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1、集團公司印章保管使用與材料存檔管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司印章管理制度一一、總則1、為了使集團印章的使用與保管規范化、制度化，有效規避集團風險，杜絕違法行為的發生，特制定本制度。2、本制度適用于集團行政公章、合同章及部門專用章。3、集團行政公章由總經理辦公室統一管理。二、印章的刻制1、新增部門或部門變更需刻制印章，必須報請總經理批準，由總經理辦公室憑公司介紹信統一到公安機關辦理刻制手續。2、公章的刻制，必須符合國務院頒布的有關公章刻制的規定。3、任何部門和個人不得私自刻制該部門公章。三、印章的保管1、公司印章必須指定專人保管。應妥善保管印章，不得隨意亂放，存放位2、置須加鎖。2、印章管理人員如工作變動，應及時上繳公章，由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章手續，不得私自轉交他人。3、印章如不慎損壞或遺失，應及時報請相關部門更換及聲明作廢。4、印章應及時維護，確保公章清晰、端正。四、印章的使用1、使用印章需登記，注明用印日期、用印名稱、用印事由、份數、用印人。2、印章一律不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據及其他空白格式文件。3、任何人不得攜印章外出，特殊情況須報總經理批準并嚴格履行交接手續。五、附則1、未按本制度要求管理印章的，必須追究直接保管人責任，由此造成的民事、經濟、法律糾紛和后果，由直接保管人與當事人共同承擔。2、本制度自xx年xx月x日起施3、行。3、本制度由總經理辦公室負責解釋。公司印章管理制度二一、印章的刻制1、集團公司的印章經集團主管領導批準后由集團企管部負責刻制。2、集團所屬各行政職能部門和下屬未辦理營業執照的非獨立法人單位需刻制印章時，必須提出書面申請并附印章式樣報集團企管部，經企管部審核、報集團主管領導批準后，由集團企管部指定人員到公安機關辦理有關手續，送公安機關指定的刻字社刻制。集團投資設立的獨立法人單位和注冊登記的非獨立法人單位，單位負責人書面報告所需刻制印章的種類，報集團企管部審核、主管領導審批后，并指定專人到當地公安機關指定的刻字社刻制公章、合同專用章、財務專用章等印章。4、凡由企管部直接負責刻制的各類印章，由企4、管部將印章、印章刻制審批材料送集團檔案室留取印模和保存，與檔案室辦理交接手續。凡由獨立法人單位和注冊登記的非獨立法人單位直接負責刻制的印章，在印章刻制完成后五個工作日內由獨立法人單位和注冊登記的非獨立法人單位將印章和審批材料復印件送至企管部留取印模和保存，由企管部統一將印模和印章刻制審批材料移交給集團公司檔案室。二、印章的使用(一)使用原則1、使用集團印章必須“先審批，后使用。”使用印章的審批范圍要與批準人的職責相一致，無論何種材料需加蓋集團印章時，都必須經過相應的領導批準，并履行用印登記手續。2、為盡可能規避風險，要盡可能多使用有用途限定的各種專用章，凡是使用集團專用章可以辦理的事項均須使用5、專用章辦理。(二)使用辦法1、使用集團印章時須先填寫集團公司印信使用審批單(使用公章、法人章也可在網上提交用印申請)。每項用印必須先經過使用單位負責人批準后，才能按照印章使用審批流程由集團總部部門負責人或分管領導或主管領導逐級審批。印信管理辦公室(以下簡稱“印信室”)用印前的復核以終審領導的審批簽字為準:集團公章、合同專用章(無數字下標)使用審批流程見附件1;集團總部市場部及京外分公司投標用印審批流程見附件2;京內分公司投標用印審批流程見附件3;集團部門專用章和集團各部門內部專用章使用審批流程見附件4;合同專用章(2)、合同專用章(3)按照關于全面啟用造價管理子系統的相關事宜通知執行;集團法定6、代表人手簽章的使用，按照關于印發集團公司法定代表人手簽章使用管理辦法的通知執行;集團法定代表人名章的使用，隨用印材料所用的公章或合同專用章(含帶數字下標的)一同審批;集團其他領導名章的使用，必須經領導本人批準。