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1、電子科技公司多媒體市場部廣告費管理辦法附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄一、分公司廣告費使用范圍及額度2二、分公司廣告費使用流程2三、總部對分公司廣告費支持的管理辦法6四、戶外廣告管理辦法9五、分公司廣告費報告格式12六、附則13七、附件清單13分公司廣告費管理辦法為控制成本降低費用、降低費用，提高廣告投放效果， 明確廣告投放流程，特制訂本分公司廣告費管理辦法，由各分公司遵照執行。一、廣告費使用范圍及額度根據多媒體事業部康集多發字200413號文件關于調整分公司廣告費、促銷活動費規定的通知的內容，分公司的廣2、告費應該用于廣告宣傳活動，包括報紙、雜志、廣播、電視、網絡、大型戶外廣告牌、車體廣告、候車廳廣告、墻體廣告等媒介投放費用，以及相關的設計、策劃費用，其他費用如展臺/展柜、門頭/燈箱、單頁/畫冊等制作費用，不得計入廣告費項目。分公司廣告費的額度為分公司主營業務收入的0.15%。分公司全年實際使用的廣告費必須控制在全年主營業務收入的0.15%以內；任一時間點的年度累計廣告費不能大于該時間點年度累計主營業務收入的0.15%。二、廣告費使用流程（一）分公司廣告費使用原則分公司對廣告費的使用要參照“預算審批、總額控制、按月考核”的原則，具體來說就是：1、預算審批：預算審批有兩層含義，一層是分公司對廣告費3、的使用要做好計劃，另一層含義是分公司的廣告費使用要報集團審批。分公司廣告費用的使用首先要有年度規劃，即在年初要根據分公司的銷售預測規劃廣告費的使用金額、使用項目，規劃好在每類媒體上的資金分配計劃。另外分公司要做好指月度計劃。每個月末分公司要向總部市場部上報下月的廣告費使用計劃，各項廣告費計劃要有使用明細，以便于總部市場部審核。只有計劃被批準后，分公司方可使用該廣告費，其中計劃內的20000元以內的項目由分公司總經理審批實施，20000元以上的項目需單獨報至總部市場部審批；而對于計劃外的項目，無論費用多少，都必須報至總部市場部審批（各費用審批權限見 康集多發字200466號文件關于下發多媒體事業4、部銷售分公司業務、資金審批權限表的通知和康集多發字200467號文件關于下發多媒體銷售分公司經濟合同處理流程與權限表的通知）。2、總額控制：總額控制指分公司在做廣告費計劃時，必須嚴格控制廣告費用實際發生的總額，及確保在任一時間點上，年度累計發生的廣告費總額必須不超過該時間點分公司年度累計主營業務收入總額的0.15%。總部市場部在審核分公司廣告計劃以及計劃外報告時，將嚴格按照上述要求進行控制，杜絕分公司超支使用廣告費。3、按月考核：在每月末分公司在報下月費用計劃的同時，必須同時向總部市場部上報本月廣告費發生的明細，包括計劃內發生的項目、計劃外發生的項目以及由集團承擔費用的項目。該項目按照權責發生5、制，即只要發生的費用，無論費用支付與否，都算著本月發生（大的項目分公司可以在多個月份分攤，但不可以跨年度分攤）。總部每月考核分公司的廣告費使用情況，考核項目包括計劃完成率、計劃外費用比例、年度累計廣告費使用比例等指標。分公司必須真實準確上報廣告費發生情況，該數據應該與分公司各報表中的數據一致，不得虛報或少報。總部對分公司廣告費使用的考核結果將直接反映在對分公司廣告計劃的審批和向集團申請費用的審批上（集團支持分公司廣告費辦法參見下文）（二）分公司廣告費使用流程廣告項目由分公司市場部提出申請，由分公司總經理審核或者審批，其中是否為月度計劃內項目和項目費用是否超過20000元是分公司是否要將報告或合6、同報總部審批的兩個重要指標。