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1、商品經營有限公司行政人事管理制度與日常行為規范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一部分 行政日常管理制度4第一章 印章管理4第一條 印章保管4第二條 印章使用4第二章 文件收發歸檔、文印管理4第三條 文件收發規定4第四條 文印管理規定5第五條 文件歸檔管理5第三章 辦公用品管理5第六條 辦公用品購置5第七條 辦公用品發放和使用6第四章 會議管理6第八條 公司辦公會議例會制度6第九條 部門會議制度7第十條 會議紀律7第十一條 會前準備和會后工作8第五章 固定資產管理8第十二條 固定資產的定義8第十三條 固定資產2、管理體制8第十四條 固定資產增加的管理9第十五條 固定資產驗收登記9第十六條 固定資產使用的管理9第十七條 固定資產減少的管理9第十八條 部門管理職責9第十九條 固定資產移交9第二十條 定期進行固定資產清查9第二十一條 普通資產的購置使用管理9第六章 日常行為規范10第二十二條 儀容儀表10第二十三條 溝通10第二十四條 來訪來客接待10第二十五條 電話接聽10第二十五條 日常行為10第七章 衛生管理11第二十六條 衛生清理的標準11第二十七條 公共環境衛生11第二十八條 室內衛生的管理11第二十九條 獎罰11第八章 具體工作負責任人及權限12第二部分 人事管理制度12第一章 員工入職、離職管3、理13第一條 員工入職準備13第二條 員工入職報到13第三條 入職培訓13第四條 轉正評估13第五條 員工辭職13第六條 員工被辭退14第七條 離職手續辦理流程14第八條 人事部需處理事項14第一部分 行政日常管理制度第一章 印章管理第一條 印章保管1 公章、法人章應有專人負責保管；財務專用章和公章、法人章必須分開由專人保管。2 印章要放在保險、安全的地方，放置印章的柜子鑰匙不得亂放。3 印章保管人外出時間較長時，由領導批準后交給指定人代為保管。4 如印章遺失，立即報告領導，及時到當地公安部門登記，并聲明作廢，其補刻按印章頒發權限再行刻制，新刻制印章應與原印章有明顯的區別。第二條 印章使用 14、 印章使用人用章須登記，并填寫印章使用登記表，經領導簽字批準。2 印章保管人在蓋章前應認真檢查領導簽字，審閱用章文件和全部資料。3 蓋章要符合要求、位置恰當、字跡端正、字圖清晰。4 不準在空白信紙、信封、紙張和介紹信上蓋章。5 在文件、文書、資料上蓋錯了章要及時銷毀。6 嚴禁私自帶印章外出，如因投標、簽訂合同、辦理相關事項須攜帶時，須填寫印章外用登記表經公司領導批準，由印章保管人或指定保管人攜帶，并按規定實施使用。第二章 文件收發歸檔、文印管理第三條 文件收發規定1 外來文件1) 外來的文件由行政部負責領取、簽收、統一編號登記。2) 接件當日送交主管領導閱批，按照批示要求復印下發有關部門，原件5、由行政部負責存檔。屬急件的，應在接件后即時報送。3) 各部門必須及時閱讀文件并提出相應的處理建議（呈領導傳閱、轉發、制定實施細則等）報相關領導審批。4) 對有閱辦要求的文件，相關部門應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政部。三日內不能辦理完畢的，應向行政部說明原因。2 內部文件1) 公司的文件由行政部擬稿。文件形成后，由總經理簽發。2) 業務文件由相關部門擬稿，分管領導簽發。當年的相關業務文件由業務部門主管保管和使用，同時應于次年元月份裝訂、歸檔。3) 屬于秘密的文件，應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件由專人印制、報送。4) 已簽發的文件由行政部登記，并按不同類別編號后，按文印規6、定處理。經簽發的文件原稿行政部存檔。5) 文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。6) 公司下發的文件由行政部負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。第四條 文印管理規定1 所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。