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1、資訊公司檔案管理機構設置、歸檔范圍與手續(xù)制度規(guī)范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX資訊中心分公司檔案管理制度（XX年 月 日公司總經(jīng)理室審批通過）第一章總 則第一條 為加強對公司各類檔案的綜合管理，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化和標準化，更好地為公司管理各項工作提供服務，根據(jù)國家檔案法，并依據(jù)北京市建委和市檔案局聯(lián)合頒布的北京市城市建設工程竣工檔案管理實施細則的有關部分，結(jié)合本公司管理工作中的實際情況，特制訂本檔案管理制度。第二條 在檔案學中，檔案、文件材料、資料是三種不同的概念。檔案是在本公司工作活動中直接形成2、的原始記錄，經(jīng)過整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續(xù)的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體的歷史記錄；文件材料是在本公司現(xiàn)行工作活動中直接形成的原始記錄，處于運轉(zhuǎn)、承辦過程中，還沒有轉(zhuǎn)化為檔案；資料是指為了工作參考的目的而搜集來的文獻材料，不是本公司工作活動中直接形成的文件材料。檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、安全，便于開發(fā)利用。第三條 檔案管理工作是公司管理基礎工作的一個重要組成部分，是維護公司合法權益、經(jīng)濟利益和歷史真實面貌的一項工作，檔案應按照文件的種類和形成的時間順序進行全面的收集和認真的整理、編制。第四條 公司各類檔案均納入本管理體系。其中：1 編程檔案和文書3、檔案歸檔于檔案室；2 財務檔案（包括合同檔案）在財務部單獨歸檔；3 人事檔案屬于寄存在人才交流中心的部分按社會辦法統(tǒng)一寄存的人才交流中心，屬于公司人事手續(xù)部分（如簡歷、入職、辭職手續(xù)、員工基本情況表等）同“文件類”管理辦法，由主管人事工作崗位的人員每月移交到總公司行政人事部； 4 涉及公司機密的檔案（如涉及公司級獎懲的文件及其他機密的文件），公司設專人保管。 第五條 本辦法適用于公司各部門，其中總公司分部的檔案管理納入本管理辦法。第二章機構設置 檔案管理職責第六條 公司總經(jīng)理室是檔案管理的主管部門，其主要職責：1. 審核批準公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范；2. 指導、監(jiān)督和檢查檔案管理的工作；34、. 決定公司員工執(zhí)行本規(guī)范的獎懲。第七條 公司檔案管理主管部門對內(nèi)賦有各類檔案的統(tǒng)管作用，對外賦有檔案接口的作用。第八條 公司各部門文員分管各部門檔案，其主要職：1. 執(zhí)行國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃各部門檔案管理工作。2. 負責收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計部門各類檔案及有關資料。3. 配合檔案主管部門，把需要歸檔（具有一定保存價值）文件材料進行歸檔。4. 積極與各部門一同進行對公司檔案、資料等管理辦法的研究。5. 開展檔案的利用工作。負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開發(fā)檔案信息資源，逐步達到檔案信息資源共享。6. 進行檔案的鑒定工作。對已超過保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)公司5、領導審批后進行處理。第九條 各部門設兼職文件管理員負責本部門形成的檔案材料的收集積累、整理和向檔案信息主管移交檔案等工作。第三章 歸檔范圍歸檔保存的含義包括兩個方面：一是具有保存價值的文件材料才需進行分類的歸檔保存，才能轉(zhuǎn)化為檔案，沒有保存價值的文件材料不必歸檔，也就不會轉(zhuǎn)化為檔案；二是履行了歸檔手續(xù)，也就是說對形成的文件材料經(jīng)過鑒別和篩選、經(jīng)過了整理和組卷，履行了歸檔手續(xù)，具有法律效力，成為公司檔案的組成部分。第十條 文書檔案的歸檔范圍：1 公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等法律類文書原件。公司上級有關工作的指示、批示、批復、批轉(zhuǎn)、決定、條例、辦法、規(guī)定、計劃、通報、通知等。2 本公司制定下發(fā)的條例、6、規(guī)定、規(guī)則、辦法、規(guī)劃、計劃、方案、工作匯報、總結(jié)、通知、通報、統(tǒng)計報表、歷史沿革、大事記、簡報 、信訪、錄音帶、照片、影片等。3 外聯(lián)單位報送的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表、通知、辦法等。4 招投標文件、標書。