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1、公司員工檔案分類、借閱與銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0目的：為了規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和使用人事檔案，使檔案管理更加規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為各項工作服務，特制定本管理制度。2.0適用范圍：本制度適用于公司員工檔案管理。3.0引用文件：3.1文件控制程序4.0定義：無5.0職責：5.1人力資源部經理：負責制訂、修改和完善人事檔案相關工作管理制度與實施細則等規范；負責對人事檔案管理員在人事檔案管理工作中檢查與督導；負責銷廢到期員工檔2、案及相關資料的工作。5.2人力資源部檔案管理員：負責員工檔案的相關工作，包括收集、整理、分類、歸檔、保管、借閱與銷廢到期檔案、資料等。6.0工作程序：6.1員工檔案的分類入職檔案，包括員工入職登記表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件，體檢報告原件，離職證明原件，背景調查表，員工手冊考試試卷等個人入職基本信息。勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。培訓檔案，包括新員工入職培訓簽到表；外訓培訓申請表、培訓效果評估表、培訓服務協議。職位檔案，包括崗位說明書、職務任命書、異動（調薪）變更記錄。薪酬考核檔案，包括試用期考核評估表、員工試用期總結報3、告、季度/年度考核記錄表、考核成績記錄表、考核面談記錄。其他檔案，包括個人黨、團相關資料；各類獎勵、處罰記錄；離職申請、離職工作交接表、離職面談記錄等。6.2員工檔案的編碼人力資源部按照HR管理系統中的編號（即：工號）進行編號，按員工入職先后順序進行依次排號，并進行匯總再按部門進行分類，按部門代碼的先后排列順序及員工(工號)的入職先后順序進行對應排號，如有遇到人員離職，將直接把員工檔案資料調至離職人員匯總中的對應部門；如有遇到新入職人員，操作方法仍然是先將員工入職先后順序進行工號排序，再按部門進行分類，排出部門檔案編號，遇到該部門因人員離職而造成原部門檔案編號位置空缺，直接將新進人員插入空缺中4、，完善部門整體在職人員檔案資料。部門代碼部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼檔案文控中心01投資發展部09機加廠17市場部02企管部10組裝一廠(電器)18營銷部03質管一部(電器)11組裝二廠19研發一部(電器)04質管二部(支架)12設備動力部20研發二部(支架)05質管三部(零件)13采購部21工程技術部06模具廠14PMC部22人力資源部07壓鑄廠15物流部23財務部08鈑金廠16行政部24檔案柜號層級5#4#3#2#1#上機加廠（161-240）機加廠（081-160）機加廠（001-080）組裝二廠（001-080）組裝一廠組裝二廠（081-120）中壓鑄廠（161-25、40）壓鑄廠（081-160）壓鑄廠（001-080）模具廠（001-080）鈑金廠（001-080）下物流部（001-080）質管一部質管二部采購部（001-080）質管三部PMC部（001-080）研發二部工程技術一部工程技術二部市場部（001-080）人力資源部行政部財務部企管部設備動力部（001-080） 【例：新進組裝二廠A組員工徐心洪，按照入職人員先后順序，上一入職員工工號為R10069,現徐心洪員工工號為：R10070。按照部門代碼19，工號（R10070）在部門中排序的先后順序，序列號為118，該員工部門檔案編號為19-147，員工徐心洪員工檔案應存放在部門人員檔案序列號1476、對應的文件夾中。】工號檔案編碼姓名部門檔案柜號R1007019-118 檔案流水號 部門代碼徐心洪組裝二廠2#上6.3員工檔案的要求.1新員工報到-【責任人：錄用專員】新員工報到后，錄用專員收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，交至人事檔案管理員統一裝入新建的檔案袋內：員工入職登記表（必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；體檢報告原件、員工背景調查表（職工/干部）-【培訓專員】，員工手冊考試試卷等。.2正式入職-【責任人：錄用專員】錄用專員辦理完員工入職手續后7、的三個工作日之內，將各專員相關資料進行收集，交至人事檔案管理員，人事檔案管理員將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：勞動合同；-【錄用專員】、入職培訓簽到表-【培訓專員】實習協議；-【考勤專員】擔保書、離職證明原件。