2 打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，然后送交打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。3 文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務。4 文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。57、 嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違者視情節輕重給予處罰。第五條 文件歸檔管理6 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。7 各類文檔由行政部按照發文或收文日期及文件編號統一編號歸檔，歸檔的文件材料均應齊全完整，并按年立卷。8 檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。9 借閱文檔應報請主管領導批準，登記后借閱，兩周內經手人負責追回。10 因辦理需8、要，復印后發給各部門的文件，由涉及部門按照收文日期編號造冊管理。第三章 辦公用品管理第六條 辦公用品購置1 辦公用品購買本著實用、節約的原則，每月由行政部統一購買。各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，報主管領導審批后，由行政部統一印制。2 辦公用品管理實行需求審批、計劃采購、入庫建帳、領取登記和使用專人負責制度。3 各部門根據實際需求填寫辦公用品申請（領用）表，每月25日交行政部，由行政部核定匯總后報主管領導批準，再購置發放，并建立臺帳。4 臨時急需使用的辦公用品由行政部報主管領導同意后采購。大型辦公用品采購必須報請主管領導審批后方可購買。5 采購人員應嚴格遵守職業道德，及時了解9、市場商品信息，選擇對口適用，質量可靠，價格合理的辦公用品。6 辦公用品入庫登記前，辦公用品管理人員應認真檢查驗收，建帳登記，妥善保管，做到帳物相符；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換或退貨手續。第七條 辦公用品發放和使用1 本著節約的原則使用辦公用品。2 購置回的辦公用品統一放在行政部管理、登記和發放。3 行政部管理人員須清楚的掌握辦公用品庫存情況，經常整理清點，庫存不足及時申請和購進。4 已配發的各種用具，由使用部門和個人認真保管、愛惜使用，不得私自轉借和處理。對無故損壞者，由個人負責。5 領用辦公用品用具必須認真履行手續，應填寫辦公用品申請（領用）表。6 各部門的電腦、電話、等設備出現10、故障需以報告形式交行政部，由行政部報請主管領導批準后聯系維修，并對故障原因予以追查，屬人為造成的對相關責任人給予物品價值一至三倍處罰。7 嚴禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時應將所負責保管和使用的物品退回行政部，并填寫物品交接表。8 辦公用品費用由行政部統一報銷，其他部門不能報銷辦公用品費用。9 非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢時，使用人應填寫辦公用品報廢申請單，經本部門主管審核并報主管領導同意后，到行政部辦理報廢手續，由財務部扣除損耗。第四章 會議管理第八條 公司辦公會議例會制度1 主持與記錄：辦公會議由行政部負責召集，總經理主持，總經理未出席會議時，由其他公司領導主持。行政11、部負責會議記錄。 2 召開時間：辦公會議召開的時間為每月初。特殊原因需要延期召開、停開及臨時增加會議的由行政部提前通知。 3 參加人員：總經理、各部門總監、各部門經理主管等。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部請假，并報請主持人批準。4 辦公會議事規則是總經理決策制。會議原則上每月度召開一次，也可以視工作情況適時召開。5 會議內容：1) 學習貫徹落實國家法律、政策、行業規劃、主管部門決議、決定和批示；2) 討論和決定公司工作中的重大問題；3) 按照干部管理權限，研究決定干部的任免、調動、培養和管理；4) 研究制訂公司經濟發展戰略、中長期規劃、年度計劃、內部機構設置和重要管理制度（年12、度）；5) 研究公司價值觀、廉政建設和紀律檢查方面的重要問題并提出指導性意見；6) 各與會人員在上月的工作情況匯報，包括工作內容、原定計劃的執行情況及所遇到的問題等。