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1、貿易公司綜管部行政辦公與安保衛生管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 標 準 操 作 程 序部門：綜管部題目：行政管理制度執行日期：編號：SC-03起草：審核：批準：修訂日期：第一章 總 則一、目的：為完善公司行政管理機制，建立規范化的行政管理制度，提高行政、后勤管理水平和工作效率，特制定本制度。二、適應范圍：公司全體員工三、責任部門：綜管部第二章 會議管理規定一、會議分類公司會議包括總經理辦公（擴大）會議、專題會議、周質詢會、月度質詢會、月例會、部門周質詢會。（一）總經理辦公（擴大）會議1召開時間總經理辦公（擴2、大）會議由總經理視需要適時召開。2會議主持總經理辦公（擴大）會議由總經理主持。3參加會議人員由部門經理及以上管理人員、指定人員參加總經理辦公（擴大）會議。4會議議題總經理辦公（擴大）會議題主要是商討年度經營計劃及管理決策；研究重要人事任免或薪酬福利政策；部署重要工作；通報重要情況；聽取工作匯報；總經理出差前工作布置等。（二）專題會議1召開時間公司各項專題會議，根據公司的經營管理情況具體確定召開時間。2會議主持公司各項專題會議由專項負責人主持。3參加會議人員由專項負責人及專項小組成員、指定人員參加公司各項專題會議。4會議議題公司各項專題會議主要是對專題項目進行研究、審議、決策；就專題項目實施過程3、進行檢查、跟蹤、總結等。（三）周質詢會1召開時間各部門人員每周六14：00前制定周工作監查表上交部門負責人，部門負責人則應在14：30前制定好周工作監查表，連同電子版方式一并提交綜管部整理。周質詢會每周六下午15:30至18:00召開。2會議主持周質詢會由總經理主持。3參加會議人員由部門經理及以上管理人員、指定人員參加周質詢會。4會議議題公司周質詢會議題主要是各部門負責人匯報本周工作業務進展和完成情況；分析問題，總結經驗，糾正偏差，調整措施和方法；審議下周工作計劃，協調工作關系等。會上總經理給予各部門的周工作監查表及總結進行點評，綜管部經理助理現場給予修正。（四）月度質詢會1召開時間各部門人員4、每月末最后一個工作日9：00前制定月工作計劃表上交部門負責人，部門負責人則應在11：00前制定月工作計劃表以電子版方式提交綜管部經理助理整理。月度質詢會安排在月底最后一個周六15:00至17:00召開，如遇節假日提前至當月最后一個工作日。2會議主持月度質詢會由總經理主持。3參加會議人員由部門經理及以上管理人員、指定人員參加月度質詢會。4會議議題月度質詢會主要是各部門負責人匯報當月工作業務進展和完成情況；分析問題，總結經驗，糾正偏差，調整措施和方法；審議下個月工作計劃，協調工作關系等。會上總經理給予各部門的月工作計劃表及總結進行點評及補充，綜管部經理助理給予修正。對沒有期限的任務，當場討論確定期5、限；對可度量而沒有度量的任務當場確定度量數；對中長期任務要制定階段任務完成時間表；對無法度量的任務不予考核；當場討論確定權重問題。（五）月例會1召開時間月例會安排在月底最后一個周六17:00至18:00召開，如遇節假日提前至當月最后一個工作日。2會議主持月例會由總經理主持。3參加會議人員由主管級以上人員參加月例會。