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公司印章證件啟用使用與管理制度
公司印章證件啟用使用與管理制度.doc
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上傳人:t*** 編號(hào):904795 2024-03-22 8頁 33.54KB

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1、公司印章證件啟用使用與管理制度 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 目 錄第一章 總則第二章 公司印章的種類及用途第三章 公司印章刻制和啟用第四章 公司印章的保管、交接和停用第五章 公司印章管理與使用第六章 責(zé)任與義務(wù)第七章 證件管理第八章 附則第一章 總則第一條 公司印章是公司對內(nèi)、對外行使權(quán)力的標(biāo)志,也是公司名稱的法律體現(xiàn),因此,為加強(qiáng)公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護(hù)公司利益,從而使公司印章、證件的管理更加趨于規(guī)范化、制度化,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。第二章 公司印章的種類及用途第二2、條 公司印章的種類有:一、公司印章是按照政府規(guī)定,由主管部門批準(zhǔn)刻制的代表公司權(quán)力的印章。二、專用章為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章,如:合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)部門專用章等。三、法人代表人名章是以公司法人代表名字刻制的用于公務(wù)的印章。第三條 各類印章應(yīng)在本條款規(guī)定范圍內(nèi)使用:一、公司公章主要用于對外簽訂的需確定公司權(quán)利、義務(wù)的有關(guān)文件;對內(nèi)所頒布的重要經(jīng)營管理制度、人事任免文件;對外重要函件;授權(quán)委托書(授權(quán)委托書需同時(shí)加蓋公章和法定代表人名章)、其它需以公司名義證明其權(quán)威作用的文件。二、合同章主要用于對外簽署的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及意向性文件。三、法定代表人名章主要用于授權(quán)委托書、3、財(cái)務(wù)確認(rèn)單等需要加蓋公司法人名章的文件資料。四、業(yè)務(wù)專用章是指各部門業(yè)務(wù)的專用章。第三章 公司印章刻制和啟用第四條 公司印章刻制統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。第五條 公章、合同專用章的刻制由總經(jīng)理辦公室提出申請,總經(jīng)理批準(zhǔn);部門業(yè)務(wù)專用章由用章部門提出申請,總經(jīng)理辦公室審核后,報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六條 公司各類印章的刻制均需填寫刻制印章申請表,結(jié)合公司實(shí)際擬出印章模式,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,指定專人憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,到所在地縣級以上公安機(jī)關(guān)申請辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。待申請批準(zhǔn)后,按照相關(guān)法律規(guī)定攜帶所需文件在國家公安管理部門指定的印章公司刻制。第七條 新印章的啟用。新印章刻制完成后由公司指定專人將刻制的4、印章向公安機(jī)關(guān)辦理印鑒備案后,使用部門填寫公司印章交接單,到總經(jīng)理辦公室主任處辦理印章領(lǐng)用手續(xù),總經(jīng)理辦公室主任留存印模標(biāo)樣、登記備案。第八條 印章的啟用必須有公司總經(jīng)理親自簽發(fā)的印章啟用通知。該通知由總經(jīng)理辦公室下發(fā),注明印模,啟用日期及使用范圍。第四章 公司印章的保管、交接和停用第九條 公司各類印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管一、公章、合同章、財(cái)務(wù)專用章的保管財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管公章、合同章及財(cái)務(wù)專用章。向銀行備案的印章,應(yīng)由財(cái)務(wù)總監(jiān)、會(huì)計(jì)人員分別保管。二、各部門業(yè)務(wù)印章的保管各部門業(yè)務(wù)印章由各部門指定專人專柜保管,并將保管公司印章人員名單報(bào)總經(jīng)理辦公室主任處備案。