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1、公司合同運作程序、簽審變更與糾紛處理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度1合同管理總則1.1目的和依據為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業合法權益，提高經濟效益，根據中華人民共和國合同法，結合公司的實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司簽訂的各類合同、協議等，包括但不限于銷售合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同、保險合同等。1.3簽訂書面合同范圍除即時交割銀貨兩清的簡單小額經濟事務外，應當采用書面合同形式。1.42、合同管理原則合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監督，及時調處，維護企業合法權益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國合同法及有關法律、法規、規章，參照有關政策。1.5保守商業秘密管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業秘密。2合同運作程序2.1申請，經辦部門應書面說明簽訂合同的目的，合同內容及要求，合同資金預算，報請分管副總經理或總經理審批。2.2合同起草。合同審批后，由業務部門對本部門的業務內容按照合同法的要求負責起草、擬定合同文本。2.3合同審核。合同文本起草擬定好后必須及時報送法務專員審核，由法務專員對送審合同文本及相關材料進行合法性審核。3、對于符合法律法規規定和公司合同制度要求的，給予辦理審批手續。對于不符合法律法規規定和公司合同制度要求的，提出書面審核意見，按合同審核申請審批單的審核意見處理程序辦理。2.4合同簽訂。經法務專員審核辦理審批手續后，由業務部門報請分管領導或總經理審批后，加蓋公司合同專用章或公章。2.5合同履行。由業務部門具體負責其承辦合同的履行。2.6合同監督。由企劃部、財務部、銷售管理部、采購部、法務專員負責監督合同質量的履行。2.7合同歸檔。合同履行完畢，由業務部門按本制度規定做好合同文本及相關材料的歸檔工作。3 合同管理職責3.1、法務專員的主要合同管理職責3.1.1審查合同，對送審合同文本進行合法性審查，4、防止不完善或不合法的合同出現。3.1.2依法處理本公司的合同糾紛。3.1.3做好合同統計、歸檔、保管工作。3.1.4負責本制度的監督執行。3.2合同承辦部門的主要職責3.2.1依法簽訂、履行、變更、解除本部門的合同，并負責本部門的合同管理。3.2.2嚴格審查本部門所簽訂的合同的對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力，并保存相關資料。3.2.3業務部門應嚴格按照合同法規定的合同實質性條款具體負責擬訂合同條款或合同文本，并對合同實質性條款中業務內容的合法性、真實性、準確性負責，防止不完善或不合法的合同出現，確保合同規范和正確。3.2.4業務部門應統籌安排合同擬簽時間，必須按規定給司法辦留出合同審5、核時間，以保證審核質量，防止出現問題合同。3.2.5合同簽訂后，應當及時將一份合同文本原件分別送檔案室和財務部門存檔備案。3.2.6負責本部門合同的登記、統計、歸檔工作。3.2.7配合法務專員做好合同管理工作，協助法務專員處理合同糾紛。3.2財務部門的主要職責3.3.1加強與有關業務部門的聯系，及時通報合同履行中的應收應付情況。3.3.2做好與合同有關的應收應付款項的統計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。3.3.3配合法務專員做好合同管理工作，協助法務專員處理合同糾紛。3.4企劃部的主要職責3.4.1嚴格按照制度對公司的合同專用章和公章進行管理和使用，并設專人管理。3.4.2嚴格按照合6、同審簽程序執行，審查合同審核與審批手續是否完備，未經法務審核和未經公司領導審批的合同，不得加蓋合同專用章或公章。符合條件的才可加蓋合同專用章或公章。3.5信息管理部負責對系統的維護與更新，保證合同日常流通的順利執行。3.6營銷中心總經理、副總經理負責非常規銷售合同的的審批。4合同審簽管理4.1公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。4.2需要委托代理人訂立合同的，應當依照法律規定的條件進行委托，并對委托代理人的活動進行監督。洽談、簽訂合同的代理人的授權委托書，必須按合同審簽程序經法務專員對委托事項和具體權限審核加蓋公章。4.3業7、務部門將合同文本擬定好后必須送法務專員審核，未經審核并經法務負責人簽字，不得加蓋公司合同專用章或公章。4.4業務部門應合理安排合同送審時間，分清輕重緩急和先后順序報審合同，不得在本部門積壓后集中送審，因此造成審核時間緊張，影響審核質量的，由責任人承擔不利后果，公司將按有關制度向責任人追究責任。4.5所有合同都應按順序由辦統一編號，若擬用對方當事人提交的合同的，必須按相關程序填寫合同審核申請審批單送法務專員審核才4.6 有國家標準的按國家標準，沒有國家標準的按行業標準，沒有國家標準也沒有行業標準的，按實現合同目的的約定標準。有樣品的應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各部8、門主管負責保管。4.7對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院或者仲裁機構。4.8簽訂合同，應當加蓋公司的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。4.9法務專員應對公司合同管理工作定期組織檢查、抽查等方式，對相關業務部門的合同訂立程序、合同履行、合同制度執行、有關合同材料歸檔等工作進行檢查，并及時向法務負責人反饋檢查結果。4.10檢查合同管理工作發現業務部門存在的普遍性問題，由法務專員制作建議書，報請法務負責人批準，修改相關合同制度。5合同審批程序5.1一般標準合同的審批程序5.1.1標準合同是指：使用公司的合同模9、板，在公司規定在授權范圍之內的合同。5.1.2 此類合同模板已由公司法務專員進行了年終審核，合同在實際履行簽訂過程中不再通過法務專員的審核。承辦人將標準合同草案及與合同有關資料(如需要)提請合同承辦部門主管以上或授權代表審批。審批人或授權人對審核意見負責。5.2一般非標準合同的審批程序5.2.1一般非標準合同是指：按照公司權限規定，超出本部門負責人權限范圍之內、對合同模板提出異議、使用合同相對方提供的的合同版本等需要分管副總經理簽批的合同。5.2.2.此類合同業部門必須填寫合同審核簽批表，嚴格按照法務專員的意見執行。5.2.2.1 首先由業務承辦部門部門負責人審核，提出審核意見。合同承辦部門負10、責人審核后，將合同草案、與合同有關資料、合同承辦部門主管審核意見表提交法務專員審核。法務專員應就合同條款進行審核，并根據審核結果出具同意意見或合同修改建議。法務專員提出的修改建議，承辦部門應予以響應并及時與法務人員溝通達成一致意見。