4會議議題綜管部傳達公司新的有關規定和當月員工獎懲情況；通報員工的建議和意見，對未被采納的建議和意見做出說明等；由總經理總結匯報公司當月業務進展和工作完成情況；分析問題，總結經驗，糾正偏差，調整措施和方法；通報下月工作安排。 （五）部門周質詢會1召開時間公司各部門周質詢會每周五15:6、00至16:00召開。2會議主持公司各部門周質詢會由部門負責人主持。3參加會議人員由部門全體成員參加部門周質詢會。 4會議議題公司部門周質詢會主要是部門負責人通報當周階段性工作業務進展和完成情況；部門成員小結當期工作業務，分析問題，總結經驗；集體討論，糾正偏差，調整措施和方法等。二、會議傳達1會議確定后，由綜管部通知相關與會人員，并準備會議材料，重要會議與會人員須在會議簽到表上簽到。2總經理辦公（擴大）會議和專題會議須安排專人記錄，會后24小時內將整理會議記錄送主持人審閱；需形成會議紀要的報主持人審定簽發，并于會議次日印發。3需要傳達的會議文件或材料，按會議主持人批示進行傳閱，傳閱人須在文件或7、材料上簽署姓名和日期。由綜管部負責會議紀要的草擬及報批工作。會議紀要于會議結束后第二個工作日12:00前提交會議主持人審定簽發。三、會議紀律1接到會議通知后，與會人員須依時參加會議，不得無故缺席或借故推脫。確實不能按時與會的，須會前向會議主持人說明原因。2會議進行期間，與會人員須將手機調至震動狀態或關機，禁止吸煙，不得隨意走動或外出。3違反會議紀律者，按獎懲條例給予處罰。第三章 文檔資料管理規定一、文件的收發（一）收文規定1來文由綜管部統一簽收并及時交總經理簽閱后再交相關部門處理。2建立健全證件的催辦制度。政府主管部門指辦的證件或需公司答復的來函，由綜管部指定專人負責催辦，各部門應及時告知承辦8、事項的處理結果，以防止漏辦或延誤。（二）發文規定1各部門文件由本部門自行負責起草。2起草文件要一文一事、觀點明確、文字精煉、條理清楚、標點正確。3各部門起草的以公司名義所發的文件，由綜管部統一編號，送至總經理簽發。（三）文檔、資料的保管1立卷、歸檔要求（1）各部門文件、資料自行歸檔，以公司名義所發的文件由綜管部歸檔。（2）文件須按統一要求整理，應做到齊全、完整，保持文件之間的歷史聯系，分類要清楚，案卷標題要明確。（3）財會檔案按國家財務工作的規定保管。2歸檔范圍（1）來文（2）公司戰略、年度計劃，總結材料，統計資料。（3）公司制度、客戶檔案、人事檔案、會議記錄、決議、決定，重要會議形成的材料。9、（4）授權書、委任書、協議、合同、項目方案、通知通告、報告等。（5）財務計劃、決策、報表。（6）其他需長期保管的材料。3文件、資料的保管（1）文件、資料由綜管部檔案管理員負責保管。各部門文件、資料自行歸檔后，每年5月前移交綜管部。（2）檔案柜的放置要整齊，利于防風、防潮、防曬、防蟲。檔案管理人員要定期對檔案進行檢查。（3）財務部資料、檔案由財務部自行保管。4文檔、資料的調閱（1）調閱文檔、資料要履行登記、注銷手續。調閱前經綜管部填寫文檔、資料借閱單。（2）重要的機密文件、材料須經綜部經理批準方可調閱，不得隨意復印、抄錄。（3）屬于一般性業務文件，經綜管部文檔管理員同意即可調閱。（4）調閱人應愛10、惜所借文檔及資料，不得圈劃、拆散、剪裁、涂改、污損及遺失，更不得隨意轉借。（5）調閱人應及時歸還所借文檔及資料。第四章 合理化建議及意見管理規定為建立高度信任、正常有效的溝通渠道，廣泛聽取廣大員工對公司經營管理方面的合理化建議及意見，傾聽員工心聲，推動團隊建設，促進經營管理水平的提升，特制定如下規定：一、在辦公區域內設立“建議和意見箱”，同時開辟專用電子郵箱，用于征詢、接收員工的建議和意見。