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1、貿(mào)易銷售公司各部門架構(gòu)與事務(wù)說明制度規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 辦公室人員編制方案為適應(yīng)公司發(fā)展需要，強調(diào)崗位與公司組織的有機銜接，以公司現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，強調(diào)崗位對未來發(fā)展的適應(yīng)，進行崗位編制，有利于公司實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的指揮，建立嚴格的責(zé)任制，避免職能重疊和無人負責(zé)的現(xiàn)象，做到各類人員科學(xué)管理，特制定本方案。一、組織架構(gòu)二、綜合部架構(gòu)說明一）、日常事務(wù)：1、負責(zé)部門日常行政事務(wù)管理工作，協(xié)助銷售負責(zé)人做好與公司各環(huán)節(jié)的對接工作，及時向各成員傳達各項指示，做到上傳下達的橋梁作用；2、負責(zé)制定、落實辦公室工作計劃和辦2、公室內(nèi)部的管理；3、負責(zé)公司的印章管理；負責(zé)通訊、交通、招待、辦公費用的審核和標(biāo)準(zhǔn)管理及權(quán)限內(nèi)的財務(wù)審批；4、負責(zé)審核銷售部及運輸部日常報表及周報、月報等；二）、人員編制1、行政內(nèi)勤1.1負責(zé)完成公司對內(nèi)、對外文件收發(fā)、傳遞、找領(lǐng)導(dǎo)簽批、意見回饋、文件追蹤等事宜；1.2負責(zé)公司印章管理及檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔保存工作； 1.3負責(zé)公司內(nèi)辦公用品計劃統(tǒng)計整理、申報、領(lǐng)用、保管等辦公用品管理工作；1.4負責(zé)客戶檔案的建立與維護、合同管理，每新增一個客戶（簽訂合同為準(zhǔn)），新增一份客戶信息表；年底對已有客戶信息表進行年度更新1.5負責(zé)審核公司下游客戶所有原始回單、運輸費用、月報統(tǒng)計；1.6負3、責(zé)監(jiān)督銷售內(nèi)勤日常工作，及時掌握各客戶銷售動態(tài)；1.7負責(zé)審核水泥貿(mào)易銷售發(fā)票進出總量明細表；1.8負責(zé)銷售部、運輸部日常考核工作及協(xié)助銷售內(nèi)勤催收貨款；1.9服從安排，認真完成臨時交辦的其它工作任務(wù)；2、財務(wù)票據(jù)2.1負責(zé)完成具體運作業(yè)務(wù)的開票申請及進出開票明細工作；2.2負責(zé)及時準(zhǔn)確核對公司各客戶進出開票數(shù)量和金額,銷項不能超過進項總額，結(jié)算稅額、銀行對賬單月報工作，驗證來票；2.3負責(zé)公司每月費用報銷、資金預(yù)算工作，臺賬登記工作及作好各客戶發(fā)票簽收工作；2.4次月5日前統(tǒng)計上月公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（進銷雙方發(fā)票總量），及時準(zhǔn)確呈現(xiàn)各種統(tǒng)計報表；2.5協(xié)助所有人員及時催收貨款；2.6服從安排，認真4、完成臨時交辦的其它工作任務(wù)；3、會計員3.1負責(zé)審核各公司會計憑證并建立臺賬，妥善保管，防止丟失損壞；3.2負責(zé)各公司賬目核對（公賬收付款、客戶付款、現(xiàn)金流收支）、結(jié)賬、編制會計報表；3.3負責(zé)公司內(nèi)部票據(jù)統(tǒng)計及裝訂；3.4次月5日前整理好上月財務(wù)賬目，出具會計報表；3.5服從安排，認真完成臨時交辦的其它工作任務(wù)；三、銷售部架構(gòu)說明一)、日常事務(wù)1、正確掌握水泥市場動態(tài)，定期調(diào)研市場，收集相關(guān)信息；2、分析銷售和市場競爭以展?fàn)顩r，提出改進方案的措施；3、確定銷售策略，建立銷售目標(biāo)，制定銷售計劃；4、負責(zé)收集、整理、歸納客戶資料、維護客戶；二）、人員編制1、銷售部經(jīng)理1.1搜集業(yè)務(wù)信息，掌握市場5、及行業(yè)動態(tài)、特點和發(fā)展趨勢，維護和拓展業(yè)務(wù)工作，制定銷售目標(biāo)；1.2負責(zé)現(xiàn)有客戶的維護工作，保證銷量，跟進后期收款事宜，深層次開發(fā)業(yè)務(wù)，發(fā)掘潛在客戶，樹立良好的信譽度及良好的營銷形象； 1.3嚴格按要求控制現(xiàn)款客戶欠款金額，實施信用管理工作，負責(zé)組織貨款回收及清欠工作，防范經(jīng)營風(fēng)險，保證資金及財產(chǎn)安全；2、銷售內(nèi)勤12.1負責(zé)核對上游廠家發(fā)運計劃（青鵬、冀東、騰輝、紅獅、南海、西南)；2.2負責(zé)核對下游客戶發(fā)運計劃，并按實際銷售發(fā)運明細（噸位、價格）錄入用友系統(tǒng)；2.3及時了解各廠家價格調(diào)整情況，收集各廠調(diào)價函，并將相應(yīng)的調(diào)價通知發(fā)予各個下游客戶簽收確認；2.4負責(zé)核查上游廠家賬戶貨款、余款情6、況，及時上賬并通知銷售人員安排款項，及時辦理付款申請；2.5按各廠家對賬周期，及時與各上游廠家進行對賬，并催促發(fā)票的開據(jù)；2.6每自然月最后一天，與各下游客戶進行銷售、款項的往來對賬并出據(jù)對賬單簽字確認，上報銷售人員審核存檔；2.7負責(zé)統(tǒng)計進銷報表（確保上下游數(shù)據(jù)一致），次月5月前上交上月銷售數(shù)據(jù)；2.8對所負責(zé)各客戶做好應(yīng)收貨款的催收工作。 