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1、公司行政部辦公用品及設備日常管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司辦公用品及設備管理制度1、目的 為規范公司內部辦公用品及設備管理，加大對辦公用品耗用成本的控制力度，進而有效降低辦公用品費用，現結合公司實際情況，特制定本制度。2、適用范圍 適用于公司。3、管理權責 行政部負責公司辦公用品的領用審批、監管和調度等日常管理工作；財務部負責公司所有辦公用品的出入庫管理工作、庫存辦公用品的定期盤點工作。4、辦公用品定義 辦公用品指用于日常辦公所領用的物品，包括但不限于文具用品、辦公耗材、辦公設備及日用品。5、辦公用品2、分類5.1文具用品文件檔案管理類：文件架、檔案盒、檔案袋、文件夾、資料冊、抽桿夾、拉鏈袋、名片冊/盒等。書寫用品：鋼筆、中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、自動鉛筆、白板筆、熒光筆、筆芯、墨水等。辦公本簿：裝訂本、活頁本、會議記錄本、筆記本、報事貼、便利貼、便簽紙等。輔助用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、削筆刀、膠水、膠帶、膠帶座、尺片、筆筒、涂改液、大頭針、回形針、長尾夾、橡皮筋、筆袋、筆盒、臺歷架等。財務用品：賬本/賬冊、無碳復寫票據、憑證/單據、復寫紙、計算機、印油/印臺、印章、印章箱等。其它用品：鼠標、鼠標墊、鍵盤、U盤、移動硬盤、錄音筆、刻錄盤、插線板、電池、耳麥、光驅、讀卡器、存儲卡3、內存條、報刊架、白板、信封、工作證、會議牌、卡座牌等。5.2辦公耗材打印耗材：硒鼓、墨盒、色帶、粉盒、組件等。裝訂耗材：裝訂夾條、裝訂膠圈、液熔機等。辦公用紙：復印紙、電腦打印紙、相片紙、噴墨打印紙、銅版紙、彩噴紙、繪圖紙、不干膠打印紙等。5.2.4 IT耗材：網線、水晶頭、網線轉換接頭、電源線等。5.3辦公設備碎紙機、裝訂機、支票打印機、考勤機、點鈔機、過塑機、電話機、投影儀、復印機、傳真機、掃描儀、交換機、路由器等。5.4日用品桶裝飲用水、礦泉水、紙杯、茶葉、咖啡、面巾紙、衛生紙、拖把、水桶、洗拖把、清潔桶、掃把、煙灰缸、抹布、垃圾袋、殺蟲水、編制袋、玻璃繩等。注：辦公用品不包括禮品；因4、使用桶裝飲用水、公用復印機、打印機耗材等所產生的費用，行政將按照部門業務量桶裝水、公用的復印機、打印機耗材等按照部門業務量均攤。6、辦公用品管理6.1辦公用品申購與采購精確申購。每月XX日，各部門文員須匯總本部門下月辦公用品申領清單（備注須包含每項辦公用品的具體申領人），并通過0A統一申請，行政負責人有權駁回不符合辦公用品領用標準的申請；除新員工入職所需辦公用品申領外，原則上不允許零星申領日常辦公用品。安全庫存。依據各部門文員每月XX日提交的下月部門辦公用品申領清單，倉庫負責人員須對各部門下月所需辦公用品品名、數量予以匯總。繼而，根據匯總表，倉庫負責人員對現有庫存用品進行有效盤點，于每月XX日5、前對相應短缺辦公用品進行申購。及時采購。經公司領導審批后，倉庫負責人員依據已獲批的申購單，進行詢價、下單。6.2辦公用品入庫與領用準確入庫。如無特殊狀況，倉庫負責人員須確保于每月XX日前，完成月辦公用品采購入庫工作。同時，辦公用品入庫前，要求倉庫負責人員與行政工作人員根據已獲批申購單，對到貨用品一一進行清點，雙方核對無誤后簽字確認，方可入庫。