二、員工對公司經營管理方面有何建議和意見，可采用書面或電子郵件方式提出；同時，也可以表達個人思想和職業發展方面的主張和意愿。三、員工認為自身合法權益受到侵犯，或對公司經營管理措施持有不同意見，或發現違反公司11、管理規定的行為，皆可以進行舉報。公司將為舉報人保密。四、綜管部為合理化建議和意見受理責任部門，須指定專人負責管理“建議和意見箱”和專用電子郵箱，每周五上午開啟一次，收集整理相關材料和信息，填制合理化建議及意見匯總表，于周六上午10:00時呈報總經理閱示，并于公司周質詢會上予以討論和評議。五、綜管部于公司月例會上予以公布被采納的建議和意見，如能產生明顯效益或取得良好成效的，公司按獎懲條例給予獎勵。未被采納的建議和意見，公司有待于進一步探討，有署名的會后給予反饋。六、提交合理化建議和意見專用郵箱為第五章 辦公用品與財產管理規定為加強公司資產的保管及使用管理，使公司各項資產及辦公用品能夠得到充分利用12、，不致造成財物的流失，特制定如下規定：一、申請及采購1、辦公用品的購買，由各部門根據需要于每月底前將辦公用品申購計劃提交綜管部。2、綜管部經理對各部門上報的申購計劃進行審核，再由綜管部匯總辦公用品采購申請單，交總經理審批，然后交由綜管部指定專人統一購置；各部門未經綜管部同意不得私自購置辦公用品，否則不予報銷。 3、固定資產的購買，由使用人向綜管部提交申請，并會同綜管部專人尋價后，將購置申請與尋價單報總經理審批。4、負責采購人員在確保質量的前提下必須做到“貨比三家、物美價廉”節約辦公費用，并取得合法有效的發票。5、各類報銷發票單位名稱必須寫我司全稱，若有誤，則該筆費用不予報銷。二、領用及保管1、13、采購物品經驗收合格后，由綜管部建立管理臺帳，辦好登記入庫、出庫領用手續，出庫一定填具辦公用品領用登記表并由領取人員簽字。2、耐用年數在一年以上或單價2000元以上的物品，并且在使用過程中保持原有實物形態的資產，綜管部應填具固定資產登記卡，填注購置金額、耐用年限、分類編號，使用部門（或人員）等存檔備查。3、公司所有資產由綜管部負責管理，分發到各部門的電子設備、通訊設備及辦公用品歸由各使用部門管理。4、各部門應對使用及保管的財產物資妥善保管，避免丟失，對重要物品設專管員，定期保養維護。如有損壞須及時報綜管部進行修理，對人為造成損失的，當事人須照價賠償。5、按規定報廢的財產物資，須經綜管部批準后，由14、綜管部統一處理，所回收款項交財務部。6、員工離職時，必須將領用的辦公用品退還給綜管部。三、資產盤點綜管部應會同財務部每年12月底前對固定資產盤點一次，核對財產數量及使用情況。盤點后應填具盤存單一式二份，注明盈虧原因，呈報總經理核準后一份送財務部入帳，一份送綜管部備查。第六章 辦公設備管理規定一、網絡服務器、打印機、復印機、傳真機等設備由專門人員維護管理，其余電腦由使用人員負責維護管理，并保持機器的清潔和完好。下午下班時要關掉復印機、打印機、電腦的電源。二、所有收、發傳真件均由專職人員統一辦理，其他人員如有需要收、發傳真，需交給專職人員辦理。三、員工因工作需要復印文件或資料的，復印紙張應控制、節15、約使用，能重復使用的紙張堅決不能浪費。四、傳真機要保持24小時開機，下班時要檢查傳真機是否處于開機和自動接收狀態。五、違反以上規定者，由綜管部向其提出，第1次書面警告，以后每次罰款100元。 