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1、通信設備有限公司檔案借閱與管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 通信設備有限公司檔案管理制度第一章 總則第一條、 根據國家檔案法的規定，為做好 通信設備有限公司（以下簡稱公司）建檔工作，提高公司檔案管理水平，特制訂本管理制度。第二條、 公司檔案是指公司在管理、經營活動過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件材料（包括各類文件、文字材料、圖紙、照片、磁帶及其它各種方式和載體的文字材料）。第三條、 公司檔案是公司的寶貴財富，按照集中統一的管理原則，公司和各職能部門在工作活動中形成的全部檔案，由公司行政人事部管2、理存放，任何部門或個人不得將應歸檔的文件、材料占為已有。第四條、 檔案工作是公司管理基礎工作的主要組成部分，是維護公司經濟、政治的合法權益，反映公司歷史真實面貌的一個重要措施，公司各部門必須增強檔案管理意識，把檔案工作列為各項管理制度和職責范圍之中，并納入有關人員的“崗位職責”中進行考核。第五條、 本公司檔案工作必須嚴格按照中華人民共和國檔案法和國家有關規定條例辦理。第六條、 公司檔案工作必須嚴格按照行政人事部總監的要求下進行，業務上受上級檔案管理部門的指導、監督和檢查。第七條、 檔案管理員的基本任務：1、 集中統一管理公司各類檔案，并嚴格執行保密安全制度，確保檔案安全完整；2、 檢查督促公司3、各部門立卷情況，協助解決各部門在立卷歸檔中遇到的困難和問題；3、 根據檔案調閱制度，負責辦理檔案的查閱、調閱工作，做到及時便利；4、 不斷提高檔案的規范化、制度化、科學化管理，逐步實現電腦化，編制必要的檢索工具，負責檔案管理制度的建立、健全和修訂；5、 按照國家檔案局制定、印發的檔案分類試行規則和檔案保管期限規定，編制“檔案材料歸檔范圍”，作為公司各部門收集、立卷、歸檔的依據；6、 負責對檔案的清理、鑒定、銷毀工作。第二章 歸檔制度第八條、檔案管理人員必須嚴格按照本公司歸檔范圍分類立卷。第九條、文件材料必須辦理擬稿、審稿、登記等文件處理程序，以保證歸檔文件的嚴肅性與完整性。第十條、公司經營活動4、中的與客戶來往信函、傳真等應按其內容的聯系與有關合同整理、立卷，必須在合同或信件上注明結果，辦理完畢后歸檔。第十一條、各部門向行政部移交，案卷應完整、齊全，并辦理必要的交接手續。第十二條、歸檔時間：上一年度的立卷，一般在第二年的三月底前移交行政部歸檔；公司重大事件的有關案卷應在工作結束后立即整理歸檔；基建檔案在工程竣工驗收后歸檔；設備檔案在設備調試，運轉正常后歸檔；財務檔案在第二年三月底前移交行政人事部歸檔。第三章 保管制度第十三條、各類檔案的存放和排列必須做到科學、系統、合理。文書檔案按年度組織機構分類；經營客戶檔案按地區分類；會計檔案按報表、帳冊、憑證順序排列；基建檔案按工程項目分類；設備5、檔案按使用年限、型號分類；照片、像帶等按內容、時間順序排列。第十四條、檔案保管期限按國家檔案局有關規定辦理：1、 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，在經濟建設、文化建設和科學研究等方面需要長遠利用的檔案，應列為永久保管；2、 凡是在相當長時間內本公司需要查考的各類文件材料，均應列為長期保管，期限為十五年至五十年左右；3、 凡是在短時間內本公司需要查考的各類文件材料，均應列為短期保管，期限為十五年以下。第十五條、各類檔案每年應全面清查一次，并做出清查報告。第十六條、每逢國定假日前三天，借出資料一律收回，由檔案管理員負責清查、催還。第十七條、加強檔案保護工作，維護檔案完整安全。第十八條、檔案6、管理員工作調動時，應認真辦理交接手續，將所保管的檔案數量和狀態移交清楚方可調離。第四章 借閱制度第十九條、凡借閱本部門或自己經辦的檔案，只要有本部門負責人簽批即可調閱，凡跨部門調閱需總裁辦簽批后方可調閱。第二十條、凡利用檔案的單位和個人，必須嚴格執行公司保密制度，不得向無關人員泄露密級檔案內容。第二十一條、公司檔案一般在檔案室查閱，如需要借閱，須辦理借閱手續，借出時間不超過一天，檔案歸檔時檔案管理員應進行檢查，核對并辦理借閱注銷手續。第二十二條、檔案管理人員和檔案利用人員必須愛護檔案，注意維護檔案本來面貌，不得對檔案進行涂改、勾劃、剪裁或損壞。第二十三條、調閱檔案人員造成檔案損壞，視損壞的情節7、輕重給予處分。第五章 統計制度第二十四條、行政部應準確地統計本公司各類檔案歸檔入庫及利用情況。第二十五條、檔案統計工作由專人負責，實行統一的統計方法，采用統一的格式報表。第二十六條、加強對統計數據的綜合分析、研究，為領導決策服務并按規定上報檔案部門。第二十七條、做好檔案利用效率的統計，凡獲得效益的利用實例要填寫登記表，并經主管部門查閱后方能認可。第二十八條、做好檔案查閱、借閱及各類檔案目錄的登記、統計工作。第六章 檔案管理體系第二十九條、為加強檔案管理工作，由行政人事部統一管理本公司檔案，各職能部門配備兼職檔案員，建立二級檔案管理網絡。第三十條、行政人事部是統一保管和管理本公司檔案的內部機構，其基本任務是指導并監督公司各部門文件材料的歸檔、接受和保管本公司的全部檔案和有關資料，積極開展利用工作，為公司經營管理服務，并接受上級檔案部門的指導和監督。第三十一條、兼職檔案員是各部門檔案管理工作的專管人員，負責本部門的文件收發、資料積累，并按歸檔要求收集組卷，在檔案管理業務上接受行政人事部的指導。第七章附則第三十二條、本管理制度在 通信設備有限公司范圍內生效，并由行政人事部負責解釋工作。本管理制度自公布之日起開始生效。