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1、集團公司各部門印章和證照管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的：印章與證照是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，為進一步規范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護印章與證照的嚴肅性，加強印章制發、使用、廢止及證照管理，提高各相關使用環節的工作效率，保障公司的合法權益與經營活動的正常運行，特制定本制度。 2.適用范圍：本制度適用于公司各部門、各子公司所有的印章和證照。3.職責范圍：3.1集團總裁辦3.1.1 負責建立健全公司印章、證照管理制度，負責本制度的制定與修改。3.1.2 負責本制度的實2、施與監督。3.2 集團其它各部門、子公司3.2.1負責按本制度規定執行4.印章、證照分類：4.1公司印章、證照的分類 公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財務專用章、合同專用章、發票專用章、業務專用章、部門章、公司銀行U盾等。證照包括企業法人營業執照（正本、副本）、組織機構代碼證（正本、副本）、衛生許可證、特種行業許可證、銀行開戶許可證、稅務登記證（國稅、地稅）、法人代表身份證（復印件）等。5印章的刻制與注銷:凡因工作需要并符合規定配置或更換印章的部門，由申請部門填寫刻制印章申請表向總裁辦或財務室提出申請，經集團領導確認同意并批準后方可刻制或更換。印章刻制或新證照辦理或更換由總裁辦及財務室3、統一負責，刻制標準或證照辦理應符合國家相關規定。申請新辦的印章或證照須在總裁辦及財務室進行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復印工作，由總裁辦進行存檔后，原件由使用部門簽收方可進行辦理。印章刻好后由總裁辦辦理印章登記手續，填寫印章管理登記表，備案并留好印章樣圖。6. 印章、證照的管理6.1印章、證照的管理公司印章、證照由公司總裁授權以下部門分別管理：（一）公司的所有印章、證照，均由總裁辦負責登記、留樣與存檔，印章應注明啟用時間、廢止時間、廢止原因等，證照應注明年檢年審時間，均應明確相關保管人、經辦人。（二）由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統一由公司總裁辦及財務室登記、留樣或辦理年檢年審4、手續。公司總裁辦及財務室應對公司各類印章和證照保管明細進行匯總并定期更新，明細表包括印章證照名稱、主管部門、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。 （三）所有印章或證照均由專人管理，不得轉借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時向公司總裁辦及財務室報告。6.1.2 公司營業執照（正副本）、公司公章、稅務登記證（正副本）、組織機構代碼證（正副本）由總裁辦主任負責管理及使用。銀行開戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票購買憑證由財務室出納員負責管理及使用。財務專用章、發票專用章由財務室會計負責管理及使用。總裁辦及財務室專人保管印章規范使用表，財務專用章、法人代表私章統一收歸集團財務部專管，行政公單統一收5、歸集團公司總裁辦專管，不得授權委托管理。部門撤銷或重組，原使用部門有關印章、證照應交回公司總裁辦，由公司總裁辦上報總經理核準后負責作廢、保存、銷毀或辦理注銷手續。印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時向公司總裁辦及財務室書面報告，并與總裁辦及財務室商量補救措施。各部門不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責任均由相關責任人承擔，并一并追究所在部門主要負責人的管理責任。6.2印章遺失處理印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補刻：公司印章遺失應于發現當日登報掛失并報總裁辦備案，然后憑掛失公告及工商部門開具的證明到公安局指定點刻制；若各部門使用的印章遺失或要求更換新的應向總裁辦部出具書面申請，經6、總裁辦報送集團領導審批通過后，由總裁辦（或指派人員）辦理。6.3印章注銷公司印章如果需要注銷的，先填寫印章注銷申請報告，上報總裁辦，由總裁辦報送集團領導審批。