第七章 通訊工具管理規定一、公司綜管部負責電話的配備、管理和監督電話的使用。二、公司電話由綜管部負責統一安裝及線路的檢修管理工作。未經其批準，各部門或個人不得自行接、拆移電話機及附加分機。三、員工不能利用公司電話打私人電話。確有特殊情況者，市話應控制在5分鐘內。四、根據工作需要，要求使用公司短號的，由部門或個人寫出書面申請，經總經理批準后由綜管部部統一辦理，并由其做相應登記。五、違反以上規定者，由綜管部向16、其提出，第1次書面警告，以后每次罰款50元。 第八章 安全保衛管理規定一、綜管部應經常對公司員工進行安全教育，提高安全觀念，組織有關人員開展定期或不定期的安全檢查，發現漏洞和不安全因素，要督促有關部門及時解決。二、部門負責人對安全保衛工作負直接的領導責任。在工作中應做到：（一）人人有責任維護辦公場所安全，做到下班人走關燈、切斷電源、關閉門窗、鎖大門。（二）對本部門的文件資料，嚴格管理、嚴防丟失。（三）不得將易燃、易爆及有毒物品帶入辦公場所，不得在辦公室吸煙，不得焚燒廢紙。不準在宿舍內使用電爐，私接亂接電源。（四）發現漏洞和事故隱患，立即解決或報告。（五）對不按以下規定執行，造成損失的，不論什么17、原因，由其承擔全部損失。1現金保管人員必須認真執行國家規定，到銀行存、取大額現金510萬元必須有1人隨行；10萬元及以上必須有2人隨行；隨行人員在隨行過程中不得以任何理由中途離開。2公司人員與客戶發生的1萬元以上的現金收支，必須與客戶在銀行內辦理交接，保證其安全。（六）現金支票和財務印章由專人保管，每天留存的備用金和主要單據，下班前要鎖入保險柜。（七）各類貴重辦公設備，指定專人保管。三、違反以上規定者，第一次書面警告，以后罰款100元/次。第九章 防臺管理規定根據防臺工作需要，在臺風來襲前6個小時，綜管部負責安排人員防臺值班。一、非上班時間防臺值班職責（一）臺風來襲前1、負責檢查辦公室門、窗是18、否關閉鎖緊，外墻懸掛的空調設備是否牢固。2、電腦、復印機、打印機、傳真機等要加蓋防護罩。3、負責每1小時上網查看一次臺風最新動態（香港氣象臺網址：www.hko.gov.hk）且做好記錄，并將有關信息傳遞到本部門、綜管部、公司領導等。 （二）臺風來襲中1、值班時間要堅守崗位，不得擅離職守（特別是夜間，不能睡覺）。2、每半小時巡視、檢查各房間的狀況并做好記錄。若發現有進水現象，應立刻采取相應措施并拖干地面積水。3、若發生突發事情，應立刻向公司領導通報，并根據領導的意見迅速處理。二、上班時間防臺值班職責（一）防臺工作主要由綜管部人員負責（順序：司機、文員、經理，其中網上查看臺風動態由文員或經理負責19、）。 （二）職責同非上班時間的防臺值班一樣，同時兼顧本職工作。第十章 車輛管理規定為提高車輛運行效率，加強車輛及司機的調度管理，規范送貨司機的操作行為，公司特制定本管理條例，望全體司機嚴格遵照執行。一、駕駛操作規范1、每天出車、收車時，要認真填寫出車行程統計表并簽名，如漏填或不認真填寫者，以曠工論處。一個月三次不填寫者，給予記小過處分；一年累計超過二十次不填寫者，給予記大過處分。2、自覺遵守交通規則，服從交警指揮，不開英雄車，不開疲勞車，做到文明駕馭，安全行車。3、駕駛車輛時，要檢查攜帶證件是否齊全。如因不檢查造成的一切損失，責任全部由當事人承擔。4、每次出車前，要檢查車輛狀況，包括油門、剎車20、機油、水箱、車燈、輪胎、方向盤、車門、車廂、車輛衛生以及各個部件是否符合要求，方可行車（如因沒有機油或水造成燒發動機、波箱，后果由當班司機承擔）。