬各單位內部的部門（科、室）一律不得以2、自己的名義對外簽訂合同或其他具有履約性質的書面文件。勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規定執行。第三條 本辦法所稱合同，是指公司或子公司在經營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。第四條 本辦法所稱合同管理，是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監督、檢查與考核等全過程的管理活動。第五條 合同承辦部門指需要以公司或子公司名義訂立合同的各級部門、機構或單位，主要職責為：1、組織本部門職責分工范圍內的合同談判；2、擬定合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交3、存檔手續；3、負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的質量，收集使用單位意見；4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報合同主管部門和有關領導審查、批準；5、及時向合同主管部門報送合同正本、招投標文件以及與合同有關的各種紀要等資料，及時反映合同履行中出現的法律問題；6、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供相關資料；7、安排人員負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬。第六條 合同承辦人職責：承辦人應對合同自簽訂至履行完畢全過程負責，對期間出現的任何與合同有關的問題，應按國家有關法律法規及本辦法的規定，及時與本部門負責人、合同主管部門進行協商，并配合進行糾紛處4、理。合同承辦人應爭取合同的起草權。第二章 合同管理部門第七條 企業管理部門是公司合同管理的主管部門，統一管理公司的合同工作。其主要職責是：1、建立健全合同管理制度，監督、檢查、考核公司各單位合同管理工作；2、宣傳貫徹法律、法規和合同管理相關制度，組織合同管理知識培訓，為合同承辦部門提供法律服務；3、參與重大合同的評審、談判、起草、簽訂和合同糾紛的處理；4、統一管理法定代表人授權委托書和公證、鑒證事宜；5、在會簽或參與重大合同談判過程中，負責審查合同主體、內容、形式的合法性、嚴密性。對合同訂立、變更及解除進行審查把關；6、負責公司合同專用章的管理。負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理；7、負責5、公司本部及所屬各單位的各類合同執行情況的監督檢查；8、合同管理中需要解決的其他問題。第八條 財務部門是公司合同財務監督部門，主要職責：1、負責發票的審查、簽收、簽發，核對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容是否一致，有無違反財務制度的情況；2、對合同的價款、支付方式的合理性和可行性進行審查；3、參與重大合同的財務評審；4、定期向企業管理部門報送債權清單，以避免債權超過訴訟時效。第九條 紀檢監察審計部門依職責對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行審計、監察。負責對合同管理中出現的違法、違紀、違規問題進行調查處理，提出監察建議或做出監察決定。第十條 其他相關部門（單位）的職責：1、按照職責分工，6、組織對工程進行施工監督和驗收，對物資制定出、入庫和驗收辦法并組織實施；2、配合企業管理部門進行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見；3、在合同履行等各環節發現履約單位有違約行為的，必須及時通知公司承辦部門和企業管理部門，并進行證據固定，以便及時處理，避免損失。第三章 合同的訂立第十一條 訂立合同應按照中華人民共和國合同法的要求及本辦法的有關規定，遵循“平等、自愿、公平”和維護公司利益的原則。第十二條 合同簽訂內容一般包括以下條款：1、當事人名稱（或姓名）、住所、法定代表人或授權代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號；2、標的或標的物名稱、型號、規格等；3、數量和質量，包括適用規范、質量標準和檢測7、方式等，必要時封存樣品；4、價款或酬金、結算辦法；5、履行的期限、地點和方式（包括驗收條款）；6、違約責任；7、爭議的解決方式；8、訂立的時間、地點；9、根據法律規定或合同性質應當具備的其他條款。對數量、質量、履行期限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。第十三條 合同內容應符合下列要求：1、主體合格、標的明確、手續完備；2、條款齊全、意思表示真實明確；3、文字清晰、語言規范；4、無矛盾條款、無空白條款；合同文本至少保證承辦部門存檔、財務付款手續留存和企業管理部門備案各一份。 第四章 合同的審查和批準第十四條 合同訂立前，合同承辦部門應當審查合同他方的資信狀況和履約能力，內容包括：18、社會信譽（近三年是否有重大違約，是否涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件等）和履約能力（如生產能力、支付能力、運輸能力等）；2、審查營業執照是否真實、有效，涉及專營許可的具備相應的許可文件，涉及資質要求的，具備相應的資質證書；3、核實對方的資產（資金）證明，必要時索取經審計的財務報表、資金證明、驗資報告等相關文件；5、審查授權委托書，是否超越業務權限或無代理權限；6、根據合同性質需要審查的其他內容。合同他方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權的，不得與其簽訂合同。合同他方由代理人承辦、代簽合同的，根據合同性質可索取其法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。第十五條 承辦部9、門組織對合同進行業務性審查，審查的內容為：1、他方當事人是否具有簽約主體資格；2、是否各方談判、協商的一致意見，是否符合決策人的意見；3、是否違反公司的規章制度；4、是否超越業務權限；5、是否有利于保護公司的合法權益；6、語言是否準確、通順；第十六條 合同承辦部門審查后，涉及財務重要事項的，或我方為付款方的金額20萬元以上的合同到財務部門進行審查并會簽。