分公司不得事后補報申請，不得將項目拆分使得分公司自行投放。一經發現有以上情況，除了對分公司總經理進行通報批評、罰款等處罰措施外，在對分公司的廣告費支持上也有相關的處罰措施（詳見第3部分）。分公司使用廣告費的流程示意圖如下：申報是否否是計劃內？廣告項目月度計劃2萬以內？報總部審批批準？否項目取消分公司總經理審批批準？否項目取消是項目談判/招標確定價格是否否是計劃內？起草合同月度計劃2萬以內？報總部審批通過？否分公司總經理審批通過？否是廣告投放監測/驗收合格？驗收報告是補播或補刊否發票付款是是是（三）分公司使用廣告費過程中要注意的相關問題分公司市場部在申請投放廣告已經廣7、告投放過程中，必須注意以下問題：1、廣告項目評估：分公司市場部必須要對申報的項目負責，明確投放的目的、價格水平、比較成本等，并做出預期效果評估，確保費用得到正確和良好地使用。2、組織洽談，確定價格：根據集團相關文件規定，業務洽談必須由兩人或者兩人以上參與，參與洽談人需在合同申報表中簽名。在條件允許的情況下，盡可能采用招標或者比價的方式，確保能夠取得最低的價格。具體招標要求參見XX文件。3、起草合同：集團法務辦在2004年1月份起草并印刷了一批格式合同，包括媒體廣告發布業務合同、戶外廣告發布合同等，如無特殊情況必須采用該格式合同（具體參見法務辦20044號文件），也可以根據需要領取印刷好的格式合8、同。4、合同申報：計劃內的廣告項目費用在20,000元以內的申報至分公司總經理；計劃內20,000以上以及計劃外的所有項目均需申報至總部（分公司在合同和申報表上加蓋騎縫章后傳真至多媒體市場部）。具體合同申報規定參見多媒體事業部2004年第67號文件（康集多發字200467號）。5、廣告內容：這里指電視廣告Beta帶或數字帶、平面廣告的菲林或光盤設計稿、戶外廣告的光盤設計稿。分公司必須嚴格把握廣告的內容，確保廣告的內容符合廣告投放的目的。如果總部對于廣告內容有特別要求的，需以總部的要求為準。6、廣告監測和檢查：廣告發布之后，分公司需對廣告的發布情況進行檢查，如發現廣告沒有按照合同要求進行發布的，9、要盡快通知廣告公司進行確認，并按照合同要求進行補播或者延長發布時間。7、廣告驗收：廣告驗收是付款的依據，只有驗收合格的廣告才能支付款項。相關驗收資料由廣告公司提供，由分公司對其真實性進行核實。不同的廣告形式有不同的驗收方式，具體如下：電視廣告：電視臺播出的廣告要求有第三方出具的監測報告的原件，一般要求是A.C.Nielsen監測報告或者央視市場研究公司的監測報告。報紙/雜志廣告：提供報樣原件；電臺廣告：提供第三方監播或者節目錄音帶；戶外廣告：以照片和戶外廣告驗收表進行驗收。至少有不同角度或遠近的照片兩張，不可以采用打印的圖片形式；戶外廣告驗收表參見附件，由分公司市場部人員填寫，總經理確認。8、10、付款：只有驗收合格并且對方提供發票后，方可申請付款。發票背面要有市場部經辦人簽名和分公司總經理的簽名。付款原則上不采用現金方式，而以轉帳或者支票方式。分公司要做好資金預算計劃，盡量按照計劃付款。三、總部對分公司廣告費支持的管理辦法分公司在進行一些與集團形象相關或者項目比較大的廣告項目時，可以由總部市場部申請承擔部分費用。