公司印章管理規(guī)定與使用細(xì)則附表.doc
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編號(hào):904788
2024-03-22
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1、公司印章管理規(guī)定與使用細(xì)則附表編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 目 錄第一章 總則2第二章 印章管理與使用細(xì)則2-6第三章 印章授權(quán)7第四章 附則7附表8-15公司印章管理規(guī)定第一章 總則一、目的與適用范圍1.1公司印章是企業(yè)行使權(quán)利和承擔(dān)責(zé)任的象征。為了保證公司印章的合法性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性,維護(hù)企業(yè)形象和合法權(quán)益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,規(guī)范公司印章的刻制、保管、使用,以及停用和作廢,實(shí)現(xiàn)印章規(guī)范化管理,特制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定適用于公司各類印章。第二章 印章管理與使用細(xì)則二、印章種類2.1公章 公司按法定程序經(jīng)2、工商行政管理部門注冊(cè)登記后,在所在地公安部門備案,對(duì)外具有法定效力的公司正式印章。2.2公司業(yè)務(wù)專用章:代表和行使某項(xiàng)專業(yè)內(nèi)容和權(quán)力的印章,包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等。2.3法人印 是指公司法定代表人印章。2.4部門印章 刻有公司各事業(yè)部門名稱,僅限公司內(nèi)部使用的印章。三、印章刻制3.1公司各類印章刻制的申請(qǐng)由印章使用管理部門提出,并根據(jù)需求填寫印章刻制申請(qǐng)表(附件:表1),將印章的用途、種類、名稱、樣式等進(jìn)行詳細(xì)說明。申請(qǐng)上報(bào)到行政部/辦公室,經(jīng)董事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行印章的刻制。3.2審批通過后印章刻制申請(qǐng)表在各公司行政部/辦公室存檔備案,并開具公司介紹信委托專人到指定機(jī)關(guān)3、代表公司執(zhí)行印章的刻制。3.3印章樣式應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定制作。部門專用章采用方形式樣,字體應(yīng)使用宋體字和規(guī)范化的簡(jiǎn)化字,材料選用根據(jù)同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和慣例確定。3.4刻制公章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章必須按國(guó)家規(guī)定在國(guó)家法定管理部門指定的地點(diǎn)辦理并履行備案手續(xù),嚴(yán)禁在非法定機(jī)構(gòu)刻制印章。3.5未經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn),任何部門和個(gè)人不得擅自刻制本部門的印章。 對(duì)私自刻印、偽造公司印章的行為,公司將追究其法律責(zé)任,由此導(dǎo)致的所有法律、經(jīng)濟(jì)、民事等責(zé)任均由責(zé)任人承擔(dān)。四、 印章啟用4.1印章刻制完成后,行政部/辦公室應(yīng)指定專人領(lǐng)回并交該部門領(lǐng)導(dǎo)。填寫印章啟用登記表(附件:表2),登記印章圖樣、領(lǐng)回時(shí)間、領(lǐng)交4、人員等信息并以藍(lán)色印泥加蓋在行政部門/辦公室印章存檔冊(cè)中存檔,以便備查。4.2新印章啟用前應(yīng)由行政部/辦公室下發(fā)啟用通知,并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。五、印章保管5.1公司公章、合同專用章由公司行政部/辦公室專人負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部人員專人保管,重要印章如財(cái)務(wù)專用章、法人名章等,必須嚴(yán)格實(shí)行兩人以上分開管理。5.2各部門用章由部門負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行保管,并將管理員名單報(bào)行政部/辦公室備案。5.3公司所有印章應(yīng)入柜加鎖,妥善保管,隨用隨取,用畢立即存于原處。節(jié)假日應(yīng)封存印章,嚴(yán)防不測(cè)。一旦發(fā)現(xiàn)丟失及異常情況,應(yīng)妥善保護(hù)現(xiàn)場(chǎng),及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),查明情況,及時(shí)處理。5.4印章保管人如有崗5、位變動(dòng)或調(diào)離公司時(shí),須交清所保管的印章和用印登記簿,方準(zhǔn)辦理崗位變動(dòng)或離職手續(xù)。印章交接要在第三人監(jiān)督下進(jìn)行,并填寫印章移交申請(qǐng)表(附件表3),由雙方當(dāng)事人及監(jiān)督人簽字。5.5印章管理員須切實(shí)負(fù)責(zé),不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。