3、銷售內(nèi)勤23.1負責(zé)核對上游廠家發(fā)運計劃（富豐、海螺、臺泥)；3.2負責(zé)核對下游客戶發(fā)運計劃，并按實際銷售發(fā)運明細（噸位、價格）錄入用友系統(tǒng)；3.3及時了解各廠家價格調(diào)整情況，收集各廠調(diào)價函，并將相應(yīng)的調(diào)價通知發(fā)予各個下游客戶簽收確認；3.4負責(zé)核查7、上游廠家賬戶貨款、余款情況，及時上賬并通知銷售人員安排款項，及時辦理付款申請；3.5負責(zé)統(tǒng)計下游客戶欠款情況，每日上報欠款明細，并完成欠款催收；3.6負責(zé)協(xié)助下游客戶開據(jù)各水泥廠家質(zhì)量保證書；3.7按各廠家對賬周期，及時與各上游廠家進行對賬，并催促發(fā)票的開據(jù)；3.8每自然月最后一天，與各下游客戶進行銷售、款項的往來對賬并出據(jù)對賬單簽字確認，上報銷售人員審核存檔；3.9負責(zé)統(tǒng)計進銷報表（確保上下游數(shù)據(jù)一致），次月5月前上交上月銷售數(shù)據(jù)；3.10對所負責(zé)各客戶做好應(yīng)收貨款的催收工作；四、運輸部架構(gòu)說明一）、日常事務(wù)1、認真貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī)，自覺遵守交通法規(guī)，按時完成各項運輸任務(wù)；2、負責(zé)管理運8、輸公司車輛及人員管理，并編制運輸計劃，制定運輸價格；3、負責(zé)做好車輛及司機的費用收支及油耗管理工作，道路運輸許可證辦理，按時交納養(yǎng)路費、車輛保險購置工作；4、加強司機安全教育培訓(xùn)工作，督促司機做好車輛日常維護保養(yǎng)工作，提高車輛完好率；二）人員編制1、調(diào)度員1.1與上下游客戶確認好水泥發(fā)運計劃，合理分配路線確保車輛運行情況；1.2負責(zé)公司自有車輛及外部車輛日常水泥運輸業(yè)務(wù)的調(diào)派工作，并下達運輸計劃；1.3負責(zé)各目的地、運距的確認，并合理制定運輸價格；1.4與上游廠家銜接并協(xié)調(diào)當(dāng)日運輸計劃按時裝運與發(fā)運；1.5負責(zé)處突發(fā)工作：如下游目的地的變更、車輛無法按時到達裝貨地等臨時調(diào)配工作并做好登記；1.9、6負責(zé)做好車輛及司機的費用收支及油耗管理工作，防止油料費用流失；1.7與其它運輸公司保持良好的關(guān)系，與車輛管理人員及內(nèi)勤人員做好溝通協(xié)調(diào)工作；2.車輛管理員2.1負責(zé)對公司車輛安全管理工作，組織司機人員的安全教育培訓(xùn)；2.2負責(zé)公司車輛道路運輸許可證辦理，按時交納養(yǎng)路費、車輛保險購置工作，并做好費用支出臺賬；2.3協(xié)助調(diào)度員做好所有車輛維修、油料消耗月報表的填表工作；2.4協(xié)調(diào)處理車輛事故；保險的索賠工作；2.5完成其它臨時交辦的工作任務(wù)；3、業(yè)務(wù)內(nèi)勤3.1負責(zé)按調(diào)度人員下達的運輸計劃，收集、整理運輸回單，對所負責(zé)各客戶產(chǎn)生的運輸（應(yīng)付款），做好下游付款對賬及簽收工作并錄入用友系統(tǒng)；3.2月初10、1-3號整理上月未收完的送貨單，錄單號到表格，分裝送貨聯(lián)與結(jié)算聯(lián)存檔，將相關(guān)回單信息錄入用友系統(tǒng)；3.3月初3-4號負制作上月運費對賬單，與各司機核對運輸費用，并簽字確認后，交相關(guān)人員審核；審核通過后錄入用友系統(tǒng)3.4每月15號提供上月運輸報表，交相關(guān)人員審核；3.5每月16-22日整理收集當(dāng)月送貨單，錄送貨單號到表格，分裝回單客戶聯(lián)與結(jié)算聯(lián)存檔，將相關(guān)回單信息錄入用友系統(tǒng)；3.6定期將各個廠、客戶結(jié)算的運費相關(guān)資料（對賬單、送貨單）整理齊全，交由相關(guān)人員去該公司對賬、辦理掛賬手續(xù)和轉(zhuǎn)款手續(xù)；3.7定期敦促各個廠、客戶及時將未付運費款結(jié)算給公司；3.8記錄運輸項目的付款、收款明細；3.9次月5日前上報上下游客戶應(yīng)收應(yīng)付報表；五、其它1、以上方案編制內(nèi)容為暫行，可根據(jù)實際發(fā)展情況進行調(diào)整； 2、以上辦公室人員編制方案內(nèi)容，將納入每月績效考核；3、以上辦公室人員編制方案歸入綜合管理部監(jiān)督執(zhí)行；4、 以上辦公室人員編制方案已經(jīng)公司總理審核通過后開始執(zhí)行。XX年2月9日