但是總部市場部承擔各分公司廣告費是有條件和額度的，具體如下：（一）各分公司可以向總部市場部申請廣告費的額度總部市場部每年將其總廣告費（A）的10%拿出來用于支持分公司，具體分配主要依照以下三個參數：1、本年度分公司高端產品銷售任務比例（B）；2、上一年度分公司花費的廣告費（指分11、公司自身承擔的部分）占分公司該年度可以使用的廣告費（等于分公司主營業務收入的0.3%）的比例（C）；3、上一年度所有分公司花費的廣告費占所有分公司該年度可以使用廣告費的比例（D）；4、分公司本年度違規使用總部廣告費的次數E，每違規一次將額度減少10萬元（違規項目包括但不限于所申請的項目與實際執行項目不符、所投放的廣告內容與集團要求不符、轉帳手續不全或者偽造轉帳資料等）。分公司全年可以獲得的總部市場部的廣告費額度（X）為：X A*10%*B*C/D-E*10（萬元）即只有在上一年度在充分利用分公司自身廣告費的條件下，才能獲得總部更多的廣告費支持；同樣，本年度分公司對自身廣告費的充分利用程度將直接12、影響到下一年度可以獲得的廣告費的多少。XX年具體額度見附件。分公司可以根據自身的實際需要向總部申請廣告費，對于超出以上額度后將不再獲得批準。（二）各分公司向總部市場部申請廣告費的條件分公司向總部申請廣告費必須滿足以下條件：1、項目合理。一般來說，分公司申請的廣告費應該用于提升品牌形象之用。對于常規的促銷信息發布、分公司信息披露等，總部一般不予支持。2、費用合理。分公司所申報的項目的價格應該合理，且累計申請的費用沒有超過可批準的額度。（三）分公司向總部市場部申請廣告費的流程分公司在向總部市場部申請廣告費時，除了要在申請中寫明所申請項目的資料外，還需附帶分公司全年廣告費使用計劃、分公司累計廣告費使13、用情況等資料，以便于審批。分公司向總部市場部申請廣告費的流程如下：同意同意同意是是同意同意是分公司市場部經理分公司財務經理分公司總經理總部市場部行政助理（整理/編號/填寫資料）總部市場部總經理是否超過5萬元計財部總經理是否超過10萬元事業部總經理是否超過50萬元集團財務總監不同意不同意不同意不同意不同意不同意總部市場部行政助理（登記，發回分公司）否否否總部市場部行政助理（登記，發回分公司）是否總部承擔費用是同意否（四）總部支持費用項目中應該注意的問題1、分公司向總部申請的項目，只有在總部批準同意后才可以執行；對于分公司執行完或者已經在執行的項目，總部不予批準；如總部在不知情的情況下批準了該申請14、，總部也不予轉單。2、分公司報告的項目中，對于總部承擔部分費用的，分公司必須完成整個項目后，才可以轉單回集團；如果分公司只執行了集團承擔費用的部分而沒有執行分公司自行承擔費用的部分，總部將不予轉單。3、分公司必須按照批準后的時間中執行項目，延期時間超過30天而未經總部同意的，總部將不予轉單。4、總部承擔費用的項目，廣告內容必須符合總部的要求，特別是戶外廣告、電視廣告等，必須采用集團統一規定的廣告畫面/廣告帶；對于內容不符總部要求的項目，總部不予轉單。5、分公司完成項目后將費用轉回總部時，手續必須齊全，主要有：轉帳通知單：轉帳通知單上的項目必須填寫完整明確，需有財務人員簽名并加蓋分公司財務專用章15、。轉帳原因：提供費用由總部承擔的證明，如領導批復的報告，總部相關的文件等。費用支付證明：一般情況下分公司要對費用進行墊付，因此要提供銀行轉帳單或者支票存根的復印件。發票：可以只提供由總部承擔費用金額的發票，其余金額的發票分公司留存。發票背面一定要有分公司市場部經辦人簽名、市場部經理簽名以及分公司總經理的簽名。發票上印章的名稱要與合同中的乙方名稱相同。合同申報表：必須按照要求申報。合同：要求提供一份雙方簽字蓋章過的合同原件。