保管人由于各種原因不在工作崗位時(shí),應(yīng)將印章交由本部門領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指定的專人臨時(shí)保管,以保證工作需要。5.6印章管理員對(duì)所保管的印章,應(yīng)經(jīng)常檢查,及時(shí)清洗,細(xì)心保護(hù)。六、印章使用6.1由使用人填寫用印審批表(附件表4),按照公司授權(quán)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可用印。6.2所有需要加蓋印章的文件超過一頁的應(yīng)加蓋騎縫章,對(duì)內(nèi)容有修改的地方應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后加蓋印章。6.3任何印章管理6、員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。嚴(yán)禁開具空白證明。6.4對(duì)已蓋印章的文件內(nèi)容更改時(shí),印章使用人應(yīng)將原文件交回保管人銷毀并記錄之后,重新辦理加蓋印章手續(xù)。6.5印章保管人在加蓋印章時(shí)要嚴(yán)格審查有關(guān)文件、合同、資料是否與審批內(nèi)容相符,不得有涂改部分;對(duì)加蓋印章的材料,應(yīng)注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當(dāng),字跡端正,圖形清晰。6.6印章保管人只有印章加蓋權(quán),沒有審批權(quán)。6.7印章保管人不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。如遇特殊情況,相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)無法簽字,需在電話通知授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的情況下蓋章,并督促使用人事后補(bǔ)齊簽字。6.8審批手續(xù)不符合規(guī)定時(shí),印章保管人用印的,印章保管7、人承擔(dān)一切責(zé)任;手續(xù)齊全,出現(xiàn)問題由申請(qǐng)用印人及審批人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。6.9各印章保管人員應(yīng)建立用印登記簿(附件表5),詳細(xì)載明印章的使用時(shí)間、使用部門、使用人、加蓋份數(shù)、審批人等內(nèi)容,并定期歸檔。6.10印章保管人應(yīng)將加蓋印章文本的重要文件復(fù)印件備存一份(財(cái)務(wù)報(bào)表除外),并連同用印審批表一并歸檔,以月為單位按照時(shí)間順序?qū)⒂糜∮涗洿鏅n。6.11公司印章原則上不得帶出公司,因特殊情況確需帶章外出不得超過一天,須填寫印章外出使用申請(qǐng)表(附件表6),經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可外帶印章,借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由,使用完畢后應(yīng)立即交回。借印期間發(fā)生的與所借印章有關(guān)的一切后果由借印人承擔(dān)。6.12因用章不慎8、造成損失,公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任,直至法律責(zé)任。6.13私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時(shí),由行政管理中心嚴(yán)格審批,符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。6.14對(duì)已調(diào)出、解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可蓋章。七、公司印章的使用范圍7.1公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用。7.2公司公章的使用范圍主要為:7.2.1公司對(duì)外簽發(fā)的文件;7.2.2公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件;7.2.3由公司出具的證明及有關(guān)材料;7.2.4公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告;7.2.5公司章程、協(xié)議;7.2.6勞動(dòng)合同,聘用協(xié)議;7.2.7擔(dān)保書9、承諾書等重要法律文件。7.3公司合同專用章的使用范圍主要為;7.3.1對(duì)外投資、合資、合作協(xié)議;7.3.2各類商事合同等。7.4法人印,主要用于銀行預(yù)留印鑒,在現(xiàn)金收訖和付訖,轉(zhuǎn)帳結(jié)算時(shí)使用。需加蓋法人印的合同、高級(jí)管理人員人事任免文件。7.5財(cái)務(wù)專用章,用于財(cái)務(wù)支出和收入證明的簽章,主要用于收款收據(jù)、銀行票據(jù)等相關(guān)業(yè)務(wù)。7.6發(fā)票專用章,主要用于購買和開具發(fā)票使用。7.7公司各職能部門專用章,以各部門名義印發(fā)的各類對(duì)內(nèi)公文、函件上使用,禁止在對(duì)外文件上使用。八、印章停用8.1因需要更換新印章,在新印章啟用同時(shí),由各公司行政部/辦公室對(duì)原有印章進(jìn)行銷毀處理申請(qǐng)。