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1、藥材有限公司采購、報銷財務管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX藥材有限公司公司財務制度 為了規范本公司會計核算行為，提高會計核算工作質量，保證會計核算資料的真實、完整，明確XX公司各崗位人員工作責任，結合公司實際，特制定本財務制度。具體如下：一、費用報銷付款：1、包括運費、差旅費、招待費等，原則上按照相應標準及工作實際需要，嚴格按經辦人-經理簽批 -財務主管審核程序辦理。出納日記賬逐筆登記，誰經手的也要逐筆登記，不能籠統登記，賬目要清晰，以便核對。2、審批權限（1）各項費用報銷審批權限，詳見下表:項2、次項目內 容審批權限審批人一經常性管理費用定期開支的電話費、水電汽費、郵寄費、燃料費、汽車費用、辦公設備保養、辦公用物耗等預算額度內分管領導財產保險費無論金額大小總經理中介機構費用：咨詢費、顧問費、律師事務所費用、會計事務所費用等無論金額大小總經理生產、工程維修費金額：5000元以下分管領導金額：5000元以上（含）總經理手機話費每年制訂方案總經理二招待費用宴請、禮品等預算額度內分管領導三差旅費國內飛機、火車軟臥差旅無論金額大小總經理國內普通差旅預算額度內分管領導薪酬費用（含各類津貼、保險費）無論金額大小總經理四人事費用培訓費用金額：2000元以下分管領導金額：2000元以上（含）總經理臨時性3、獎勵無論金額大小總經理 倉庫加工人員工資無論金額大小總經理五財務費用銀行貸款利息、票據貼現利息無論金額大小總經理六 運 雜 費 公司開展業務運費無論金額大小總經理除以上費用外，對于白條收據，收據上應有經辦人簽字，明確責任人，一般每月由出納寫出明細單（后面附單據）匯總，財務審核，由經理簽批，由會計到稅務開具發票。白條收據至少保存一年，以備檢查。審批人員因業務及管理需要，或因差、假短期內無法執行其職務，可在其權限范圍內，授權下級代行審批。授權以文字報告形式并明確“授權期”，呈總經理批準，送財務中心備案后方可行使。（2）費用報銷標準：手機話費：手機話費有報銷額度的，規定在上午8點至晚上點必須開機。經4、理（含副經理）話費報銷額度為400元/月，部門負責人員報銷額度為300元/月，一般管理人員為200元/月，實際消費不滿額度的，按實際消費報銷。差旅費：管理人員在株洲市區內或XX公司辦事，可憑車票據實報銷一定的市內交通費。市內交通費必須按月報銷，跨月不報。報銷時需填寫市內交通費報銷審核表（附后），將外出時間、起始地點、實際開支金額、辦事內容等要素無遺漏填寫清楚后，附在粘貼好車票的差旅費報銷單后，經部門負責人審批后報銷。公司員工在XX公司出差伙食補助50元/天，風沙氣候補助15元/天。其他地方出差50元/天。除此外公司員工不得另外報銷餐費（對公公關招待對方單位領導除外）。公司員工在株洲辦公以及開展5、業務，一律不得報銷出差補助。乘坐火車，從晚上八時至次日晨七時，在車上過夜6小時以上的，或連續乘車時間超過12小時的，可購臥鋪票；火車普通快車路程超過8小時以上的，可購買高鐵快車二等票。符合條件而未坐臥鋪的，按其硬座位票價另加收的空調費等不計入票價的60%計發補助。對乘車超過12小時（含12小時）的，可憑車票以12小時為基數，每滿12小時加發一天標準的伙食補助。XX往返株洲，除中途對公業務辦事外，中途換乘改乘火車，造成車票費用增加，只報XX往返株洲正常車票費用400元，由此造成的在外天數增加，不報銷出差補助。到外地參加會議和各種培訓學習，包含食宿費的會議和培訓，不再享有伙食補助，只享有往返途中伙6、食補貼和途中相關費用報銷。對公業務火車票退票費按國家標準5%報銷退票費，不得借故多報。對出差人員經批準乘坐飛機者，其乘坐往返機場的專線車等費用，可據實報銷。差旅途中應選擇安全、經濟的常規交通工具，嚴禁租專車、乘坐出租車（的士）。出差在外達到住宿標準的，一般管理人員80元/天，部門負責人120元/天，經理150元/天，超出部分自己承擔。職工依規定享受探親費用的，只報銷其往返路程車票。 防寒費：公司防寒費定額標準為1000元/人，需總公司派出員工在XX全年辦公90天以上人員享有。車輛費用： 公司員工自己出車開展公司業務報銷時將出車時間、出車目的地列示明細清單并經用車人員簽字確認，附在報銷單后，作為7、報銷依據。過橋過路費的報銷須與司機出車補助同時報銷。報銷時須將票據按時間順序粘貼整齊，票據時間、地點必須與司機出車行程一致。不一致的一律不得報銷。裝卸費：裝卸費每筆必須寫收據、收據上列明貨物品名、卸貨數量，收據上有收款人簽字，嚴禁經手人全部簽字，否則不予報銷。