合業務承辦人應將合同草案、與合同有關的建議書、合同承辦部門主管審核意見表及法務專員的合同審核簽批表一起送分管副總經理審批。審批人對審核意見負責。5.3 重大合同的審批程序重大合同是指:公司重大的固定資產采購合同、融資擔保、對外投資等需要總經理審批的合同。5.3.2 合同審批程序在上述5.2類合同的審批基礎上加財務負責人的審批，最后由總經理根據各部門的意見審批。5.411、簽訂合同前，業務員應對對方當事人的有關情況進行審查，復印對方當事人的法人營業執照、身份證明及專業資格證書與授權委托書等，并做好留存保管工作，審查對方當事人的主體資格、履約能力。6合同審核規定6.1公司法務專員每年年初或者年底對公司的合同模板根據公司合同履行情況進行一次全面的審核。各部門應在法務專員進行合同模板的全面審核之前將本部門在這一年中合同履行出現的問題報法務專員，法務專員根據相關意見有針對性地對合同模板進行修改。審核過得合同模板在下一年的合同使用過程中不得再次申請法務專員審核。6.2 合同審核步驟。業務承辦部門負責對合同進行初步的審查，對合同形式和內容的合法性進行審查，并制作審查合同筆錄12、，應提出審核初步意見，經本部門負責人復核后，報送分管領導或者總經理審批。6.2.1經業務部門審核，合同存在重大的法律風險的，應按照公司相關制度，向法務專員提出申請，對合同進行審核。6.2.2審核意見反饋。合同的形式和內容及有關事項不符合法律法規規定和公司合同利益的的，由法務專員提出審核意見并填寫合同審核申請審批單，經法務負責人復核后，送達業務部門進行糾正，并將送審合同文本原件及相關材料退回業務部門。業務部門應按照法務的審核意見對合同進行糾正，糾正后應當及時反饋法務專員。6.2.3審核意見審批。業務部門對法務專員的審核意見有異議的或者對方當事人不同意我司法務專員的審核意見，而合同又必須要簽訂的話13、必須按權責經分管副總經理或總經理審批。6.2.4審核重大經濟合同應召開合同審核專題會議，由經辦部門、財務部門、品質管理部、法務負責人集體審核制度。6.3審核期限。合同審核在受理合同之日起三個工作日內完成對送審合同的法律審核。對于重大復雜的合同可延長至五個工作日。應急合同不得少于一個工作日。6.3.1應急合同應當由公司分管總經理直接安排法務專員審核，在一個工作日內完成審核或提出審核意見。7合同履行、變更和解除7.1合同履約管理7.1.1法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。7.1.2合同的履行應當在書面合同審核簽訂后方可履行，不得先履行或履行14、完畢后再簽訂書面合同。7.1.3在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。7.1.4合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。7.1.5凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。7.1.6我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵件收據、回執備案。7.2合同的變更和解除7.2.1對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須15、有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。7.2.2 對方當事人變更企業名稱，應向我公司出具書面的工商變更登記證明，雙方簽訂合同補充協議。7.2.3我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。7.2.4發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向司法辦報告。8合同糾紛處理8.1合同糾紛管理8.1.1為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。8.1.16、2合同承辦部門、人員應配合好公司法務專員參加仲裁或訴訟。8.1.3合同糾紛發生后，可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。8.2合同糾紛處理程序 8.2.1發生合同糾紛，合同承辦部門負責人應立即報告分管副總經理，并通報法務負責人。業務部門應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。8.2.2合同糾紛發生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。8.2.3在處理合同糾紛過程中（后），對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執行或者難以執行的案件，應當及時向法院申請財產保全。9合同資料管理9.1檔案資料內容9.1.1下列資料可17、以作為合同檔案：談判記錄、對方營業執照（復印件）、稅務登記證（復印件）、法人代表身份證明書、授權委托書、代理人身份證（復印件）以及其他有關文件、對方當事人履約能力證明資料復印件;對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件;我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件;雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;標的驗收記錄;交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。9.2合同資料歸檔、統計與管理9.2.1公司所有合同都必須統一編號，由檔案室妥善保管。9.2.2合同承辦人辦18、理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后十日內，應將合同檔案資料移交檔案室。10考核與獎懲10.1公司全體職工應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的利益。公司法務負責人負責本制度執行情況的監督考核。10.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。10.3員工出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：（一）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同；（二）未經授權批準或超越職權簽訂合同；（三）未按照公司法務專員的審核意見執行合同由未經分管領導或者總經理簽批的；（四）因工作過失致使公司被詐騙；（五）遺失重要證據；（六）發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；（七）其他違反公司相關制度的11附則11.1凡因未按本規定和合同管理制度處理合同事宜，公司將追究相關負責人和責任人的經濟與行政責任，構成犯罪的，公司將依法將其移交司法機關處理。11.2本規定自公布之日起施行。