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1、貿易有限公司業務審批與崗位職責管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *貿易有限公司業務管理制度 第一部分 總則為依法經營、規范運作，保障及促進*貿易有限公司（下稱公司）貿易業務持續健康發展，特制定本制度。 第二部分 業務審批原則一、 本制度規定的所有業務均須由公司有權審批人批準后實施。二、 采購：（一）現貨采購1、公司庫存總金額未超過5000萬元人民幣（不含經審批的代理采購業務）的現貨采購業務，由公司按業務審批流程批準后實施；2、公司庫存總金額超過5000萬元人民幣（不含經審批的代理采購業務）時，現貨采購業務需報2、公司董事會審批。（二）期貨采購 1、 公司所有期貨采購業務，均必須按公司規定審批并簽定合同后才能付款。2、單筆期貨采購業務超過2000噸時，應報董事會審批；3、期貨采購原則上應向鋼廠采購，且期貨采購均應進行授信額度資信評定。三、銷售：1、公司的銷售業務原則上由公司按業務審批流程批準后實施，但賒銷業務應參照廈門市路橋工程物資公司（下稱物資公司）信用管理制度進行嚴格審批并簽定合同后方可進行；單筆銷售業務超過5000噸的賒銷業務，應報公司董事會審批；2、原則上不得對貿易公司進行賒銷，特殊情況確需賒銷的應報公司董事會審批。四、 進出口：1、 進口貨物賒銷或出口購貨預付款原則上不予批準；2、 出口結算應3、盡可能采用L/C等保障大的收匯方式。如因特殊情況采用后T/T或D/A等高風險的結算方式，除收匯后才承擔付款責任的代理業務外，在對外簽約前，必須取得足額出口信用險額度；3、 出口購貨如采用攜款提貨，要確保提貨后交匯票；4、 嚴禁經營“四自三不見”的進出口代理業務。在開展進出口代理業務時，應對工廠資信（包括經營年限、注冊資金、生產規模、納稅情況等）進行嚴格評定。代理進出口業務應委托資信可靠的報關行或貨代辦理報關報檢。不得將空白報關單據逕寄委托方自行辦理報關、報檢手續。不受理由委托方提供手冊的代理進口業務；5、 代理出口原則上應先收匯后付款，如需代墊稅款的，應在收妥全套退稅單據后支付；6、 代理進口4、應爭取收妥全款后方予開證或對外支付。如屬我司有能力自營的商品，且國外供貨商信用可靠、質量有保障、價格適中、回報合理，可在收取足夠保證金后對外簽約、開證；7、 代理進口的對外合同應在委托方簽章確認、簽訂進口代理協議、并經我方認可后方予對外簽約。信用證項下不符單據的接受、承兌，也應要求委托方簽章確認。五、 資金管理：1、 公司所有賬戶的現款余額在（公司凈資產+200萬元人民幣）以上的部分，必須及時匯回物資公司，但所有權歸屬公司。公司收取銀行承兌匯票時要及時向銀行查詢其真偽。同時應及時進行登記并報備物資公司財務部。支付銀行承兌匯票時應嚴格按公司財務管理制度和本制度的相關規定辦理。2、 公司存放在物資5、公司賬上的款項，利息收入歸屬公司（包括與銀行達成的協議存款利息收入）。 第三部分 內貿管理規定第一章 業務人員崗位職責設置一、 業務部經理：1、 負責部門人員的工作安排2、 負責銷售定價3、 負責擬定各項業務制度，報公司總辦會審批后實施 4、 協調指導公司鋼材及江蘇、浙江業務的采購、銷售事項，整體把握業務進程和進展5、 審核公司鋼材業務（合同、付款申請等）6、 定期匯報業務情況7、 定期組織業務人員學習公司有關業務知識，分析、制定相關銷售策略8、 每月月初與財務部制定用款和回款計劃二、 資源、儲運組：（一） 期貨資源1、 