第十七條 財務部門審查后由企業管理部門對合同進行審查，主要內容包括：1、合同簽訂主體是否符合法律規定；2、條款是否違反法律、法規和司法解釋的規定；3、條款是否有沖突；4、條款是否有歧義；5、條款是否完備；6、條款是否有效維護我公司合法權益；7、10、對合同嚴密性進行監督審查。對于可能引起重大糾紛的合同，企業管理部審查時，可要求經辦部門出示對方資信情況、材質具體標準、對方的基本情況、授權委托書等資料。第十八條 提交企業管理部門審查的合同應符合下列要求：1、承辦部門已經進行了業務審查會簽。2、合同當事人均未在合同上簽字蓋章；3、合同約定的內容尚未實際履行；4、需要同時附送的材料完備（報告、會議紀要、清單、詢價單、附件等）；第十九條 企業管理部門審查后在會簽表上簽字，如有必要附書面法律意見書。審查應在收到合同后3個工作日內完成，業務緊急的，應盡可能滿足業務部門的時間要求。審查人對合同審查中涉及到的商業秘密負有保密義務。第二十條 對于審查會簽提出11、的補正、修改意見，由承辦人進行補正、修改。承辦人認為無法采納的，應向本部門領導匯報，由本部門領導決定是否采納，承辦部門領導決定不予采納的，應在會簽表上說明情況。第二十一條 合同草案重新修改定稿后，由承辦人將合同草案及會簽表等相關資料送部門（單位）分管領導審批，分管領導認為必要的，在簽署意見后送總經理審批。分管領導若在合同上簽字批準的，可不在會簽表上簽字。第二十二條 部門（單位）分管領導或總經理，根據相關會簽意見，決定是否批準。決定批準的，在合同正式文本上簽署。第二十三條 總經理或受托人簽署后，送企業管理部門加蓋合同專用章。 第二十四條 下列合同可適用簡易程序，承辦部門可直接報請分管領導批準：112、金額在20萬以下、合同他方的基本資料填寫完備、雙方經常發生業務往來、爭議發生可能較小的買賣及辦公服務類合同。2、特殊情況下經總經理批準的應急事項合同。第二十五條 以公司或子公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章。違反規定簽訂合同的追究有關人員責任。 第五章 合同的履行第二十六條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門（單位）、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，認真履行所規定的權利義務，確保合同實際、全面地履行。第二十七條 承辦部門、承辦人要隨時了解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或匯報，積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權，并留取有關資料。第二十八條 根據合13、同性質，公司有關部門應對標的物的數量、質量等按約定或公司規定進行驗收，對不符合要求的，應在法定或約定的期限內向對方當事人提出異議，并督促其正確履行。第二十九條 對于公司為付款方的合同，支付合同價款時，須經公司總經理或其授權代表人審批簽字。未經總經理或其授權代表人簽字，財務部門應不予付款。第三十條 公司為付款方的金額20萬元以上的合同，首期預付款原則上不超過合同總價款的30%。必須超過30%，有關人員應在會簽表上簽署原因，報分管領導在會簽表上審批，分管領導認為必要的報總經理簽批。此類合同中必須有對方履約不符合約定的違約責任條款。對于留有質保金的合同，支付最后一筆合同款項時，合同承辦部門應填寫合同14、履行終結報告，送企業管理部備案。 第六章 合同的變更與解除第三十一條 在合同履行過程中遇到困難，各部門（單位）應盡一切努力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。第三十二條 合同他方提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。第三十三條 承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的通知后，應及時與公司各相關單位溝通，并向合同簽署人請示，經請示必須變更、解除的應采取書面形式，并約定善后事宜。第三十四條 合同變更解除按照合同簽訂的程序辦理。合同承辦部門應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送企15、業管理部門。第七章 合同糾紛的處理第三十五條 發生合同糾紛，承辦部門應及時向合同簽署人和企業管理部門報告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據材料，包括送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證、產品質量標準、樣品或鑒定報告、貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目、有關違約的證據材料、雙方來往文件等。 第三十六條 合同他方違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時間內以法定或約定的方式回復，重要的信函應留有回執備查。第三十七條 合同糾紛協商、調解，應由承辦部門和企業管理部門共同進行。協商或調解達成一致的，應依合同簽訂程序簽訂書面協議。協商或調解無效，經公司同意，應在法律規定的時效期間內，按法16、律規定或合同約定提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。第八章 合同的管理第三十八條 承辦部門訂立的合同，正本由企業管理部門保管，其副本由相應承辦部門保管。第三十九條 公司對外訂立合同的人員，屬于職務代理的按授權權限執行，屬于總經理特別授權的，按一事一委托的原則，由總經理授權委托。未經授權的人員一律無權對外訂立合同。第四十條 各授權委托人在被授權的范圍、期限內，代表公司及子公司對外訂立合同，不得將代理事項自行委托他人代理。第四十一條 發生特殊情況，需外帶合同專用章的，須經總經理批準，并按規定辦理登記手續。第四十二條 合同專用章的使用應建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應立即通知有關部門17、外，應登報掛失。 第四十三條 企業管理部門對公司所屬各部門（單位）的合同管理情況進行不定期的檢查。對合同管理較差，達不到本辦法要求但未造成嚴重后果的，由公司予以通報批評，并限期改正、改進。第四十四條 合同簽訂、履行過程中責任人失職被騙、徇私舞弊，或違反國家貪污受賄有關規定，觸犯刑律的，報司法機關追究刑事責任。