有序領用。每月xx日起（節假日順延），倉庫應分批次、有序發放各部門月申領辦公用品。分批次發放安排如下：每月XX日，工程部門領??；每月XX日，營銷部門領??；每月XX日，其他部門領取。辦公用品領取責任人員出差或休假時，由該部門負責人指定其他員工代領。7、辦公用6、品費用控制7.1每財年初，各部門須對本財年內其部門辦公用品費用進行月預算、財年預算，并提交相關書面請示，經公司領導審批后交予財務部。原則上，各部門每月的辦公用品費用不超出當月辦公用品預算費用。7.2財務部根據公司的財務制度，對各部門辦公用品費用應進行單獨入賬，每月進行統計并于每月20日前將相關統計報告交予行政。每月的統計報告可作為下一財年各部門辦公用品費用預算的參考依據。7.3個人人均辦公用品費用每月不超過50（僅供參考）元，主要用于打印、復印、紙巾、礦泉水、紙張、辦公文具等，該費用不包含桶裝飲用水、快遞費用。8、辦公用品領用標準與控制8.1辦公用品領用標準： 部門正、副職負責人： 盒紙巾、一7、次性紙杯、三菱水筆、硬皮筆記本、計算器、訂書機、名片夾等。新入職員工：晨奇簽字筆、膠水、鉛筆、文件架、文件夾、筆筒、便簽紙、筆記本等。其它員工：筆芯、鉛筆、回形針、長尾夾、訂書針、便簽紙、筆記本等。8.2員工個人日常辦公用品申領的注意事項：關于三菱水筆的領取事宜。僅限于部門正、副職負責人領用三菱水筆，其它員工不予以領用；關于晨奇簽字筆與筆芯。員工新入職時，可領用兩支晨奇簽字筆。此后，每月僅允許領取筆芯； 關于計算器。各部門正、副職負責人可各領取一個計算器；非資金財務系統、工程系統部門員工每五人共用一個，根據實際人數領取相應數量計算器；資金財務系統部門人員可以根據崗位需求領取財務計算器，工程系統8、部門人員可根據崗位需求領取函數計算器； 關于直尺。各部門正、副職負責人可各領取1把直尺；非資金財務系統、工程系統部門員工每五人共用一個，根據實際人數領取相應數量直尺；工程系統部門人員可根據崗位需求領取比例尺； 關于盒裝紙巾。每月1盒盒裝紙巾僅限于各部門正、副職負責人，其他員工不予以領用； 關于其他辦公用品。員工可根據崗位要求注明原因，予以申領。8.3部門公用辦公用品申領的注意事項：訂書機、打孔器、起釘器、戒刀、剪刀屬部門公用辦公用品。原則上，員工個人不予以單獨申領，如確需申領，須注明詳細原因。8.4離職人員退還辦公用品的注意事項：離職人員在辦理離職手續前，須到倉庫退還入職所領用的辦公用品，如筆9、筒、文件架、文件夾、計算器、電話機等。否則，將按未退還辦公用品的原價，予以相應的賠償。該賠償費用將直接在離職結算工資中予以扣除，不足部分，以現金結算。9、辦公設備耗材費用的特別說明9.1 公用打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材費用，不計入個人定額費用。9.2 耗材包括：激光打印機碳粉、硒鼓，針式打印機色帶，噴墨打印機墨盒(水)，復印機碳粉，傳真紙，鼠標，鍵盤等；以上耗材的申購由設備使用部門(人)予以申請，經相關領導審批后，方可進行采購。9.3 每財年XX月底，由行政制作“本年度公司、各部門辦公用品耗用統計總表”，交行政負責人審閱簽字后存檔。10、辦公用品相關資料的后續處理工作10.1員工物品領用清單一式三份，分別是倉庫、計劃財務部、領用部門，保存2年后銷毀。10.2辦公費用支出通知單由行政保存3年后銷毀。11、附則11.1本制度由行政負責解釋。11.2本制度自頒布之日起執行。