三、法人代表人名章法人代表人名章由法人5、代表本人授權(quán)公司財(cái)務(wù)部管理。四、印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、圖樣等信息。五、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將公司印章帶出使用,需提交申請報(bào)告,由該部門直屬副總經(jīng)理同意并簽署意見后,呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),并報(bào)財(cái)務(wù)部確認(rèn)后方可帶出。公司印章外出期間,借用人只可將公司印章用于申請事由,并對公司印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。六、公司印章保管人因事離崗時(shí),須由上級領(lǐng)導(dǎo)指定人員暫時(shí)代管,以免貽誤工作。第十條 公司印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,公司印章不可私自委托他人保管。第十一條 公司印章保管有異?,F(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,及時(shí)匯報(bào)6、,配合查處。第十二條 公司印章移交須辦理手續(xù),填寫公司印章移交單,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。第十三條 有下列情況,公司印章須停用一、機(jī)構(gòu)撤銷、更名或業(yè)務(wù)變動(dòng)。二、公司印章使用損壞。三、公司印章遺失或被竊,在規(guī)定的媒體聲明作廢,如有必要,函告相關(guān)單位或個(gè)人。第十四條 公司印章停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),及時(shí)將停用公司印章送財(cái)務(wù)部,按照國家相關(guān)法律規(guī)定報(bào)印章備案機(jī)關(guān)登記銷毀。特殊需要留存的,經(jīng)財(cái)務(wù)部向相關(guān)部門申請并公告,經(jīng)批準(zhǔn)后予以登記并封存。需要制發(fā)新印章的,按本制度規(guī)定的印章制發(fā)程序和要求辦理。第十五條 印章毀損或無法正常使用時(shí),按本制度規(guī)定的程序和要求刻制和原印章相同的新印7、章,保管部門將原印章交總經(jīng)理辦公室登記按法定程序登記、銷毀。銷毀印章前要寫出報(bào)告,銷毀印章報(bào)告由總經(jīng)理辦公室長期保存。第五章 公司印章管理與使用第十六條 公司的公司印章、合同章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管,并按照相應(yīng)的管理流程審核用印。各部門業(yè)務(wù)專用章由各部門負(fù)責(zé)保管。第十七條 所有需要加蓋公司印章的文件資料用印時(shí),必須由申請用印部門填寫用印申請表,由主管副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理簽批后方可用印。合同、協(xié)議及意向書用印備案留存時(shí),必須留存一份原件。用印申請表的填寫應(yīng)遵循“一事一批”的原則,同一事項(xiàng)不重復(fù)審批。第十八條 稅務(wù)報(bào)表及為員工個(gè)人出具的有關(guān)證明文件用印時(shí)可以不予備案留存。其它所有用印文件必須8、備案留存一份。第十九條 印章的授權(quán)使用一、為方便工作,公司領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)印章管理專責(zé)人審核一般性事務(wù)用印。二、被授權(quán)人與印章管理人員填寫公司印章使用授權(quán)書;按授權(quán)時(shí)間、范圍使用印章,并在用印申請表中作好登記。三、被授權(quán)人必須在授權(quán)時(shí)間結(jié)束后把印章及用印申請表交回印章管理人員,并做好交接手續(xù)。第二十條 公司印章管理人員用印注意事項(xiàng):一、公司印章保管人應(yīng)明確所保管公司印章的用途及使用權(quán)限,蓋章前要了解文本內(nèi)容,根據(jù)部門負(fù)責(zé)人和主管副總經(jīng)理指示意見使用印章,建立用印申請表。二、凡是超過2頁以上(含)的文本必須加蓋騎縫章。三、使用手續(xù)簽批不齊全的有權(quán)予以拒絕加蓋。四、不得在空白頁上加蓋公司印章。五、公司9、的章程、合同、協(xié)議,所有涉及公司財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、財(cái)產(chǎn)抵押、擔(dān)保、貸款、借款的合同和協(xié)議,以及經(jīng)濟(jì)擔(dān)保的法人代表委托書、法人代表證明書,未經(jīng)公司法人代表審簽及未經(jīng)公司法律顧問審查并提出法律意見書的,不得蓋章。