全體與會人員共同總結上月工作情況、商議所提議內容或問題、計劃未來工作規劃等。7）、研究其他各部門提出議案需要審議的重大問題。第九條 部門會議制度1 主持與記錄：部門會議由總監指定專人負責召集，部門總監主持，由總監指定專人進行會議記錄。 2 召開時間：根據部門需要確定每月召開次數，具體時間由部門總監安排。 3 參加人員：部門需要參加人員，如有必要還可通知相關部門人員列席會議。4 會議內容：1）、本部門遇到的問題2）、需要有關部門配合13、解決協調的問題第十條 會議紀律 5 會議應按規定時間準時召開，組織會議的部門會前應準備好會議議程及有關內容，并負責維護會議紀律。6 參會人員應提前進入會場，確保準時參加會議。會前準備好與會議有關的資料（包括提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案等），會中做好會議記錄，對要求傳達的會議內容會后要及時進行傳達。7 會議記錄人要確保會議記錄準確、完整，注意錄音筆、攝像機等器材的使用正確，保證錄音錄像效果。8 發言人員要盡量做到語言精練，主張鮮明，切忌長篇大論。行政部文員要做好遞送茶水的服務工作，做到輕手輕腳，不要制造響動，影響會議效果。9 會議中途不允許無故退席，不允許接打私人電話。特殊情況，需14、向主持人請示，禁止長時間離開會議坐席。10 會議如涉及公司機密，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密。11 會議形成的決議應由牽頭部門及時書面通知有關執行部門，并負責監督落實情況。第十一條 會前準備和會后工作1 會議前行政部需專人通知應與會人員，明確以下內容：1）會議時間 2）會議地點3）會議議題4）參會人員5）主持人員6）記錄人員7）會議所需的有關文件及資料的準備2 會前場地與設備檢查1）會議場地的衛生清潔，需提前完成2）會議所需用品及設備支持，包括：電源線、錄音筆、音響、電腦、投影儀、相機、話筒、參會人員的用紙、用筆、紙杯、白板、書寫筆、板擦等。3）做好與會人員的座次安排，必要時應制作與15、會人員姓名標示牌，并放置于合適座次。3 會后工作1）及時打掃會議室衛生，做好物品回收擺放，關好門窗，切斷電源等。2）記錄人員要及時做好會議記錄和文字整理工作，于會后一日內打印會議紀要，并呈報相關領導閱批。3）行政部要及時跟進會議中各項精神和工作計劃的落實和完成情況，對于會議提出的有關重大事項和問題，行政部需指派專人進行督查和落實。第五章 固定資產管理第十二條 固定資產的定義固定資產是指使用年限超過1年以上、物品單位價值超過500元，專用設備單位價值超過800元，并在使用過程中能夠基本保持原來物質形態的資產；單位價值雖不足規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資，按固定資產管理。包括電腦、打16、印機、U（硬）盤等設備，印刷設備，辦公桌椅等行政辦公設備，攝像、錄音設備，文體設備，陳列品，圖書等。對達不到規定標準的物品，作為普通資產進行管理。第十三條 固定資產管理體制固定資產管理是指對固定資產自購置（取得）至處置整個過程的管理，包括固定資產的購置、驗收、登記、領用、保管、維護、移交、處置等環節。公司固定資產管理實行統一管理與誰使用、誰管理、誰負責相結合的管理體制。第十四條 固定資產增加的管理一般情況下，由各部門根據工作需要提出購置、更新固定資產的需求，行政部匯總，經公司領導研究同意后報財務部門審核并協同采購。第十五條 固定資產驗收登記增加的任何資產都必須經行政部或使用部門的驗收，并由行政17、部登記。驗收、登記應在固定資產取得之后兩個工作日內完成。驗收的重點是核對數量與型號。登記應使用專用的固定資產登記簿，登記內容應包括固定資產名稱、型號、購置金額、購置時間以及驗收人等。登記工作由行政部確定專人負責。第十六條 固定資產使用的管理使用部門領用固定資產時，需填寫“固定資產使用單”，經公司領導批準后，到行政部辦理資產領用手續。固定資產使用部門變更時，新使用部門重新辦理使用手續。第十七條 固定資產減少的管理固定資產減少包括報廢、出售、非正常損失及其他方式處置等。各部門需要處置固定資產，先提出初步意見報行政部；待公司領導批準同意后統一處置，各部門一律無權自行處置固定資產。