每月在鋼廠通知訂貨時，及時收集訂貨資源，制定下個月訂貨計劃；2、 根據合6、同審批程序訂立合同后，應及時收回合同正本，核對合同內容，錄入高達鋼鐵物流商務平臺軟件（下稱高達）及成本核算軟件，并打印付款申請單交由各部門負責人（業務經理或助理、財務部）和總經理簽字，將合同正本交由綜合管理部保管，復印件留存財務部和經辦人；3、合同及付款手續完畢后，應隨時聯系掌握鋼廠信息、貨物發貨情況及貨物集港情況，經業務部經理批準后，及時將貨物規格數量按照XX、XX、XX及各家代理客戶的每月需求分配流向，并應及時聯系各地裝船情況；4、貨物裝船后，及時辦理相關保險（其中包括：轉港貨物保險手續），將運輸合同和裝船清單等原件留存綜合管理部，并各復印一份留存財務和經辦人；5、貨物入庫前，及時將以上信7、息反饋儲運人員，并配合儲運人員做好貨物到港后的接貨事宜；6、貨物入庫后，及時核對高達入庫（儲運組負責）情況； 7、每月及時跟蹤合同發票的索取（其中包括：出廠價格、鐵運費或汽運費、港雜費等），核對與合同是否一致，如有差別，及時登記并反饋公司總經理，并按財務部要求登記和高達錄入；8、 負責跟蹤合同的款項結余情況（與財務部核對）；9、 每周一、三、五以書面形式向上一級負責人提報各鋼廠發貨、集港、在途、入庫等情況；10、 將各家代理業務轉由期貨人員操作。（二） 現貨資源采購1、 每日了解XX市場行情，向部門經理匯報市場動態；2、領取空白支票，（總存量不超過5張，每張限額100萬元人民幣以下）及時通知財8、務入賬且每日向財務部核銷，財務部應做好核銷登記，簽字確認；3、采購200噸以上的貨物需簽訂合同，并到倉庫驗貨，辦理轉庫手續時原則上應有實際厚度；如為不了解的公司應辦完轉庫時支付本票； 4、采購時需填制現貨采購執行表，并按要求在當日（最遲不遲于次日早上10：00）錄入高達軟件(如采購合同號、供貨單位、規格、材質、數量、單價等)，打印采購付款申請單，交部門經理、財務部經理、總經理審批；5、領取提單后，交由儲運人員辦理轉庫事宜（本票當日內），入庫單原件留存財務部；6、若是臨調的貨物，則應要求對方在提單中注明“憑*貿易有限公司提單提貨”或“憑*車號提貨”字樣，將提單傳真至公司，業務負責人及時錄入高達，9、業務銷售人員開具提單；7、每月與財務部核對采購發票和余款情況，月底前將發票和余款收回；發票交由財務部錄入高達，欠客戶的余款打印付款申請單由部門經理、財務經理、總經理審批。 （三） 儲運1、 每日及時向資源跟蹤人員了解集港情況，貨物分配流向，裝配情況；2、每日應跟蹤款項的到賬情況并及時將蓋有財務章的發貨通知正本傳真通知倉庫給予發貨；3、開完加工單后，應負責傳真至倉庫并隨時跟隨蹤加工情況；4、運輸單位在領取提單時，儲運人員應按照運輸協議中指定的人員（核對身份后）簽字領取提單（提單存根聯上應注明：送貨地點、收貨人、聯系電話、運價），并經儲運人員簽字后，方可蓋章發貨；5、在貨物即將到達XX或外地分公司10、時，及時通知運輸單位（指定運輸單位）或外地分公司負責人接貨入指定倉庫，與運輸單位確認相關提交手續（如：介紹信等），并將簽收手續交綜合管理部歸檔，與倉庫聯系入庫事宜，索取入庫單錄（含外地）入高達（包括海運費、保險費、吊費、短駁費等），并將正本交財務部留存；若貨物到達XX后，需要過駁到外地分公司的，則應通知運輸單位辦理過駁并告知過駁船名（保險中轉港工具應注明），以便外地分公司及時落實船到目的港情況； 