項目驗收報告：具體內容參見上面第第二部分第三條第7款。另外分公司必須提供報告及合同中涉及的所有項目的驗收報告，而不是只提供集團承擔費用部分。例如分公司申請發布5次報紙廣告，其16、中3次費用由集團承擔，那么分公司必須提供全部5次的報紙廣告的樣報，而不是3份。所有資料粘貼或者裝訂整齊。對于手續不齊全的單據，總部將不予轉單。四、分公司戶外廣告管理辦法戶外廣告屬于公司的形象廣告資源，總部需要對該廣告資源進行管理。（一）分公司戶外廣告的類型總部統一管理戶外廣告，指廣告發布時間在半年或半年以上的戶外廣告，既包括總部投放或者總部出費用戶外廣告，也包括分公司自行投放的廣告. 1、戶外大牌：主要指市區繁華地段的樓頂、樓面的巨幅廣告牌、霓虹燈或三面翻等平面媒體資源；2、路邊立柱：主要指各種公路邊的雙面柱、三面立柱以及三面翻立柱形式的廣告牌。3、售場外廣告：指在各經銷商賣場外投放的巨幅、燈17、箱以及門頭廣告。4、售場內廣告：主要指商場內的包柱、燈箱、扶梯邊等位置的燈箱或噴繪廣告，包括展臺或者店中店內的廣告形式；5、候車亭：主要指公交車站牌。6、車身廣告：主要指公交車身廣告。7、墻體廣告：特指在面向農村地區投放的、采用刷油漆、掛條幅或噴繪等形式的廣告。8、其他：以上形式外的其他形式，如公交車內拉手廣告，社區海報欄廣告、電梯鏡框廣告等等。（二）分公司戶外廣告選擇指標戶外廣告用于展現公司的彩電品牌形象，因此在廣告面積、視覺角度、視覺遮擋、視線干擾、視覺距離、人車流量和價格幾個因素上進行評估，以保證廣告投放的效果。1、廣告面積：戶外廣告的面積越大，效果越顯著，特別是對于室外的大牌。一般來說18、，在選擇室外的廣告時，廣告面積應該不小于25M2；室內或候車廳等可以近距離觀看的廣告則不受此限制。2、視覺角度：視覺角度指在廣告牌正面朝向的人流通道上可以看到該廣告牌的視野角度，視覺角度越大，傳播效果越好。一般來說要求戶外廣告的視覺角度不能小于45。3、視覺遮擋：選擇廣告形式時，要考慮廣告牌是否被樹木、建筑物等遮擋，被遮擋越多，效果越差。一般要求在畫面正向50m的距離觀看，畫面被遮擋的面積不能大于總面積的20%。4、視線干擾：視線干擾是廣告環境的指標，主要指周邊廣告牌的數量和大小。一般來說在廣告牌周邊50m范圍內的大于或等于本廣告牌面積的其他廣告牌數量不宜多于5塊。5、視覺距離：視覺距離指能看19、清廣告畫面的最遠的距離，該參數越大越好。一般來說，在廣告面積25M2以上的廣告牌的視覺距離不能低于300m。6、人車流量：人車流量是考核廣告牌價值的一項重要指標，指在一段時間內（月）該廣告牌的視覺距離和視覺角度內經過的人次和車次。一般要求月平均人流/車流量不少于10000人/車次。7、發布價格：價格是評估廣告成本的指標，在滿足1-6項因素的情況下，可以參考以下價格水平：a. 一級城市（北上廣深）：100150元/M2；b. 二級城市（省會及沿海發達城市）：60100元/M2；c. 三級城市（地級城市）：3060元/M2；d. 四級城市（縣級城市）：1030元/M2；e. 鄉鎮墻體廣告：510元20、/M2。具體可以根據各地經濟水平進行調整。（三）分公司戶外廣告管理辦法分公司需做好對轄區內戶外廣告資源的管理工作，并報總部市場部備案，具體要求如下：1、廣告內容：總部市場部會定期或不定期發布戶外廣告畫面，分公司必須按照統一的要求發布廣告內容，不得擅自根據自己的喜好設計。2、廣告監控和維護：戶外廣告在發布一段后，可能會發生破損、褪色、褶皺、脫落等情況，影響品牌形象和發布效果，因此分公司必須定期或不定期對廣告進行檢查，如發生以上情況，必須盡快與廣告發布公司聯系，在最短時間內進行維護。