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1、公司員工檔案管理、利用與轉遞管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 員工檔案管理規定第一章 總 則第一條 為加快建立現代企業制度，規范員工的檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制定本規定。第二條 員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據，是公司2、檔案的組成部分。第三條 本規定適用 第二章 機構和職責第四條 員工的檔案由公司的人力資源部負責管理，人力資源部設專人管理員工檔案。第五條 公司員工失蹤、合理流動或出國不歸者，其檔案由公司人力資源部保管。第六條 人力資源檔案管理員的職責 （一）保管員工檔案；（二）收集和整理員工檔案資料；（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；（四）登記員工工作變動情況；（五）為有關部門提供員工情況；（六）做好員工檔案的安全、保密、保護工作；（七）辦理其他有關事項。第三章 檔案的內容第七條 公司員工檔案的內容和分類（一） 應聘人員登記表；（二） 個人簡歷；（三） 身份證復印件（或戶口本復印件）；（四） 學歷證明3、職業資格證書復印件；（五） 安全教育單；（六） 薪酬認定書；（七） 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；（八） 員工所受的獎懲情況的資料；（九） 勞動合同。第四章 檔案的收集、保管和銷毀第八條 公司人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成材料要及時收集并進行整理，保持檔案的完整。第九條 人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依據檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。第十條 人力資源部檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，并登記檔案存放登記表，建立員工檔案目錄，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案4、單獨保管。第十一條 凡是歸檔的材料必須經各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經各部門負責人和分管領導簽字或蓋章后歸檔。第十二條 按規定需要銷毀檔案材料時，必須經公司主管檔案工作的領導批準。第十三條 檔案目錄和檔案袋的樣式、規格實行公司統一的制作標準。第十四條 嚴禁任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，視情節輕重，嚴肅處理。第十五條 人力資源部檔案管理人員做好檔案管理工作以免出現檔案丟失、損毀等情況，對公司和員工個人造成損失。第五章 檔案的提供利用第十六條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：（一）查閱檔案須經過部門負責人的同意，5、并簽字或蓋章。（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明理由，經部門領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。（三）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育甚至紀律處分。（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人批準后才能復制辦理。第六章 檔案的轉遞第十七條 公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準的日期為依據計算，對超出保存期限的檔案進行統一銷毀。第十八條 轉遞檔案應遵循以下規定：（一） 通過專門渠道或專人送取，不準本人攜帶。（二） 對轉出的檔案，必須按統一規定的企業職工檔案轉遞通知單的項目登記，并密封包裝。（三） 對轉出的檔案不得扣留或分批轉出。（四） 接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執退回，以免員工檔案丟失。第七章 附則 第十九條 本規定自下發之日起執行。第二十條 本規定未盡事宜，將在以后的工作實踐中予以完善。第二十一條 本規定由公司人力資源部負責解釋。