6、每周了解XX倉庫的進出庫、加工等情況，向部門經理匯報；7、負責與倉庫簽訂倉儲、加工協議，并及時跟蹤了解庫存；負責與運輸單位簽訂運輸協議，辦理或確認相關提單（包括運費、送貨地址、收貨人、聯系電話等）11、提貨介紹信的交接手續；8、每次將現貨采購需要轉庫的貨物于三日內辦理完畢（本票當日內），及時索取轉庫單錄入高達（包括出庫費、短駁費、轉庫費等），將原件留存財務部；9、負責確認臨調倉庫和每月協議倉庫的結算費用（加工費、轉庫費、短駁費、運費等），確認付款申請書內容，由部門經理、財務部經理、總經理審批，并于當月內與財務部核對索取發票；10、客戶提貨、加工出現質量問題時（鋼廠質量標準以內除外），要求客戶提報質量異議后，前往提貨倉庫或XX指定地點驗貨（外地另行安排），確認屬于質量問題的，應以書面形式提報供貨單位或生產廠家，待生產廠家出具書面通知后按鋼廠回復給予理賠。11、 貨物出庫后一周內將倉庫回單聯取12、回并作高達銷售出庫，交財務部留底。12、每月底前將各倉庫庫存表正本（XX1次/月、外地分公司2次/月）提報給財務部。三、分公司：1、每日了解當地市場行情，向公司部門經理匯報市場動態，定期報告訂貨資源。2、開發采購與銷售客戶，保持與客戶的溝通與交流，保證銷售客戶數量(特別是直供用戶)與銷售數量的持續穩定的增長；3、 負責及時將收到的款項匯到公司本部財務指定帳號，在公司財務部確認到帳后，方可開具銷售提單；4、 及時將提單記賬聯原件和倉庫回單聯原件定期郵寄到公司財務部，跟蹤增值稅發票開票情況；5、 選擇本地較有實力的倉儲公司，經公司現場考察并報經公司審批后，與其簽訂合作倉儲加工協議；熟悉該倉庫儲運、13、加工能力、收費標準,避免發生所采購、入庫貨物無法加工或收費過高給公司造成損失，保證所存放、加工的貨物能按時提貨；配合儲運部門向倉庫索取庫存表正本及入庫單正本；6、 如需在當地市場采購貨物的，應與供貨方簽訂購銷合同，以傳真方式報審，由XX公司電匯至供貨方，及時將提貨單取回并辦理轉庫手續，貨物入庫后，將入庫單傳真至XX公司儲運部做高達錄入，最遲于次日將入庫單正本寄送回XX儲運組，當月內將采購發票和余款收回；7、 售本地庫存貨物時，如需貨到收款的銷售業務（含水陸路運輸），應選擇固定的、有實力的運輸單位承運，在報公司審批并與其簽訂運輸協議后，方可發貨，運輸單位 在領取提單時，應嚴格按照運輸協議中指定的14、人員簽字領取提單（提單存根聯上應注明：送貨地點、收貨人、聯系電話、運價）；8、 負責貨款（購貨余款、欠款）回籠,特別是欠款的及時回收；9、 及時將客戶簽收單等相關重要業務單據提交財務部；10、 月底前將新增的客戶資料匯總至業務經理助理；11、 分公司寄往公司本部的單據（含銀行匯票、入庫單等）應建立登記制度，并將郵寄部門的簽收單留存。四、銷售組（一）、業務臨調銷售1、 銷售人員需要臨調的貨物，需填定好現貨采購執行表(如采購合同號、供貨單位、規格、材質、數量、單價等)；2、 交現貨采購人員（如采購人員不在，則另行安排）錄入高達，打印采購付款申請單，由部門經理、財務部經理、總經理審批；3、 通知現貨15、采購員索取提單（提單中應注明“憑*貿易有限公司提單提貨”或“憑*車號提貨”等字樣），將提單傳真至公司，以便交現貨采購人員（如采購人員不在，則另行安排）錄入高達，業務經辦人及時開具提單（開單同現貨銷售規定）；4、 開票時，將采購提單附在銷售提單后面，以便財務核對。臨調銷售單筆不超過100噸且采購量不超過300噸的，采購執行表可后補，但必須在業務發生當日或次日10：00前補齊手續，銷售人員應對貨物銷售的確定性負責，采購人員應對貨物采購及貨款負責。（二）、業務現貨銷售 1、業務經辦人員在貨物銷售發生時應按高達軟件中當日報價（若價格需下浮的，則應請示部門經理同意簽字）及通告欄；收到款時（均須收到票據正16、本。