印章注銷申請報告批準之后，由總裁辦派專人與需要注銷印章部門管理人員按照國家規定的注銷程序進行注銷。7. 印章、證照的使用：7. 1印章、證照的使用所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財務專用章的手續均要填寫用印申請表。按用印申請表內容填寫完整，且由申請部門負責人簽字確認，否則將不予審批。7.2主要用印文件審批流程：合同：主辦部門負責人簽字確認 公司總裁辦及財務室審核 集團總裁級以上領導審批 總裁辦及財務室蓋章（合同原件存檔公司總裁7、辦，復印件由相關部門存檔）返回主辦部門。對外公文及證明：主辦部門簽字確認 公司總裁辦及財務室確認 集團總裁級以上領導審批 公司總裁辦及財務室蓋章（用印申請表、復印件存檔） 返回主辦部門。支票等其他用印文件：主辦部門 財務部審核 報集團總裁批準 返回財務部（用印申請表、復印件存檔） 返回主辦部門（注：支票等需在用印申請表標注票號）。8.印章、證照的使用要求：8.1印章、證照的使用要求印章或證照管理人員對不符合用印手續、用印文件內容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權拒絕辦理并及時告知部門負責人。蓋章確保規范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章8、無需經上述程序，但內部須建立用印登記表備查。公司印章（一般為行政專用公章、法人代表私章）不允許隨意帶出公司，確因工作需要將印章或證照帶出使用的，應按規定填寫用印申請表說明事項，經總裁授權批準后攜帶使用；使用完畢，立即歸還印章保管部門。對外使用證照，一般使用復印件，并注明只限于當次使用范圍；如必須使用證照原件，需總裁授權批準后攜帶使用，或者由證照保管部門授權相當人員陪同前往辦理相關業務。公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，由申請人寫明原因（用途），并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經總經理書面批準，公司總裁辦及財務室做特別登記、追蹤管理。持空白9、介紹信外出工作歸來必須向公司原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。9.附則嚴禁未經批準私自刻制公章或挪用證照，否則無論用于何種目的，都要嚴肅追究責任。任何人員必須嚴格依照本制度和程序使用印章或辦理證照借用。9.1.2未嚴格履行印章、證照的保管與使用規定，由于保管不慎而導致印章、證照丟失，將追究保管人員及相關負責人的責任。9.1.3若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時，由其承擔全部賠償責任并由公司對違紀者予以行政處分；造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。本制度由總裁辦制定，本制度的解釋、修改、廢止權歸總裁辦。本制度自發布之日起執行。10.附件：附件10.1：用印申請表附件10.10、2：刻制印章申請表附件10.3：印章管理登記表附件10.4：印章規范使用表附件10.1：用印申請表用 印 申 請 表 編號： 日期： 年 月 日 用印文件類型： 合同 對外公文 證明 信函 其它_用印文件名稱：印發份數：印發日期：發送日期：主辦部門：擬稿/核稿人：主送單位/人：抄送單位/人：附件 / 附件數量：用途說明：使用方式： 內部使用 攜帶外出 用印種類： 公 章 法人代表章 財務專用章 合同專用章 其他_ 發出部門（負責人）：會簽：_ _ _( 部) ( 部) ( 部）財務部（審核）：總裁辦（審核）：總裁/副總裁（批準）：注：編號由總裁辦編寫；本表與蓋章后的用印文件正本或影印本存檔于總11、裁辦。附件10.2：刻制印章申請表刻 制 印 章 申 請 表日期部門經辦人申請印章種類名稱材質形式 年 月 日申請理由：使用范圍：管理權限：管理人：部門/子公司負責人： 年 月 日總裁辦負責人： 年 月 日集團領導： 年 月 日備注：附件10.3：印章管理登記表印章管理登記表編 號 印 章 類 別印 章 名 稱材 質 形 狀啟用時間、文件廢止時間、文件廢 止 原 因保 管 部 門保 管 人印 模申請部門（蓋章）：負責人：經手人：日期：總裁辦（蓋章）：負責人：經手人：日期：注：本表一式兩份，申請部門、總裁辦各存一份；印模頁（一式兩份）與印章檔案一并歸檔；材質和形狀標注時均以印章材料為準。印模頁1印模頁2附件10.4：印章規范使用表印章規范使用表編號：序號印章種類用章事由/文件名稱蓋章份數用章部門使用時間用 章 人保 管 人歸還時間歸 還 人保 管 人備 注（簽字）（簽字）（簽字）（簽字）123456