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1、物流公司組織職責、物資配送工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物流配送工作管理制度第一章總則一、目的為了使公司物流配送工作，盡可能做到及時準確，服務周到，有效控制物流成本，提高本公司的物流客服水平而質量，特制定本制度。二、適用范圍本辦法適用于公司為客戶銷售配送設備、設施、原輔材料、包裝及其他相關物資的管理。第二章定義、組織與職責三、定義1、向客戶銷售包裝、源輔料、設備、設施等2、負責客戶訂貨、配貨的托運四、組織與職責1、后勤部是物流配送的主責部門，負責篩選物流、跟蹤服務。2、第三方物流公司的選擇選擇長期合作2、承運商（物流公司）時，應該考核其商務資質，其現(xiàn)有的網(wǎng)絡覆蓋能力、車輛情況、周期發(fā)貨時間節(jié)點等，并留存其相關資料；如果是臨時合作的，一定要簽訂托運協(xié)議，若是比較貴重物品，則需要承保，保障公司財產的在途安全。3、公司物資配送人員的素質的要求物資配送人員，應開發(fā)出符合公司運營要的合格物流承運商，保障物流順暢到達。要掌握物流承運費用的核算方法和相關細節(jié)。同時要了解一些車輛（汽運或火車）裝載的知識。關于選擇的具體物流模式，要根據(jù)客戶所在地的物流環(huán)境、客戶自身的素質和本公司的供應商的具體情況合理安排。4、物流模式具體可采用：多點對一點直達、集中對一點統(tǒng)配等方式。根據(jù)客戶配送貨物指定到達區(qū)域和服務要求（自提3、還是送貨上門），確認協(xié)議物流公司是否在服務覆蓋區(qū)，否則另選其它物流公司。（盡量選直達，避免多次中轉）。5、配送期（1）發(fā)貨期：財務確認客戶款到帳，二個工作日內貨物發(fā)出。為了縮短備貨時間，發(fā)貨員在客戶已確認配貨銷售單訂單后，倉庫有貨的先備貨放在待發(fā)區(qū)、需采購的通知采購員預訂。（2）到貨期：因物流公司的不可控性，對客戶承諾設備發(fā)貨期在15天內，其它發(fā)貨期在10天內。6、第三方物流配送單據(jù)填寫的注意事項（1）詳細認真寫明貨物名稱、貨號、件數(shù)、包裝規(guī)格。特殊情況單品價格底集中打包成一件的貨品可按類別統(tǒng)稱寫，注明每件明細內容。（2）在“備注”欄里填寫提貨前，清點貨品，事后自負。7、發(fā)貨員注意事項（1）裝4、箱時要點清，每件（箱）里所放置的品名及數(shù)量，并在發(fā)貨任務跟進表內填寫清楚（以備后查）、做好與移交人（倉庫管理員或采購員）或接管人（公司員工帶運）的相關手續(xù)。（2）發(fā)貨員每次發(fā)貨時要告知客戶提貨注意事項。（3）多貨品整合打包時，最好要按類別打包（一個類別打一起），每件重量不要過重、過大（做到便于搬運、不易破損）。（4）二人以上確定后，才可封箱和粘貼封條，并在“裝箱內容”上簽字已示負責。8、客戶收貨時的注意事項（1）查看外包裝有無破損、封條有無破損或丟失，如有及時于總公司供應部聯(lián)系待解決后方可提貨，否則后果自負。（2）客戶在提貨時要驗清貨品名稱、數(shù)量、質量、完好后才可簽字提貨。（3）貨品有異常情況5、當天給后勤供應部聯(lián)系解決，二日內客戶未反應有問題默認為認同。過后責任有客戶自負。9、及時填寫物流第三方物流跟蹤進度表（附件1）和發(fā)貨任務跟進單（附件2）（附發(fā)銷售單、物流單）第三章物流管理流程五、配送流程（二）配送分類1、公司贈送物品的配送流程（1）客服部將簽約的準發(fā)貨的客戶聯(lián)系資料、發(fā)貨時間及合同配置清單復印件（并在復印件上簽字）的，交遞給后勤部。（2）后勤部核對配貨單、程遞財務確認后，根據(jù)庫存量和客戶需求供貨時間，安排采購計劃、協(xié)議物流篩選。