出售處置固定資產的收18、入，應及時足額上繳財務部，按有關規定統一管理使用，任何部門和個人不得截留挪用。第十八條 部門管理職責各部門對其占有、使用的固定資產實施日常專人管理，負責固定資產的日常使用和維護保養，落實防火、防盜、防潮、防塵、防銹、防蛀等工作，對重要設施以及容易發生安全事故的儀器設備，應指定專人進行操作，確保固定資產完好和使用安全。凡因管理不當而造成丟失或損毀的，照章賠償。 固定資產使用出現故障需要維修的，由行政部報請公司領導批準后聯系維修。第十九條 固定資產移交部門負責人由于工作調動等原因離開原部門的，應及時辦理固定資產移交。否則，不予辦理相關調動手續。第二十條 定期進行固定資產清查以行政部為主、其他部門配19、合，每年年末對固定資產進行一次清查。清查時以固定資產登記為主要依據，逐項核對固定資產實物，如有盤盈、盤虧，按規定程序報批后，及時調整固定資產登記薄。盤虧資產屬于過失人責任事故造成的，根據情節輕重，給予責任人必要的處罰，構成犯罪的，依法追究責任。第二十一條 普通資產的購置使用管理普通資產是指那些價值較低、使用期限短、需要隨時更換領用的辦公用品。普通資產由行政部統一采購、保管、發放。第六章 日常行為規范第二十二條 儀容儀表 男同事要求服裝整潔得體，不要過于休閑，禁止穿背心、拖鞋等上班；禁止留長發、應及時修剪胡須、指甲.女同事要求服裝得體、大方、不要穿顏色太艷或過于暴露的服裝，可略施淡妝，佩帶簡單首20、飾。第二十三條 溝通1 工作中要及時溝通，避免問題積累。2 與同事溝通，要使用文明禮貌語言，注意溝通的語氣、語法和語態，避免個人情緒宣泄，影響和干擾其他同事的工作。3 改善溝通環境、注重溝通質量、關注溝通結果。第二十四條 來訪來客接待1 對待來客要積極熱情，詢問來客來訪事由，及時向領導匯報。2 接待過程中注意文明禮貌，做好茶水接待、迎來送往工作。注重維護個人及公司形象。第二十五條 電話接聽1 要在電話鈴聲響起三聲內接聽，使用規范語言，“您好，滬深在線！”；或者“您好，滬深在線，請問您找哪位？”。2 作好電話接聽記錄，對于需轉達或轉交的信息，要及時聯系相關人員，就落實情況進行匯報。3 首問負責制21、。對于需要及時回復或其他重大事項詢問等，要及時匯報有關領導并負責落實。第二十五條 日常行為1 上班時間不翻閱與工作和學習無關的資料，不瀏覽與工作和學習無關的網站；提倡在工作中學習。2 不在辦公室內交頭接耳大聲喧嘩，出入辦公室、行走和關門等動作盡量放輕，避免制造響動，影響他人工作。3 避免長時間離開坐席，不做與工作無關的事情。4 不用辦公室電話撥打私人電話，不聊與工作無關的事情。5 公司人員禁止在辦公室抽煙、用餐。6 公司員工應自覺愛護公共財物，節儉用紙、用水、用電等，樹立成本意識。7 來訪來客接待盡量言簡意賅，避免漫談長談，影響工作。8 不接待與公司業務無關的來訪者。9 外來人員進出公司辦公區22、域要留意詢問，并做好登記。第七章 衛生管理第二十六條 衛生清理的標準衛生清理的標準是：門窗（玻璃、窗臺、窗欞）上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵；照明燈、電風扇、空調上無浮塵；書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、文件柜內各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂堆亂放現象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；微機、打印機等設備保養良好，無灰塵、浮土；衛生間墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味；花壇、綠地內無雜草、雜物。第二十七條 公共環境衛生1 公司所有部門都應當協同做好環境衛生的管理工作，提高公司員工的環境衛生意23、識，養成良好的環境衛生習慣。專職環境衛生清掃保潔人員應當認真履行職責，文明作業。任何人都應當尊重環境衛生工作人員的勞動成果。2 公司各部門應當按照行政部劃分的衛生責任區，負責清掃與保潔，并實行“門前三包”的責任制管理。3 公司會議室的日常衛生由行政部負責。但其他部門使用后應保持清潔。 4 不得在公司內部公共場地傾倒、堆放垃圾；不得隨地吐痰和亂扔果皮、紙屑、煙頭及各種廢棄物。 