第十一條 城建檔案的歸檔范圍：城建檔案是城市建設開展規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理、科研、抗災、戰(zhàn)備等項工作的重要依據(jù)，包括基建文件、施工技術文件和竣工圖三部分。其中基建文件由建設單位負責編制，施工技術文件和竣工圖由施工單位編制，建設單位負責檢查、督導，由建設單位組織統(tǒng)一報送城建檔案館。由建設單位編制的基建文件主要有：1 基建計劃任務書等重要文件：工程建設項目立項依據(jù)：項目建議書及批復文件；7、可行性研究及其報告；計劃任務書及批復文件，與項目立項有關的領導的重要講話記錄、重要的會議紀要等；會議文件、紀要：由建設單位或工程管理部門主持召開的重大問題的技術會議、協(xié)調(diào)會議等會議文件及會議紀要；規(guī)劃、環(huán)保、消防、防疫、節(jié)水、人防、抗震、勞動、衛(wèi)生等有關職能部門的審查意見及批準文件。專家建議文件1 建設用地、征地、拆遷文件：建設項目選址報告及土地、規(guī)劃部門批復；征用土地辦理國有土地使用權轉(zhuǎn)讓、抵押等文件、建設用地規(guī)劃許可證及批準用地范圍圖；有關拆遷安置協(xié)議、拆遷實施辦法等主要文件。2 勘察、測繪、設計、投招標、監(jiān)理文件：勘察包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)及氣象、地震資料等。工程地質(zhì)具體內(nèi)容主要有地質(zhì)勘8、探報告、勘探點平面位置圖，地層巖性剖面圖、地面巖性及物理力學性質(zhì)綜合統(tǒng)計表等。測繪包括紅線樁位置及測量報告，釘樁成果報告；工程設計包括工程設計條件通知單、委托設計任務書、擴初設計、施工圖、結(jié)構計算書及概預算等。招投標文件包括工程設計、勘察、施工招投標，各種招投標文件及合同。工程監(jiān)理文件：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及實施細則等。3 工程竣工總結(jié)的基本內(nèi)容：工程竣工總結(jié)是工程竣工后的一個綜合性的報告，簡要地介紹工程建設的全過程。可根據(jù)工程規(guī)模的大小、施工難易程度、專業(yè)特點和工程的重要性有所不同，大體分為三種情況：第一種國家、市有關部門組織國家或市級工程竣工驗收大會的工程，驗收大會（包括預驗收大會）文件，可9、做為工程竣工總結(jié)歸檔，不再另行編制。驗收大會文件主要包括：工程建設報告、工程設計報告、工程施工報告、工程決算報告、工程竣工檔案編制報告、驗收鑒定書、驗收委員會成員名單、領導講話等。第二種未召開國家或市級驗收大會特大型、大型建筑安裝工程，要編制較為詳細的工程竣工總結(jié)其基本內(nèi)容如下： 概述 工程立項的依據(jù)和建設目的； 工程概況，包括工程位置、規(guī)模、數(shù)量、概算（包括征用土地、拆遷、補償費）、預、決算等； 工程設計、工程施工招投標情況，工程監(jiān)理情況； 三通（水通、電通、道路通）一平（場地平）情況。設計、施工情況 設計情況設計單位和設計內(nèi)容（如不是一個設計單位，要把全部設計單位名稱及設計內(nèi)容寫清楚 ）；10、工程設計有什么新的設計構思和特點，采用了哪些新的設計方法，采用哪些新的建筑材料。 施工情況 開、竣工日期； 施工組織情況、主要技術措施； 施工單位相互協(xié)調(diào)情況（如總包和分包、各專業(yè)之間等）； 使用新的施工技術情況。 質(zhì)量事故及其處理情況。 與市政公用工程連接的市政公用工程施工情況（包括道路、上水、雨水、污水、供電、電訊、熱力、燃氣等）。紅線內(nèi)道路、綠化施工情況。工程質(zhì)量及經(jīng)驗教訓 工程質(zhì)量鑒定意見和評價； 施工組織和管理等方面的經(jīng)驗、體會或教訓； 工程遺留問題及其處理意見。其它需要說明的問題如新建工程的門牌號碼等上述三項未包括的內(nèi)容，仍需說明均可在此交待清楚。第三種除上述一、二種以外的其它一般11、工程，其竣工總結(jié)內(nèi)容可參照第二種，但可以簡述，只要把主要情況寫清楚即可，不必面面俱到。4 工程照片、聲像材料：工程照片（含底片）主要有：施工前的原貌；各施工階段有代表性的照片，尤其是隱蔽工程、質(zhì)量事故的照片；采用新的施工技術和新的建筑材料的照片；竣工后新貌（室內(nèi)、外）。每張照片都要有簡要的文字材料，能準確說明照片內(nèi)容，如照片類型、位置、拍照時間、作者、底片編號等。對國家、市重點工程、特大型工程、特種工程，原則上要求報送聲像材料，錄音材料包括領導的重要講話、重要會議的錄音等；錄像材料（包括影片）要能反映工程建設的全過程，如原貌、奠基、施工過程、竣工驗收等內(nèi)容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程12、項目名稱及錄音、錄像、影片內(nèi)容的文字材料。第四章 歸檔時間和手續(xù)第十二條 文書檔案各部門每月向公司檔案室移交一次。第十三條 工程前期所有文件、證件在項目開工后一次性移交檔案室。第十四條 公司重要活動聲像檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介，兩個月內(nèi)向檔案室歸檔。一般活動聲像記錄由經(jīng)辦人自行保管。 第十五條 圖紙（設計圖紙和竣工圖紙）等技術文件類。