5、愛護車輛，維護車輛的的安全性能，做到勤洗刷、勤保養，保證車輛完好無損，提高車輛使用壽命。6、下班時間要按公司指定的地點停放車輛，且收車后，使用車輛的司機要整理車內物品，清理車內雜物，隨時保證車輛整潔、美觀。7、熟悉安全駕駛知識和安全規程，掌握車輛保養檢修的基本知識，熟悉日常保養內容，懂得一般常見故障的檢查和排除。發現有異常情況及時匯報隊長，有問題不報告而造成一切損失，由當事人負責（特殊情況經核實的可酌情給予處理）。8、駕駛車輛發生事故時，要及時21、搶救傷員，保護好事故現場并通報交警和保險公司及時處理。9、司機離開駕駛室或駕駛室無人的情況下，必須關閉車窗，車輛鑰匙隨人取走，以確保車輛及財物之安全。如因此而出現任何損失，由當班司機負責予以賠償。10、不得將車輛借給別人使用，一經發現，重罰500元；如造成損壞或事故及丟失，一切由借出車輛人負全部責任。11、送貨往返途中，不搭乘與公司工作任務無關人員隨車往返，更不能將車交給別人駕駛。往返路途要按照規定路線行駛。不得拉載與公司無關的產品（有特殊情況須向銷售部區域主任請示批準）。二、配送貨物行為規范送貨司機必須熟悉公司經營的商品名稱、規格，確保配送工作的順利進行。1、市內送貨司機每天早上8點30分上22、班時，當班司機應主動到銷售部拿銷售單，并及時交給倉庫配貨。在貨物裝車時，司機須與倉管員對單驗貨，保證單、貨準確無誤。同時，保證貨物的擺放整齊、完整無損。如發生單據變動時，司機當事人要簽字。2、貨物出庫后，由于人為因素造成貨物缺失的，責任全部由司機承擔。運輸途中，司機和送貨員應隨時注意貨物在車輛行駛過程中的安全狀況，發現異常情況，及時處理。特別是遇到刮風下雨天氣，更應檢查防護措施是否到位，保證貨物安全到達。3、送貨到客戶處，須負起押運商品的責任，送貨司機相互合作，合理分工，完成送貨工作。要主動、熱情按客戶要求將貨物擺放整齊。要和客戶一起驗收，辦完一切交接手續并確認。如貨物有數量或質量問題，要作出23、解決辦法并告知銷售部。將銷售單隨車帶回并交給銷售部。4、對客戶提出的不滿意見或投訴，要耐心聽取。如當時知道原因的，要耐心解釋清楚。如解釋不了，要做好記錄，并告訴客戶回去盡快給予答復。回到公司應及時向銷售部主管匯報。絕對不允許與客戶發生爭吵，說消極言語，破壞公司形象和信譽。5、要發揮團隊精神，不分工作繁簡、輕重，都應積極完成。而且與各部門協調好工作，不能指責對方，更不能在客戶面前表現出來，影響公司的形象。6、按要求、按時出車上班，熱愛本職工作，工作熱情主動，積極完成當天的各項工作，上班時必須堅守崗位職責，不能借故擅自離開工作崗位，違者以曠工論處。7、出庫、入庫（含退貨）要認真點清貨物，交接清楚后24、，一切貨物責任由當班司機承擔從出庫裝車到客戶驗收的責任。8、在退貨時恰逢倉庫下班時間，司機將填好退貨登記表，第二天必須及時由倉儲部主管及驗貨員兩人核查退回貨物與單據是否一致。三、貨款回收行為規范1、出車送貨前，司機必須與銷售部確認要收款的單據，并妥善保管好這些單據，絕對不能丟失。如發生遺失并造成貨款無法回籠，由此造成的損失（除不可抗力因素外），由當班司機承擔。2、司機收款時，態度要積極，爭取收到貨款，保證公司的貨款及時回籠，同時必須保證所收貨款與單據一致。絕不能為了給客戶留下好印象或趕時間就把貨單或欠單留到下次給其他同事收款。3、發生退貨時，應耐心詢問客戶退貨原因，如實與銷售部區域主任聯系溝通25、并確認，擅自作主退貨有誤者，由當班司機承擔一切責任。