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1、公司文書檔案收集、利用和借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 文書檔案管理1總則為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。3術(shù)語和定義文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀(jì)錄、計劃和總結(jié)等。4管理職責(zé)41文書檔案室管理部門為公司辦公2、室，具體由公司辦公室科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。42負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。43負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。管理活動、程序及要求1文書檔案收集11文書檔案收集的范圍111上級來文及資料。112公司文。113公司歷史檔案。114已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。11上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。116公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。117公司發(fā)生的重大事及各項重要活動的音像資料。12文書檔案的收集121按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資3、料。122交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。123各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。2立卷與歸檔21文的立卷歸檔工作由公司辦科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。22需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。3文書檔案的整理和保管31文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列；涉密文按涉密級別分類，單獨保管。32文書檔案室在收集零散文時，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。33文書檔案發(fā)現(xiàn)文破損要及時修復(fù)或復(fù)制4、。4文書檔案的統(tǒng)計和檢查41文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計。42文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。43負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。文書檔案的利用和借閱1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。2復(fù)制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。6文書檔案的鑒定和銷毀61文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。62文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。63文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。