8.2具有下列情況時(shí),由印章使10、用部門填寫印章銷毀申請(qǐng)表(附件表7),詳細(xì)說明原因,報(bào)公司董事長(zhǎng)審批。印章使用損壞;印章遺失或被竊,聲明作廢。8.3經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后,公司行政部下發(fā)舊印章銷毀通知,并安排由兩人同時(shí)進(jìn)行銷毀,并在行政部/辦公室建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。8.4公司行政部/辦公室向公司各部門發(fā)布印章停用通知。第三章 印章授權(quán)事項(xiàng)財(cái)務(wù)總監(jiān)法務(wù)總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人行政主任總經(jīng)理董事長(zhǎng)印章管理印章外帶審核權(quán)-審核權(quán)審批權(quán)-印章刻制和銷毀審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)印章使用公章審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)合同專用章-審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)-財(cái)務(wù)專用章審核權(quán)-審批權(quán)-發(fā)票專用章審核權(quán)-審批權(quán)-法人名章審核11、權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)部門專用章-審核權(quán)審批權(quán)-十、 附則本規(guī)定由行政部/辦公室制定并解釋,自董事會(huì)批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。附表:1、 印章刻制申請(qǐng)表2、 印章啟用登記表3、 印章移交申請(qǐng)表4、 用印審批表5、 用印登記簿6、 印章外出使用申請(qǐng)表7、 印章銷毀申請(qǐng)表1、印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)單位: 申請(qǐng)日期: 年 月 日印章名稱印章用途申請(qǐng)類別新刻印章( )更換舊印章( )印章種類公章()合同章()財(cái)務(wù)章()發(fā)票章()部門專用章()印章材質(zhì)印章尺寸印章形狀印章參照格式審核意見財(cái)務(wù)總監(jiān)法務(wù)總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人行政主任總經(jīng)理審批意見董事長(zhǎng)2、印章啟用登記表印章名稱啟用日期領(lǐng)回日期領(lǐng)交人領(lǐng)交人1:領(lǐng)交人2:12、印模留樣種類用途印章保管人:行政部門負(fù)責(zé)人:備注:3、印章移交申請(qǐng)表申請(qǐng)移交部門: 申請(qǐng)日期: 年 月 日移交印章原因原印章人員工作調(diào)動(dòng)()原印章管理人員離職()原印章人員休假()新刻印章()其他() 印章移交人印章接收人申請(qǐng)移交期限自 年 月 日 - 年月日監(jiān)督人審核部門負(fù)責(zé)人審批備注說明:1、 雙方要認(rèn)真辦理印章移交手續(xù),嚴(yán)禁事后補(bǔ)辦或口頭移交,違者將嚴(yán)肅處理。2、 此表批準(zhǔn)后,印章移交表需于移交的次日?qǐng)?bào)公司行政部/辦公室備案。4、用印審批表申請(qǐng)部門: 申請(qǐng)人: 申請(qǐng)日期: 年 月 日用印申請(qǐng)登記印章名稱文件名稱文件內(nèi)容摘要應(yīng)送單位或協(xié)議對(duì)方文件份數(shù)每份頁數(shù)審核審批意見財(cái)務(wù)總監(jiān)法務(wù)總監(jiān)部門13、負(fù)責(zé)人行政主任總經(jīng)理董事長(zhǎng)蓋章日期5、用印登記簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部門:_填表人:_序號(hào)蓋章時(shí)間文件名稱及發(fā)文號(hào)份數(shù)頁數(shù)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人審批人蓋章人備注6、印章外出使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門: 申請(qǐng)人: 申請(qǐng)日期: 年 月 日外帶印章名稱用印原因用印文件名稱用印文件內(nèi)容簡(jiǎn)介應(yīng)送單位或協(xié)議另一方文件份數(shù)每份頁數(shù)預(yù)計(jì)使用日期用印責(zé)任人審核財(cái)務(wù)總監(jiān)分管總經(jīng)理審批行政主任7、印章銷毀申請(qǐng)表申請(qǐng)單位:申請(qǐng)日期: 年 月 日印章名稱印章銷毀原因更換新印章()廢止()其他() 印章種類公章()合同章()財(cái)務(wù)章()發(fā)票章()內(nèi)部專用章()印章留樣審核意見財(cái)務(wù)總監(jiān)法務(wù)總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理審批意見董事執(zhí)行復(fù)核執(zhí)行人1執(zhí)行人2行政部門負(fù)責(zé)人
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