如銷售部同意退貨，單據須注明清楚。回來公司后，應及時、認真與倉庫辦理退貨入庫手續。如要退貨退款時，必須做好記錄，注明清楚每一家客戶的退貨退款情況。4、發生收到假幣時，應及時與客戶說明緣由，但不能與客戶發生爭執，盡量挽回損失。如不能挽回，將由當班司機與公司各承擔一半損失。5、如發生客戶投訴，經核實是當班司機的錯誤或態度、服務的原因造成，公司將給予當班司機記大過處分（扣罰9日基本薪）。四、司機違章罰款的規定1、由貨物或車輛造成違章罰款，如車輛證件辦理不齊全、車輛發生故障、貨物超重、車輛超長超寬超高等，公司給予全報。2、如進入禁區及必須停車裝卸貨物26、的禁停地帶而造成的罰款，個人承擔5元。3、車輛行駛時速80KM/小時（含）以上造成的超速罰款由司機個人承擔，車輛行駛時速80KM/小時以下造成的超速罰款由公司承擔50%，司機個人承擔50%。4、人為的違章，如闖紅燈、壓線行駛；不按規定方向行駛、會車、倒車、掉頭；違反交通信號指示、標志及酒后駕車等，由司機個人承擔違章罰款。5、人為的違章本著誰駕駛、誰負責的準則，若不能辨別違章時的駕駛員，則由當班司機共同承擔責任（此條款只適用于長途組）。6、非公事不得以任何理由擅用公司車輛及執行公事過程中利用公司車輛辦理私人事情（特殊情況須經公司領導批準），違者給予記大過處分（扣罰9日基本薪）。第十一章 衛生管理27、規定一、衛生清潔工作的標準是整潔、美觀，辦公用品及設備擺設整齊。（一）桌面、座椅、臥柜、茶幾、墻壁、窗戶、大門等應干凈、無灰塵、無水漬、無污漬；（二）地面無果皮紙屑、水漬、污垢、煙頭或其它丟棄物；（三）天花板、死角等無積塵、蛛網；（四）廁所無異味；（五）個人儀表整潔、干凈。二、公司人員都是衛生工作的責任人，根據分工確定責任范圍，各負其責。（一） 辦公室衛生1、責任人：全體辦公室人員；監督人：各部門負責人 2、衛生工作安排下班后，各部門人員應整理好其桌面、座椅及清理周圍環境衛生；茶幾、煙灰缸、茶杯等隨時清洗；（二）辦公室接待區/會議室衛生1、責任人：綜管部經理助理；監督人：綜管部經理2、衛生工作28、安排桌面、座椅、地面等附屬面清潔每天一次；茶壺、煙灰缸等隨時清洗；（三）總經理辦公室衛生1、責任人：保潔員；監督人：文員2、衛生工作安排（1）桌面、座椅、地面、窗臺等附屬面清潔每天一次；茶幾、煙灰缸、茶杯等隨時清洗；（2）員工通道墻壁、總經理辦公室門窗、廚柜、花盆等附屬品清潔每天一次；（五）餐廳衛生1、責任人：保潔員及廚工；監督人：綜管部經理助理2、衛生工作安排表（1）灶臺、洗菜池、洗手池、餐桌、餐具用餐后清潔一次；（2）地面、窗臺等清潔上、下午各一次；（3）員工用餐后，應將剩飯、菜倒入指定的垃圾桶內；（七）車輛衛生 1、 責任人：駕駛員；監督人：儲運部經理、綜管部經理2、 衛生工作安排表（1）車廂內、車輛外表清潔月中、月末各一次；（2）用干濕布清潔各種電器、大吊燈等外殼，清洗空調過濾網、水籠頭過濾網每月一次；（3）油漆、加固空調鐵架每年一次；每年11月份斷開空調電源；三、衛生清潔檢查工作由綜管部經理負責，成立檢查小組（檢查小組由部門負責人組成），按照衛生工作時間表的規定進行月中、月末衛生工作檢查。（一）各衛生責任人，應按照分工做好衛生清潔工作。如檢查不合標準者，第一次由監督人向其提出警告，以后罰款每次100元。（二）各衛生監督人，應認真檢查。如檢查監督不力，第一次由檢查小組向其提出警告，以后罰款每次100元。