外地分公司銷售人員亦須在收到票據正本后方可傳真至財務并確認，客戶自行傳真件或憑客戶傳真件傳真的一律無效），由財務部經辦人員錄入高達收款登記后，方可開具提貨單（客戶名稱、規格、數量、單價、費用、備注等須無誤），經財務部經理審核打印和核對蓋章由提貨單位或提貨人簽收確認（如對方無法現場簽字的，則應由對方傳真簽字確認）后給予發貨，回單由儲運部索取審核后作銷售出庫，業務經辦人方可開具發票申請，且每日應將開具的提單財務聯交至儲運組； 2、業務經辦人在鎖定意向單時，應提供購貨方單位名稱，盡量不使用別名(如：123等)；意向單只鎖定貨物不鎖定價格。具體如下：（1）上午鎖定意向單的，下班前須通知客戶開具提單17、，逾期，則予以清除；（2）若特殊情況需保留到第二天的（如：預付定金、押支票、簽合同等），則應提前請示部門經理同意后，方可預留；（3）當日價格浮動較大且有多次上調的，則不鎖定貨物，按先款先貨原則； （4）若收銀行支票、銀行貸記或電匯，則應在提貨單備注欄中注明“待我司通知后發貨（口頭通知無效）”字樣；（5）若收銀行支票、銀行貸記或電匯，客戶要求當日內提貨的且業務經辦人員對該提貨單位的信譽較有保障的，則可以申請擔保（最高重量不超過50噸），經業務經辦人員書面擔保提報業務部經理、（副）總經理簽字同意后方可發貨并及時跟蹤款項到帳情況； （6）若客戶需要委托加工的（開平或四切邊），業務經辦人員應及時通知將18、其加工單傳真至倉庫，落實該批貨物的所在倉庫、加工能力和加工費用等告知對方，以免造成公司不必要的損失；并將加工單交由儲運組保管；如加工費用由我司支付的，則應在高達中錄入倉庫名稱及費用，以便儲運部及時核對； （7）若客戶需憑*車號或憑*提單提貨的，業務經辦人員應在提單備注欄中注明，在客戶確認簽章回傳后，予以發貨；車號若有變化，應要求提貨單位及時出具變更通知； （8）若客戶要求需送貨的，應交由儲運組發貨；3、 新開發的終端客戶,不需加工或加工成常用規格的(長度6米),在收取10%的保證金后可加工送貨收款。數量在100噸以內,由部門經理審批,但必須保證收到款后卸貨,同時必須在交貨前辦妥合同簽定、收條憑19、證等完整手續。若加工成非常用規格的,則必須在加工前收取不低于20%的保證金后才可以加工,余款在卸貨前收取,程序同上;4、 客戶提貨、加工出現質量問題時（鋼廠質量標準以內除外），要求客戶提報質量異議，由儲運部前往提貨倉庫或XX指定地點驗貨（外地另行安排），確認屬質量問題，應以書面形式提報供貨單位或生產廠家，待生產廠家出具書面通知后按鋼廠回復給予理賠；5、客戶領取提單后，出現下列情況的，方可換貨或退貨，具體如下：（1）客戶提卷或加工時，出現提單規格與實物不符的，經儲運部與倉庫核實確認后，方可換貨。（2）客戶提卷或加工時，出現質量問題的（具體依據上述第一條），方可換貨或退貨。 6、客戶要求換貨或退貨20、的，及時通知倉庫取消委托加工單，將提貨單正本三、四聯取回，由儲運部核實貨物簽字確認，并經部門經理簽字同意后，方可辦理換貨或退貨；7、負責協助對應的江浙業務組辦理有關手續；8、每月底前將新增客戶資料及原客戶變更資料交業務經理助理； 9、業務經辦人員在當月內銷售完貨物時，需要開具發票的，應將開票資料交給財務部；具體如下： （1）開具增值稅專用發票的時間為每月5日,15日,20日,25日(節假日順延),請業務人員提前一天將有關資料交財務部經辦人員處,以便核對確認后開具； （2）公司統一采購的資源,如供應商未開出增值稅專用發票的，經總（副）經理審核同意方可開給下家單位；（3）業務經辦人員必須憑提貨單存21、根聯,高達軟件銷售發票開票申請等資料交財務部經辦人員,經核對確認無誤后開具。 （三）賒銷管理規定另行制定 （四）外地銷售管理1、貨權管理：貨物發往外地前，與外地較有實力的倉儲公司簽定合作協議（該公司應具有加工、倉儲及運輸實力）；貨物送達后，應憑我司的提貨單進行收發貨。每月底應進行庫存清算。2、貨物銷售：貨物在銷售過程中，應將貨款先匯入XX總部后，運用高達軟件并經核審后方可開單。3、每周應書面向總經理匯報業務進展情況。五、分公司的銷售管理按照“銷售組”中的規定執行。第二章 財務部人員職責一、財務部經理及內貿財務人員：1、負責審核銷售業務；負責審核打印高達軟件提單，并加蓋財務章、提貨章；如為欠款銷22、售,負責對欠款單位進行財務指標評級,并對欠款業務進行匯總,要求業務人員對到期業務及時追討；2、在簽蓋公司銷售提單時,應審核提單業務中所發生費用(如轉庫費、加工費、運費等)并以此為依據給予辦理收、付款；3、審核付款申請書,及時要求業務人員收回所付余款,并督促取回有關進項發票及倉庫入、出庫單正本；4、保證業務部按公司規定和合同規定收、付款；5、每日定時五次核實到款情況，在款到帳后及時在高達軟件上審核并辦理發貨通知發貨手續；6、審核并開具增值稅發票；7、每月根據儲運人員提供的倉庫庫存表正本核對實際庫存；8、核對進、出庫單并在高達軟件上審核，定期進行倉庫盤存；9、每日及時將購銷憑證錄入錦安財務軟件中。23、二、出納：1、收到支票、本票或匯票后應在當日及時入帳，特殊情況不能當日入帳的，必須當日填寫收款人及金額，并于次日10：00點前入帳；2、收取支票、本票或匯票后簽收并及時打印收款單據后，及時輸入高達軟件；3、 支付業務款項須經過業務部、財務部、總（副）經理等審批程序辦理付款審批后，方予辦理；4、 每日及時將收、付款費用憑證錄入錦安財務軟件；5、 每日核對駐外各點傳真的支票、本票、匯票是否已經全部在當日提交。第四部分 外貿管理規定第一章 代理出口業務人員崗位職責一、 業務員：1、按公司合同審批程序制作合同并報審；2、制作發票、裝箱單、外合同等報關單據、填制出口業務單經部門經理背簽后到物資公司財務部24、蓋章，同時E-MAIL一份到XX財務部；3、到物資公司財務部領取、填制核銷單；4、及時通知核銷員向外管局領取核銷單；5、將上述單據交由客戶簽收（其中對外合同正本留底，復印件交客戶），客戶指定他人簽收的，由被指定人先簽收，每兩天整理傳真給客戶簽收，根據客戶通知及廈門辦事處經理安排驗貨，拍照留存。6、按范本制作內購合同經業務部經理背簽后到物資公司財務部蓋章，交客戶簽收，同時E-MAIL一份到XX財務部；7、整理單據：跟蹤并及時取回內購合同、增值稅發票、繳款書、報關單、核銷單，正本交XX簽收員，復印一份留底；8、 作整理信用證和托收項下單據（含一般產地證書）交XX簽收員，跟蹤、通知財務部及時收匯；925、審核全套退稅單據；10、填制付款申請書，有墊付款項的，及時通知XX財務部。二、廈門辦事處經理：1、監督文件的整理歸檔；2、核簽內購合同，特別是合同金額及付款方式；3、復核全套退稅單據，特別是單據之間的內容是否相符；4、審核信用證及信用證項下的交單單據；5、核簽付款申請書，特別是內購合同、報關單、客戶指令、收匯水單、有否墊付款項；6、整體把握業務進程和進展，控制業務風險。根據客戶通知，安排人員驗貨。7、定期（一個月）匯報各筆業務的情況，定期查詢相關客戶，跟蹤客戶動態。三、簽收員：負責簽收廈門辦事處或客戶寄交的文件，根據文件種類交給相關人員，報關單、核銷單交核銷員，并復印一份給財務部。增值稅發票26、繳款書、入庫單、出庫單、信用證和托收項下單據交財務部。