設計管理與技術方案研究部為設計圖紙等技術類文件的第一責任人，工程管理部為竣工圖等技術類文件的第一責任人，各部分別建立相應的文件積累與保管責任制，定期交公司檔案室存檔。第十六條 招投標類文件，投資管理部為第一責任人，應建立相應的文件積累與13、保管責任制，定期交公司檔案室存檔。第十七條 接收檔案必須履行手續(xù)，應根據(jù)移交人提供的移交檔案目錄，與移交人共同清點，對重要案卷，要逐項清點，經(jīng)查對無誤，方可辦理簽收手續(xù)。第五章 歸檔要求第十八條 第十八條 本公司文書檔案實行按形成部門立卷制度。歸檔的文件材料應完整、準確地反映公司（或部門）在各項活動中的真實過程，必須是定稿后由公司（或部門）負責人簽發(fā)的原件。請示類文件應有批復，保證檔案的完整性。第十九條 城建檔案、招投標文件、標書等實行按項目分類、立卷。第六章檔案的保管第二十條 各類檔案都是公司的重要財富，由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人都不得視檔案為私有。全體員工都有保護檔案的義務。第二14、十一條 檔案室按便于保管、方便利用為原則，對檔案進行分類、編號和排列。第二十二條 檔案室應研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。公司應為檔案保護提供必要條件。第二十三條 檔案室對已超過保管期限的檔案進行鑒定，報請公司領導做出處理決定。未經(jīng)鑒定和批準，任何單位或個人不得銷毀任何檔案。對銷毀的檔案應編制銷毀清冊永久保存。第二十四條 各類檔案按其內(nèi)容、價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。第七章檔案的利用和開放第二十五條 檔案室建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。第二十六條 檔案人員要熟悉庫藏，開展檔案編研，主動提15、供利用，為公司各有關部門服務。第二十七條 珍貴檔案應以復制件代替原件提供。第二十八條 檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。編寫或配合有關部門編寫重要參考資料。第八章 檔案立卷質(zhì)量要求立卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點；保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。第二十九條 立卷要求1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)應齊全完整。歸檔材料要原件，沒有原件的可以用字跡清楚的復印件。2 在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正文與附件、請示與批復、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。3 時間劃分：從1月1日起，至12月31日止。不同年度的16、文件一般不得放在一起立卷。4 卷內(nèi)文件材料應按時間順序排列，依次編寫頁號；需要立卷歸檔的材料，在有文字的當頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號（背面沒有文字的材料不須填寫頁號）； 圖表、聲像和實物檔案應在裝具上或在聲像和實物背面逐件編號。5 永久、長期和短期應按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。6 照片應用文字標出活動的時間、地點、人物、中心內(nèi)容。7 文件質(zhì)量要求：文件材料統(tǒng)一用A4紙；卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物（回形針、大頭針、釘書針）；對破損的文件材料要托裱；字跡已擴散的應復制一份與原件一起立卷；對較大的表格，要折疊成A4紙大小；有小字條的要加邊成A4紙大小。第三十條 卷內(nèi)文件目錄填寫方法17、順序號：卷內(nèi)文件排列的先后順序，即件號。文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。責任者：對檔案內(nèi)容負有責任的部門或個人，即文件的作者。題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標題，外加“ ”。沒有年、月、日的材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；會議記錄要填寫每次會議的時間、主要內(nèi)容。日期：文件的形成時間、填寫時可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小數(shù)點表示。例如：1998.7.1。頁數(shù)：一份文件有幾頁（背面有文字的也算一頁）。頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的編號。（即圖書目錄的編號）如：第1份文件有5 頁，頁號填1；第2份文件有3頁，填6，填每份文件第1頁的頁號，以此類推。第九章 附則第三十一條 本辦法由公共事務部負責解釋。第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起實行。