（3）配貨人員與倉庫辦理出庫手續(xù)，承運時，要根據(jù)產品的特點，將不同產品適當組合打包，并進行連續(xù)編號，清晰署名收貨人及聯(lián)系方式，同時要將本公司的名稱在包6、裝外面標示清晰，力圖減少產品在途轉運時的缺失。（根據(jù)貨品的性質，選用合理、嚴實的包裝打包，確保貨品不易散落、盡量做到整體集合包裝、避免多件減少丟失率）。（4）由于配貨品提供商不統(tǒng)一，產品很可能分多批次發(fā)運，因此配送控制人員，要適時跟蹤各批次貨物中途運輸情況。確定總配貨物分幾批發(fā)出（每批都應有分批配貨單裝入隨貨箱），選幾個物流公司。辦理好第三方物流手續(xù)、。（如果是廠家發(fā)貨，急時向廠家索取廠家物流發(fā)貨單）（5）及時登記發(fā)貨資料（總配貨是分別分幾批發(fā)出，每批都發(fā)的什么貨、分幾件裝、隨貨單在那個箱子里裝著，是從什么地方發(fā)出，選擇的物流公司電話，預計分別到達時間）。（6）貨品發(fā)出后，電話通知客戶。講發(fā)貨7、的有關信息，同時告知客戶提貨要求（出發(fā)現(xiàn)與單子上少件、包裝破損等損壞現(xiàn)象。先暫不提貨，及時與公司配送部聯(lián)系，待公司與物流、客戶三方達成一至后方可提貨。否則一切后果有客戶自負）。同時認真及時填寫物流第三方物流跟蹤進度表（見附表）（7）及時填寫物流第三方發(fā)貨跟蹤進度表，客戶確認全部收到貨品，將此表遞交上級主管。（8）完成相關配送手續(xù)后，配送人員要將到貨信息反饋到申請部門。配送人員在確認貨物到達客戶方后，要將物流單據(jù)收集清楚，傳遞到財務備存。同時要將本次配送，按照客戶單位進行規(guī)整入檔管理。2、客戶采購公司產品包裝及其它,配送流程（1）客戶訂單a、客戶首次包裝采購配送：由運營部客服主管根據(jù)客戶店面的標8、準及產品的需求量結合公司每種包裝的最小配送量，為客戶制定一份產品包裝配送清單，遞交后勤配送部。b、客戶二次以上包裝采購配送：客戶根據(jù)自己的產品的銷售量，主動向后勤配送部訂購產品包裝品種及數(shù)量。c、后勤配送部主動向客戶詢問客戶包裝需求量、及最產品包裝或其它，客戶訂單。(2)后勤配送部，根據(jù)客戶訂單。進行核算價格，與客戶溝通確認總金額。告知客戶打款方式。(3)編制配配貨單、程遞財務確認后，根據(jù)客戶需求供貨時間，根據(jù)倉庫儲存量安排采購計劃、協(xié)議物流篩選（盡量選直達，避免多次中轉）。(4)同（一）(3)(5)確定總貨物分幾件發(fā)出（同時把配貨清單，隨同貨品一同發(fā)出），所選最佳協(xié)議物流公司。辦理好第三方物9、流手續(xù)。（同一批配送清單，盡可能選一個物流）(6)同（一）(5) (7)同（一）(6) (8)同（一）(7) (9)同（一）(8)六、配送后期跟蹤服務1、主動推銷公司銷售產品，增大后勤銷信量2、把所以配送給客戶的每樣設備廠家售后服務電話及購買時期一同告知客戶，如用質量問題（非人為因素），直接與廠家售后服務聯(lián)系，取得他的技術服務。3、認真填寫客戶來電（去電）記錄本（附件3）（內容：客戶來電或回訪客戶時間、事項內容、解決方案及時間），4、及時收集，客戶（直營店）對新開發(fā)的產品包裝的設計缺陷，整理資料反饋給公司相關部門（公司設計師、印刷廠設計師溝通，形成解決方案）。5、及時收集客戶對配送服務提出意見，查找原因。從內部和第三物流管理二方面細致的分析問題出現(xiàn)在原因，及時形成有效的針對性整改措施，防止同一異常情況頻繁發(fā)生。6、對于貨損貨差、延誤等異常運輸情況，及時分析出現(xiàn)異常問題的根源、在損失最小的成本前提下，盡快解決問題，同時及時溝通安撫客戶，降低客戶不滿情緒。事后及時分析總結，寫出同類事項預防方案。附件1 物流第三方發(fā)貨跟蹤進度表第四章附則七、實施細則本制度的未盡事宜，由各部門補充，提請公司總經(jīng)理批準后實施。八、解釋、修改、廢除本制度的解釋權屬后勤部，修改、廢除權屬公司總經(jīng)理辦公會九、實施時間本制度實施時間為XX年6月1日。