生物科技公司備用金借款、報(bào)銷與審批管理制度.doc
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2024-03-25
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1、生物科技公司備用金借款、報(bào)銷與審批管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 公司備用金管理制度為了加強(qiáng)公司對(duì)有關(guān)部門及各項(xiàng)目部備用金的管理,規(guī)范借款行為,提高資金利用效率,夯實(shí)成本費(fèi)用核算,減少資金損失,特制定本制度。一、本制度適用于公司各部門及所有項(xiàng)目部。二、備用金備用金是指公司員工以現(xiàn)金、銀行存款方式借用的用作零星開支、業(yè)務(wù)采購、公務(wù)出差等業(yè)務(wù)的款項(xiàng)。備用金分定額備用金、臨時(shí)備用金、出納備用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金,具有時(shí)間長、比較固定的特點(diǎn);臨時(shí)備用金是指因臨時(shí)性的需要而借支的現(xiàn)金2、,具有一次性、時(shí)間較短的特點(diǎn);出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金,具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn),一般不超過規(guī)定限額。三、備用金管理的原則:1、堅(jiān)持預(yù)算管理原則。備用金的申報(bào)和借支必須在預(yù)算的范圍內(nèi),沒有列作預(yù)算的備用金不得借支;2、專款專用原則。借款人不能編造借款理由,套取使用備用金,已提取的備用金不得挪作他用;3、時(shí)效性管理原則。定額備用金的時(shí)效為一年,臨時(shí)備用金時(shí)效為一個(gè)月;4、權(quán)責(zé)對(duì)等,責(zé)任連帶原則。部門負(fù)責(zé)人為其借用備用金員工的第一管理人,借款人為部門負(fù)責(zé)人的,主管領(lǐng)導(dǎo)為其第一管理人。第一管理人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要審核下屬借用備用金的真實(shí)性、必要性和借款標(biāo)準(zhǔn),并督促其及時(shí)辦理沖賬、還3、款手續(xù)。第一管理人在備用金不能按期收回時(shí)負(fù)連帶責(zé)任。四、備用金范圍1、采購員零星采購備用金;2、個(gè)人因公出差零星開支備用;3、經(jīng)常性的零星開支備用金;4、項(xiàng)目兼任財(cái)務(wù)人員備用金;5、其他備用金。五、實(shí)行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務(wù),從而提高工作效率,但必須做到專款專用,不得挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴(yán)肅處理。六、備用金借款和報(bào)銷手續(xù)程序1、 工作人員需借用備用金時(shí),應(yīng)先根據(jù)實(shí)際需求填寫備用金專項(xiàng)報(bào)告,到財(cái)務(wù)部索取借款單,財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要向借款人發(fā)放借款單,一式三聯(lián),借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項(xiàng),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)4、批準(zhǔn)后,方可到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。財(cái)務(wù)人員審核簽字后的備用金專項(xiàng)報(bào)告、借款單各項(xiàng)內(nèi)容是否正確、完整,審核無誤后辦理付款手續(xù)。2、 借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)到財(cái)務(wù)部索取報(bào)銷單,填寫好報(bào)銷單的各項(xiàng)規(guī)定內(nèi)容,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后,再將報(bào)銷單返回財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核無誤后,方可辦理報(bào)銷手續(xù)。3、 借款人辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí),財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺(tái)賬,查明報(bào)銷人員原借款金額,對(duì)報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)退還本人,對(duì)報(bào)銷后低于備用金金額款項(xiàng)的,應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。4、 因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況核定,撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍;使5、用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金,備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證,并設(shè)備用金登記簿,記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財(cái)務(wù)部申報(bào)備用金使用情況,前賬未清,不得繼續(xù)借款。對(duì)因特殊原因不能按時(shí)結(jié)算的,須提前向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,方可延期。七、備用金額度1、采購員借用的零星采購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料采購,應(yīng)由供貨方持合法、真實(shí)、完整的原始資料,按規(guī)定的程序經(jīng)審核批準(zhǔn)后,到公司財(cái)務(wù)部或項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員處辦理貨款支付、結(jié)算手續(xù)。單筆超過10000元的采購,必須按照工程部制度規(guī)定,走合同審批程序采購。2、員工因公出差6、借款,按預(yù)計(jì)出差天數(shù)、往返路費(fèi)、住宿費(fèi)等支出核定借款額度。3、各工程項(xiàng)目備用金,視各項(xiàng)目情況不同,備用金額度暫定為每周1萬5萬。特殊情況,需由項(xiàng)目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況,予以審批。4、其他借款,根據(jù)實(shí)際情況核定金額。八、備用金使用審批權(quán)限備用金使用由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人共同簽字批準(zhǔn),部門負(fù)責(zé)人為備用金借款的第一責(zé)任人。九、 財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺(tái)賬,按月及時(shí)清理。十、借用備用金的人員應(yīng)在兩周內(nèi)沖賬,對(duì)無故拖延者,財(cái)務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者,財(cái)務(wù)部有權(quán)從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。十一、 所有各種備用金,必須在年末進(jìn)行徹底清理,不允許跨年度使用。對(duì)因特殊原因必須跨年度使用備用金時(shí),年底必須重新辦理借款手續(xù),并沖銷當(dāng)年借款。 十二、本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。十三、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。
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