經辦人要嚴格控制費用，按市場價格給予款項，不得多給。二、采購付款制度：對內采購：1、由采購員根據入庫單（過磅單）數量、合同約定單價，填制付款單。質量人員出具質量合格意見，經財務主管核實入庫碼單數量、合同單價與付款單數量、價格、金額是否一致，并在入庫碼單及付款單復核簽字后，單筆采購金額在20萬元以下的由副經理簽批即可，金額超過20萬的必須經8、經理簽批才能承付。2、采購貨物后，能夠與供應商協商達成先預付部分貨款等貨物加工完畢后根據質量情況全額付款的，應預留一定比例的質量保證金（至少30%），待加工完畢后，凡實際加工出品率未達到公司規定的出品率標準，必須扣除損耗，才能辦理結余付款手續。3、由采購員填寫付款申請表，單價不一樣的同一品種不能填制一張付款申請單。每月的付款貨碼單，原則上當月編制的，應當月由出納完成，不能找理由搪塞。支票的日期一定要早于采購貨碼單的日期，同一日貨碼單上的貨物編制數量不能太多，日期往后推。支票單上應由我方經辦人簽字，其他外來人員一律不能簽名。付款的同時，開具付款收據，有收款人簽字，錢賬兩清，公司備案。對外貿易采購9、：1、凡貨物進XX公司庫房的，由外貿相關采購員根據供應商身份證復印件、入庫單（過磅單）數量、合同約定單價，填制付款單，經財務主管核實入庫碼單數量、合同單價與付款單數量、價格、金額是否一致（合同由相關保管人員復印并留底保存），并在入庫碼單及付款單復核簽字后，單筆采購金額在20萬元以下的由副經理簽批即可，金額超過20萬的必須經經理簽批才能承付。2、凡貨物不進XX公司庫房的，原則上要有合同及供應商身份證復印件，不是地產品種的原則上要有增值稅專用發票、合同及供應商身份證復印件，并由外貿相關采購員根據入庫單（過磅單）數量、合同約定單價，填制付款單，經財務主管核實入庫碼單數量、合同單價與付款單數量、價格、10、金額是否一致（合同由相關保管人員復印并留底保存），并在入庫碼單及付款單復核簽字后，單筆采購金額在20萬元以下的由副經理簽批即可，金額超過20萬的必須經經理簽批才能承付。如有緊急情況，發票來票日期可以適當考慮延后（一半不超過一個月），但必須有身份證復印件、合同及財務審核、相關領導簽字審批才能承付。對外貿易、對內采購凡貨物買入即一次性付款的，貨物入庫時，質量人員出具相關質量意見，不合格的拒收，財務拒絕付款；出具合格意見的，辦理相關手續后，財務付款，由公司經理根據貨物加工質量情況對相關采購人員及出具質量意見人員進行業績考核。三、對外貿易銷售回款制度：1、銷售人員應于規定收款日期（為加速資金回籠和保證11、資金安全，發貨開票后，回款一般應不超過3個月），向客戶收取貨款。2、所收貨款如為支票、承兌，應及時交財務辦理銀行托收。3、未按規定收回的貨款或支票，除依據相關規定懲處負責的銷售人員外，若產生壞賬時，銷售人員必須付賠償的責任。4、對于大額貨款（5萬或以上），一般由購貨方直接打款至公司賬戶或開具承兌匯票至公司，銷售人員不得直接收取貨款。5、XX公司所有員工借支年底前必須兩清，不得拖欠公司賬務。6、外貿人員不得借故利用公司資金周轉與公司無關業務，一旦查處，報公司領導，交相關部門處理。四、單據及其他辦公資料保存：貨款收據及商品收購臺賬應秘密保存，其他證件及復印件、會計資料等由專人負責保存至文件柜，非本12、單位人員不能接觸。五、倉庫管理員每月編制商品質量情況處理表。與供應商達成協議預付部分貨款的，公司能控制質量風險的，采購員根據質量處理情況，編制付款申請單。倉庫管理員及時編制入庫單，以便財務及時準確核算成本。嚴禁公司員工，尤其是外貿員工，借故使用公司庫房，儲存公司無關業務貨物，以保護公司資產安全。采購員每月編制付款明細表，財務根據商品質量情況處理表和付款明細表進行匯總，編制未付款明細表，財務留存一聯，經理一聯，出納留存一聯，報公司一聯。六、倉庫加工費：由倉庫保管員根據加工工時及加工費標準，于每月月底統計，并經相關復核無誤后，雙方簽字，經財務主管復核，經理簽批，辦理承付手續。七、出納應妥善保存銀行13、支票、電匯匯票及現金，支票使用完后由出納填寫印章使用情況登記表，經相關印鑒保管人批準后方可去辦理新購支票的業務。八、其它相關事項：1、印鑒分管：財務專用章由財務主管保管，個人印鑒和公司公章由經理保管，如應外出或探親回家，應填寫印章使用情況登記表，記錄相關交接人員及相關人員簽字，授權其它人員保管和使用。2、授權付款：遵循相互牽制原則，因經理或財務主管不在，分別由其指定代理人辦理或電話告知，經理短信同意，才能辦理。 未盡事項，進一步完善。 此規定于XX年三月執行，XX年十二月二十一日補充。XXXX藥材有限公司XX-12-18附件： 市內交通費審核表 年 月 部門 姓名 事項日期起始地點外出辦事單位實際費用備 注合 計部門負責人簽字：