有上述行為不夠刑事處罰的，或有其他不負責任行為使公司利益受損的，由公司沒收非法所得，并視情況給予經濟處罰，公司利益損失部分由責任人和責任單位全額承擔。合同履行過程中，認真負責，積極督促管理部門行使相關權利，使公司利益避免受損的，由公司給予經濟獎勵。第九章 附則第四十五條 本辦法沒有規定的，18、以合同法、相關法律法規、中鹽總公司及本公司相關的規章制度為依據。本辦法由企業管理部門負責解釋和修訂。第四十六條 本辦法自下發之日開始執行，XX【XX】85號文件同時廢止。公司下發的其他文件與本辦法有抵觸的，以本辦法為準。一、 人事檔案保管制度 目 的 第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企 業機密 的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。 第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。 第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。 人事檔案保管制度的基本內容 建立健全保19、管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材 料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。 (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料 進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體 位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。 (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤 等。 檢查核對20、一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對： 突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后： 對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。 發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。 (3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等 原因 引起的，轉遞的大致程序如下： 取出應轉走的檔案； 在檔案底賬上注銷； 填寫轉遞人事檔案材料的通知單； 按發文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位 在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。 (4)保衛保密制度。具體要求如下： 對于較大的企業，一21、般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。 庫房備有必要的防火、防潮器材。 庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。 離開時關燈關窗，鎖門。 (5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項： 人事檔案的數量。 人事檔案材料收集補充情況。 檔案整理情況。 檔案保管情況。 利用情況。 庫房設備情況。 人事檔案工作人員情況。 二、人事檔案利用制度 目 的 第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中， 應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事檔案利用制度22、也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式： (1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方， 以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟 失等。這是人事檔案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案； 公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時 催還。 (3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關文23、件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求 出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。 3.人事檔案利用的手續 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的 重要保證。 (1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在 報告 中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分 ，手續齊全，則給予批準。 (2)外借手續。 首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。 其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。 再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。 然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。 最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。 (3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ，需履行以下 手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部 門有關領 導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。