第二十八條 室內衛生的管理 1 室內應保持整潔，做到地面無污垢、痰跡、煙蒂、紙屑；桌面、柜上、窗臺上無灰塵、污跡，清潔、整齊，窗明幾凈；室內無蜘蛛網、無雜物。 2 辦公室內辦公用品、報紙等擺放整齊有序，不得存放與工作無關的24、物品，個人生活用品應放在固定的抽屜和柜內。 3 各部門產生的垃圾、廢棄物，應當按照行政部規定的地點、方式處理。 第二十九條 獎罰 行政部要結合公司的具體情況，制訂具體的衛生獎懲制度，定期進行檢查。違反本制度規定，有下列行為之一者，由行政部責令其糾正違規行為，采取整改措施并在通告欄予以通告，并可視情節嚴重程度給予（20元-100元）經濟處罰： 1) 隨地吐痰、亂扔果皮、煙頭、紙屑及廢棄物； 2) 垃圾不裝袋、不入桶（箱）隨意棄置的； 3) 占用、損壞環境衛生設施的； 4) 不履行環境衛生責任區清掃保潔義務、影響環境衛生的。第八章 具體工作負責任人及權限1 印章的保管、使用由李萍負責，有權對用印的25、文件進行審閱，對領導簽字進行檢查。2 文檔的發放、歸檔暫由趙燕瓊負責，有權對文件內容的執行進行監督、跟進及管理3 接待、文印、會議室的陳設、公共區域的衛生、日常的辦公生活用品購買由楊海洋負責，有權對公司的整個區域衛生，秩序保持進行監督管理，有權對辦公用品的采購需求進行審核。4 固定資產管理由鐘麗、趙燕瓊負責，有權對固定資產的申購需求、價格、質量進行把控，包括固定資產的增減、報廢等。5 會務的召開、通知、會議記要暫由楊海洋負責；第二部分 人事管理制度第一章 員工入職、離職管理第一條 員工入職準備1 由人事部通知面試合格人員入職，發錄用通知書。2 由用人部門依據用人崗位要求準備座位，調試電腦、電話26、設備等。第二條 員工入職報到1 新員工至人事部按要求填寫員工入職登記表并交驗以下證件、資料：1) 一寸免冠近彩照片2張；2) 身份證復印件1張；3) 學歷、學位證書復印件1張（驗原件）；4) 技術職稱等級證書復印件1張（驗原件）。2 人事部安排簽訂勞動合同一式兩份、員工薪酬確認表后，將所有入職資料建立員工個人檔案。3 前臺負責錄考勤指紋，更新員工通訊錄，把新員工移交給用人部門。4 由用人部門負責安排幫助熟悉工作環境，介紹崗位職責和工作流程。 5 人事部負責發放辦公用品，增加員工的集群網號碼。第三條 入職培訓用人部門組織上崗培訓。公司不定期組織企業文化培訓。第四條 轉正評估新員工試用期滿時，由人27、事部安排轉正評估。員工對自己在試用期內的工作進行自評，由分管部門領導或者部門經理對其進行評估。對轉正評估合格的員工予以錄用，辦理錄用手續；對轉正評估不合格的員工不予以錄用，辦理離職手續。人事部負責與錄用員工簽訂勞動合同。員工入職流程：發錄用通知書 新員工提供個人資料 填寫員工入職登記表簽訂勞動合同、員工薪酬確認表前臺指紋考勤采集介紹新員工進入試用期 入職培訓轉正評估第五條 員工辭職 1 由員工填寫員工辭職申請書報部門領導審批。 2 部門領導對申請進行批復，包括同意與否、準予辭職的時間、工作交接安排等事項。 3 批復報人事部審核，最后報總經理審批。4 員工辦理離職手續，解除勞動關系。 第六條 員28、工被辭退 1 由用人部門填寫員工解雇通知書，包括解雇理由、離職時間、工作交接、工資結算、補償等事項，報總經理審批。 2 審批通過后由人事部書面通知擬辭退人員。3 員工辦理離職手續，解除勞動關系。第七條 離職手續辦理流程 1 離職員工在離職日期前完成所有工作的移交，填寫員工離職交接清單，交接事項包括工作內容以及與本職工作相關的資產、客戶關系、文件資料、電子文檔、印章、財務借款等，由工作交接雙方簽名確認，經部門領導審批，最后將員工離職交接清單交人事部辦理離職手續。 2 員工工資結算： 1）自動辭職員工按當月實際上班天數計算工資，不另計補償金。2）勞動合同到期予以辭退的員工按當月實際上班天數計算工資，不另計補償金。 3）勞動合同未到期予以辭退的員工按當月實際上班天數計算工資,按情況給予一定的補償金；4）對于嚴重違紀被予以辭退的員工對公司造成的經濟損失由個人承擔，在結算工資里多退少補，公司保留依法追究補償的權利。 5）結算工資個人稅收繳納由員工自行負責。第八條 人事部需處理事項1 與財務部核對員工欠款、借款的結算，確保兩清。2 辦理員工的社會保險和團體意外保險的退保手續。 3 在公司購買住房公積金的員工需要辦理住房公積金封存或者移檔。 4 取消員工的集群網號碼。 5 回收員工領用的辦公用品，做好登記。6 發放離職證明書（如需有），由員工填寫收據和簽收表