-【培訓專員】.3轉正-【責任人：考勤專員】員工轉正手續完成后，考勤專員將受理的轉正表及相關資料交至人事檔案管理員，人事檔案管理員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：員工保管的實習協議；-【考勤專員】該員工的試用期考核評估表、轉正申請表、轉正通知單；-【考勤專員】6.1.2.4異動-【責任人:考勤專員】人力資源部在完成員工異動手續的三個工作日內，考勤專員將員工異動手續資料交至8、人事檔案管理員，人事檔案管理員裝入該員工的檔案袋內，具體的資料有：異動（薪資）審批表；-【考勤專員】員工轉崗交接表；-【考勤專員】文件檔案資料移交明細表、物品資產移交明細表、工作交接報告；-【考勤專員】.5離職-【責任人:培訓專員】培訓專員在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料交至人事檔案管理員，人事檔案管理員將資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：員工的書面離職申請報告、員工離職申請單；-【培訓專員】離職交接表-【培訓專員】文件檔案資料移交明細表、物品資產移交明細表、工作交接報告-【培訓專員】6.4員工檔案的收集與整理新員工入職，人事檔案管理員必須每天收集、核對錄用專員提交的新9、入職人員相關資料，齊全后對新進員工的人事檔案進行整理、歸檔，每周提交新入職人員檔案清單，將電子表格發至HR部門經理和中心總監審查。員工轉正和異動，考勤專員將月人員轉正和異動單進行收集、審批、整理，待當月工資于次月20號發放完畢，員工無異議后，將已審批的轉正和異動單交至人事檔案管理員，人事檔案管理員將月轉正和異動人員名單進行匯總，以電子表格發至HR部門經理和中心總監審查。員工離職，培訓專員將員工離職申請單進行收集、整理，交至考勤專員進行薪資核算，再進行報批，待離職員工領取工資，員工無異議后三天內，培訓專員將離職人員檔案交至人事檔案管理員歸檔，人事檔案管理員提交周/月離職人員匯總表至HR部門經理及10、中心總監審查。6.4.4每年12月份人事檔案管理員對本年度員工檔案資料：新入職、異動、離職進行整理，在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，并提交年度員工人事檔案匯總表，以電子表格形式發至HR部門經理及中心總監審查，為來年人事任命及薪資/崗位調整提供有效資料。6.5員工檔案的借閱員工檔案資料原則上不可外借，借閱時間不得超過二天。借閱辦理審批權限： 崗位類別部門負責人人力資源部管理中心總監總經理一線員工提出審核批準職員提出審核批準干部提出提出審核批準6.5.3因工作需要，公司相關人員需借閱員工檔案資料時，需辦理借閱審批手續，審批后方可到HR檔案管理員辦理借閱手續，在文件借閱登記表上登記，11、登記人員與審批人員必須一致（不接受代辦），借用人員必須妥善保存，嚴禁涂改、外傳、泄露秘密，在規定時間內歸還檔案資料，檔案管理員有權監督借閱進度及提出違規處理要求。6.6離職員工檔案的銷毀離職員工檔案及相關資料保存期限一般為5年（法規要求），特殊情況除外（離職人員要求取回檔案時，留存當事人相關證明材料）。6.6.1超過保存期限的離職員工檔案資料，由人力資源部檔案管理員填寫記錄注銷單，經部門負責人審核，管理中心總監審核，報公司總經理批準后執行銷毀，同時應做好銷毀記錄。6.6.2 經批準銷毀的員工檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的記錄注銷單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。6.612、.3在銷毀公司員工檔案資料時，必須由總經理、總監或由人力資源部經理指定專人監督銷毀，拍照留存銷毀過程的記錄。6.6.4銷毀一般可采用破碎、燒毀或澆上腐蝕劑等方式，達到銷毀的目的。6.7員工檔案的監管公司企管部社會責任組將按照公司檔案督查標準對員工檔案進行時時監管，包括員工入職、轉正、異動、離職資料完整性等，如遇到檢查中發現不合格項，將開具CAR整改通知單進行整改，直至符合檔案督查標準。7.0注意事項：無8.0相關文件：無9.0相關記錄9.1文件借閱登記表9.2記錄注銷單9.3CAR整改通知單9.4員工入職周/月清單（無固定格式）9.5員工異動周/月匯總表（無固定格式）9.6員工離職周/月匯總表（無固定格式）