四、核銷員：1、及時到外管局領取核銷單寄廈門辦事處；2、簽收核銷單據，單據齊全當日網上交單并于二個工作日內到外管局核銷，核銷后立即將報關單、核銷單、收匯水單交財務部。3、 到增值稅發票后填制入庫單、出庫單，做帳聯交XX簽收員；第二章 代理進出口財務人員的崗位職責第三章 財務人員崗位職責一、 物資公司財務部：1、簽收空白核銷單，監督業務部領取時填品名、金額，簽收時注明核銷單號和品名金額；2、蓋章：蓋章時須有業務部經理簽批，業務部經理不在時，可蓋章后復印待業務部經理補簽，蓋章應做蓋章登記。二、出納：1、每日查詢打印外匯到帳清單，立即通知廈門辦27、事處，并于當日內輸入電腦做帳；2、領取結匯水單，核銷聯交核銷員，入帳/扣費通知書留底；3、填寫、繳交涉外收入申報單；4、 若客戶要求，將匯款單傳真給客戶。三、財務人員：1、保管信用證正本，辦理信用證和托收項下的交單、收款，交單須由銀行簽收；2、貨物報關后及時做出口銷售帳目；3、收到增值稅發票、繳款書后二個工作日內到稅務局核查真實性；4、審核全套退稅單據是否相符；5、核簽業務部門填制的付款申請書，退稅款和傭金須在完成上述兩個步驟后支付；6、辦理退稅。四、業務人員、財務人員應建立文件簽收本，所有正本文件交接均應互相簽收。第五部分 附圖第一章 內貿業務流程附圖一、采購流程1. 采購人員填制現貨采購執28、行表2. 采購人員填制付款申請書出 納付 款(副)總經理簽批財務部經理簽批業務部經理簽批 業務部在本月內取回增值稅發票交財務部，結算并向供應商取回貨款余額辦理轉庫手續，交財務部采購員取回提單、支票頭、材質單 二、銷售流程 1. 現款業務員開單后財務聯交財務部審核、打印提單、出庫，客戶簽收業務部經理根據公司的銷售政策定價出納在高達軟件中做收款業務員收款交出納 下加工單客戶下加工要求聯系運輸單位業務員填開發票申請單,送財務經理審批取回客戶簽收單及向倉庫索取出庫碼單，在高達上做出庫總 經 理審 批退客戶 余 款財 務 部開 發 票2. 定金銷售業務員開單下加工單,聯系運輸單位、送貨（財務聯交財務部）29、取回客戶簽收單和收回余款后交貨 客戶支付定金1.業務部經理定價2.合同審批完畢(程序同上)開發票(程序同上)3. 欠款銷售業務員開單,下加工單,聯系運輸單位、送貨（財務聯交財務部）業務部取回客戶簽收單,交經理助理1. 業務部經理定價2. 在已審批的欠款額度內3. 合同審批完畢業務部按期收回欠款 開發票（此步驟可在收款之前、其它程序同上）第二章 出口業務流程附圖制作報關單據、出口業務單并EMAIL給XX，領取、填寫核銷單，部門經理背簽。 制定代理協議并報審客戶通知出庫，我司派人驗貨，拍照留底蓋章領取核銷單簽訂內銷合同并EMAIL一份到XX公司 報關到稅務局核對發票真偽取得工廠增值稅發票，填寫入庫30、出庫單，并寄到XX公司XX公司辦理出口退稅跟蹤回收報關單、核銷單寄回XX公司XX公司收到外匯后，打印銀行水單，并準備核銷資料XX公司辦理外匯核銷手續寄廈門辦事處客戶簽收報關單據 第三章 出口付款流程附圖一、貨款廈門辦事處填制付款申請書并傳真到XX公司付款XX財務部審核簽字總（副）經理簽字客戶指令收到外匯二、退稅款、傭金XX財務部審核全套退稅單據無誤后簽字廈門辦事處填制付款申請書并傳真到XX公司總（副）經理簽字客戶指令付款廈門辦收到并審核全套退稅單據第六部分 附則一、本制度相關人員均應嚴格遵照本制度的相關規定和流程執行，否則，每違反上述條款一次，視情節輕重扣除該員工當月崗位工資的5%15%。二、本制度自總辦會討論通過后實施。三、本制度由總辦會負責解釋。