六、如主管上級出差等各項(xiàng)原因,無法在審批單上簽字而又急需用印時(shí),須由經(jīng)辦人當(dāng)場通過電話向主管上級報(bào)告用印內(nèi)容,征得同意后,由主管上級授權(quán)公司印章管理人員先予用印時(shí),方可用印。同時(shí),公司印章管理人員應(yīng)將授權(quán)具體時(shí)間、內(nèi)容備注于用印申請表上,并由經(jīng)辦雙方簽字確認(rèn),待主管上級返回時(shí),補(bǔ)齊簽字。七、公司員工因公需要攜帶公司印章外出辦事時(shí),必須注明“攜公司印章外出公務(wù)”字樣,由主管上級簽批后,方可用印。八、10、公司用章申請表和用印留存的文件資料由公司印章管理人員于每月30日分類編目并歸檔。第六章 責(zé)任與義務(wù)第二十一條 印章管理人員對公司印章的使用必須嚴(yán)格把關(guān),未經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽批同意,堅(jiān)決不予用印。對違反規(guī)定擅自使用、私刻、丟失公司印章所造成的損失和責(zé)任,由印章保管人員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任,必要時(shí)公司將依照法律規(guī)定給予行政處罰或移送相關(guān)司法部門追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。第二十二條 印章保管人員為公司涉密人員,其應(yīng)該保守因職務(wù)行為所知悉的包括但不限于公司經(jīng)營、財(cái)務(wù)、客戶信息等,違反該保密義務(wù)泄漏公司信息的,公司有權(quán)追究其責(zé)任。第二十三條 公司員工若發(fā)現(xiàn)印章被偽造的情況,應(yīng)及時(shí)向人資副總經(jīng)理報(bào)告。第七章 證件11、管理第二十四條 證件是指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機(jī)構(gòu)代碼證、特種行業(yè)許可證、食品衛(wèi)生證等生產(chǎn)經(jīng)營中所需的企業(yè)證件及個(gè)人證件(包括法人代表證明書、公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證及結(jié)業(yè)證等)。 第二十五條 證件申辦及年審:由總經(jīng)理辦公室主任根據(jù)需要統(tǒng)一到有關(guān)部門辦理。 第二十六條 證件管理:一、各分公司、場營業(yè)執(zhí)照由各基層單位管理,并上墻亮證經(jīng)營。公司營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)證件由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理,并上墻亮證經(jīng)營。二、企業(yè)辦理的所有個(gè)人證件由行政人資部統(tǒng)一管理。 三、財(cái)務(wù)憑證、發(fā)票及有價(jià)證券由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。 第二十七條 證件借用程序: 一、各部門因工作急需借用公司相關(guān)證件原件,須出據(jù)書面申請,并在申請上注明使12、用時(shí)間、事由及相關(guān)事項(xiàng)。經(jīng)總經(jīng)理同意后,到財(cái)務(wù)部辦理借用登記手續(xù)。 二、各部門因工作急需復(fù)印公司相關(guān)證件,按上款履行手續(xù)后,由財(cái)務(wù)部復(fù)印,并在復(fù)印件上注明其復(fù)印的用途再加蓋公司行政印章。 三、使用證件的部門和當(dāng)事人,應(yīng)妥善保管,不得遺失。如證證件遺失,應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部報(bào)告。凡遺失證件所造成的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承擔(dān)和賠償。第八章 附則第二十八條 對于本管理制度所未規(guī)定的事項(xiàng),由總經(jīng)理辦公室依照其他管理制度執(zhí)行,需要時(shí)可及時(shí)編制新的補(bǔ)充規(guī)定。第二十九條 本管理制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋,員工對本管理制度產(chǎn)生疑義時(shí),由總經(jīng)理辦公室出書面說明。第三十條總經(jīng)理辦公室每年對本管理制度進(jìn)行一次檢討和修正,確保本管理制度的適應(yīng)性和有效性。第三十一條本管理制度自批準(zhǔn)簽發(fā)之日起生效實(shí)施。
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