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1、貿易有限公司人力資源部人事檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的建立健全員工基本情況及工作業績檔案，便于對員工正確全面的評價，為公司管理決策提供各種人事方面的基本數據。2 適用范圍適用于公司各級各類員工人事檔案的收集、整理、保管、利用作業。3 職責3.1 公司董事會負責總監級及以上員工人事檔案的管理。3.2人力資源部負責經理級及以下員工人事檔案的收集、整理、保管、利用管理。4 定義 4.1 人事檔案：記錄員工個人及其有關方面歷史情況的材料。4.2 員工培訓檔案：是對員工自進入公司工作開始所參與過的各種2、培訓活動的記錄。5 作業內容 5.1 人事檔案的內容 記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史的履歷、自傳材料； 員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料（可選）； 對員工的有關歷史問題進行審查、甄別和復查的人事材料（可選）； 記載員工在職期間違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。5.2 人力資源部應備員工檔案包括下列：5.2.1 人事錄用檔案5.2.1.1 人事錄用檔案包括以下文件資料：5.2.1.1.1 個人簡歷5.2.1.1.2 員工資料登記表5.2.1.1.3 面試記錄表及筆試答題 5.2.13、.1.4 勞動合同及補充勞動協議或其他相關協議文件5.2.1.1.5 員工身份證復印件5.2.1.1.6 員工專業文憑或學歷證明復印件5.2.1.1.7 職業技術資格證書復印件5.2.1.1.8 離職證明5.2.1.1.9 XX市職工勞動手冊或XX市流動人口勞動手冊（可選）5.2.1.1.10 體檢報告5.2.1.1.11 其它5.2.2 人事異動檔案5.2.2.1 調配申請審批表及相關人事任命、通知5.2.2.2 轉正審批表5.2.2.3 員工離職：離職申請表、員工工作交接手續清單、員工離職手續辦理單、員工自動離職報告單及工作交接明細材料、薪資結算證明材料等合并歸檔。5.2.3 人事考評檔案4、 .1 試用期員工綜合評價表.2_年績效目標表.3XX貿易200_年_月績效考核表.4重要事實記錄表.5績效考核申訴表.6綜合評價表.7周邊考核表.8考勤匯總表等5.2.4 人事獎懲檔案 5.2.4.1 員工獎勵申請表5.2.4.2 員工處罰申請表5.2.5 人事培訓檔案 .1 員工培訓檔案由人力資源部培訓組負責統一管理。 .2 在工作期間，員工自費參加社會上舉辦的各類業余進修課程的成績報告單結業證書復印件等有關材料，以及員工由公司全額或部分出資參加社會上舉辦的各類脫產或業余進修課程而與公司簽署的培訓協議及成績報告單、結業證書復印件等有關材料，由人力資源部薪酬福利組歸入個人檔案，并將副本一份轉5、培訓部進入員工培訓檔案備案。5.3 人事檔案的收集 新員工個人人事錄用案資料于員工錄用到職一周內交人力資源部薪酬福利組建立員工個人檔案。 各種人事任命、通知公布一周后，連同該案核準憑證（申請或簽呈）合并歸檔。 各種薪資異動申請或簽呈核準后一周內，連同該案異動通知合并歸檔。 人力資源部績效考核組每年向薪酬福利組提供每個員工當年的績效考核結果統計表。 各種人事獎懲通知公布一周內，連同該案核準憑證（申請或簽呈）合并歸檔。5.4 人事檔案保密規定 5.4.1 任何部門、任何人員對員工人事檔案材料內容，一概不得擅自加以刪除或銷毀。 5.4.2 除下列人員外，任何人查詢、借閱在職員工人事檔案需經人力資源部6、經理批準（借閱總監級人員檔案需經董事會批準）： 5.4.2.1 總經理5.4.2.2 人力資源部經理（不含總監級人員檔案）5.4.2.3 人力資源部薪酬福利主管5.4.2.3 員工直接主管及隔級主管（薪資信息除外）5.4.3 查詢、借閱在職員工人事檔案需辦理登記手續。5.4.4 接觸員工人事檔案人員，必須對員工人事檔案材料內容嚴格保密，不得擅自向無關人員泄露。5.5 員工個人情況變更規定 5.5.1 員工進入公司前，由員工填寫員工資料登記表。 5.5.2 員工資料登記表中項目內容如有變化，員工應以書面形式及時準確地向人力資源部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人力資源部掌握正確無誤的資料。5.6 員工人事檔案的利用 員工人事檔案為公司管理決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供材料。人力資源部薪酬福利組應于每月15日編制本月員工名冊，送總經理備查。6、本制度由人力資源部擬定，最終解釋權歸人力資源部，本制度自簽定下發起開始執行。