3、廣告檔案：分公司為在使用中的廣告資源建立檔案和匯總管理表，詳細記錄各廣告資源的投放時間、面積、位置、價格、到期時21、間及畫面更換情況等，并及時更新。2、總部市場部將設置專門管理人員（兼職），定期收集整理分公司戶外廣告資源。分公司在收到反饋戶外廣告的通知后，必須在兩日內將戶外廣告匯總管理表以郵件的形式發回總部市場部指定人員，請確認資料的準確和無遺漏。五、分公司廣告費報告格式根據本規定第二條第（二）款，分公司廣告費在出現計劃外費用、單項超過20000元的項目以及向總部申請費用支持的項目，必須向總部市場部提出書面申請，申請報告中必須包括以下內容：1、費用類別：注明是分公司計劃外項目、分公司權限外項目還是向總部申請費用支持項目，該類別可以復選。2、申請的背景或原因：如果是計劃外項目，要說明超出計劃的原因；如果是權限22、外或向總部申請費用的項目，需要說明申請的背景或原因。3、廣告投放的具體排期：申請報告中必須寫明廣告投放的具體媒體名稱、廣告位置、投放時間和投放次數、刊例價、折扣、執行總價等項目，不得簡單和籠統。其中各項目說明如下：媒體名稱要填電視頻道名稱、電臺名稱、網站名稱、報紙名稱、雜志名稱或戶外廣告的類型；廣告位置要填寫具體的電視、廣播的節目的欄目和時段，雜志、報紙填寫版位，網絡填寫頻道名稱，戶外廣告填寫具體的街道號、建筑物名稱與廣告位置；規格填寫電視廣告長度，報紙和雜志填寫版面大小（如1/3版），戶外的填寫尺寸，網絡的廣告位置；媒體指標要填寫電視廣告的收視率、廣播的收聽率、報紙和雜志的發行量，網絡的瀏覽23、量和點擊率，戶外的人流量。具體格式參見附件。六、附則本辦法自XX年9月1日開始試行。六、附件1、分公司月度廣告費計劃表、實際發生匯總表2、總部對各分公司廣告支持的額度3、戶外廣告驗收表4、戶外廣告檔案表及匯總管理表5、廣告費申請報告的格式附件三：XX_分公司戶外廣告驗收表廣告牌類型樓頂大牌 霓虹燈 巨型噴繪 立柱 墻體廣告牌位置廣告發布單位承制發布負責人上畫時間到期時間廣告整體費用分公司跟蹤人驗收具體指標地理位置描述： 優越較好一般差特差廣告整體效果：優 良 一般差特差畫面內容是否符合總部發放的標準：一致部分一致不一致XXCI標識： 標準不太標準不標準畫面噴繪效果：很清晰清晰一般差特差顏色是否24、純正：純正偏紅偏綠偏紫其他主要材料及工藝：項目主體裂痕：有 無 畫面表面起泡：有 無 配備燈具：射燈內燈無燈亮燈情況：很亮一般暗淡驗收意見 簽名：分公司總經理確 認 簽名：時間： 年 月 日附件5：多媒體事業部 銷售分公司廣告費申請報告分公司編號：總部編號：分公司經辦人：費用類別：分公司計劃外項目聯系電話：分公司權限外項目緊急程度：緊急 一般向總部申請費用支持申報日期： 年 月 日批復日期： 年 月 日關于XXXXXXXXXXXXXXX的申請公司領導：申請的背景及原因因此，我分公司申請投放以下廣告：媒體類型：電視 廣播 戶外 網絡 雜志 報紙 其他 ，具體投放計劃為：媒體名稱廣告位置廣告規格媒體指標刊例價折扣次數總金額以上項目總額總共為 元， 該費用（以下可以復選）是我分公司本月計劃外項目；我分公司權限外項目；申請由集團承擔 元，分公司自行承擔 元。妥否，請領導批示。 分公司市場部經理：財 務 經理：總 經 理：截止到 月底，該分公司銷售收入累計為 萬元，可使用的廣告費為 元，實際使用的廣告費為 元；截止到目前集團已經支持該分公司的廣告費 元。（市場部行政助理填寫）領導批示：