2、提交用印申請(包括網上申請和書面申請)時必須詳細填寫“用印材料名稱”一欄，不能只寫用途，也不能用資料概括，而要逐一寫清用印材料的標題。如果“用印材料名稱”一欄填寫不夠詳細，使用單位負責人在審核時應讓經辦人員補充完整后再簽字。3、京內分公司須指定專人到集團公司辦理用印手續。4、集團總部部門負責人在審批證明材料和調查材料時應注明要說明事項的具體內容。例如:收入證明應注明“收入元”，住房調7、查應注明“無住房”或“有平方米住房”。5、負責審批的集團領導因事不在集團公司時，可由相關領導代審批。若主管領導都不在集團公司，而使用單位又確有急事需要辦理時，應由使用單位負責人向集團辦公室負責人說明情況，由辦公室負責人協助處理。6、凡用印申請單中用印材料名稱填寫不詳細、不完整的;用印材料無法與審批事項對應的;工程名稱、用印日期未填寫的，不論是否已通過審批，印信室均有權拒絕辦理。7、凡空白表格、介紹信、獎狀、證件等一律不予用印。8、凡涉及金額的合同或協議均須加蓋合同專用章(含帶數字下標的)。下屬單位的合同或協議需要加蓋集團法定代表人名章時，必須有使用單位主管在委托代理人處簽字后方可使用。9、因承8、攬工程需要在非工作時間使用印章時，須在工作時間內通知印信室。三、用印材料的存檔1、各種承諾書、備忘錄、協議、合同、會議紀要等必須留印信室一份原件存檔;授權委托書留辦公室一份原件存檔;集團公司市場部的所有用印材料由部門自己先行保管，待工程承接完畢后，整理成套移交檔案室存檔。2、凡我方先用印，甲方后用印的資料，經辦人要進行未歸檔資料登記，并負責在一個月內將資料歸還印信室。超期不能歸還的，要由使用單位寫出書面情況說明并經本單位主管簽字后報印信室，超過二個月仍不能歸還的，印信室將本著“前不清后不辦”的原則暫停該單位使用集團公司印章。四、印章的保管集團公司印章原則上不得拿出印章保管處，如有特殊情況需由印9、信管理人員帶章外出時，須經辦公室主任批準。五、印章的管理1、集團公章、鋼印、合同專用章、法定代表人名章、總經理名章、副董事長名章、各種專用章、總部各部門(財務、黨、工、團、紀除外)內部專用章，由印信室負責管理使用。2、集團法定代表人手簽章，由辦公室負責管理使用。3、集團合同專用章(4)，由西北分公司負責管理使用。4、集團合同專用章(5)，由檔案室負責保管(未啟用)。5、集團財務印章由財務部負責保管使用。6、集團黨委印章，由黨委工作部負責管理使用。7、集團團委印章，由團委負責管理使用。8、集團紀委印章，由紀監辦負責管理使用。9、集團工會印章，由工會工作部負責管理使用。10、集團下屬各單位印章，由10、各單位指定專人負責管理使用。11、各單位要建立健全本單位的印章使用和管理制度，并報集團辦公室備案，加強用印管理，嚴格用印審批手續，作好用印登記。12、印章因機構撤消、業務暫停等各種原因停止使用時，集團辦公室要及時收繳、封存。13、銷毀由集團公司制發的舊印章，必須經企管部部長和辦公室主任審核簽字，并報集團主管領導批準后，兩人監銷。銷毀由下屬單位制發的舊印章，必須經制發單位負責人、企管部部長和辦公室主任審核簽字，并報集團主管領導批準后，兩人監銷。公司印章管理制度三一、目的印章是公司經營管理活動中行使職權，明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具。為加強對公司印章的管理，維護公司印章的權威性和嚴肅性11、，明確公司印章的使用權限范圍和使用人、保管人、審批人的責權，嚴格事務審批程序，規范用印行為，提高服務質量和辦事效率，防范風險，特制定本制度。二、范圍適用于集團本部及各成員公司的印章管理。三、公司印章定義公司印章主要指:公章、法定代表人私章、合同章、財務章、發票專用章、各職能部門章等其它各種用于明確公司對外、對內各種權利、義務關系的印鑒。公司印章可以使用不同材質刻印。四、印章管理印章管理包括刻印、授權、使用、廢止、更換。公司印章的管理應做到分散管理、相互制約、專人保管、嚴格審批、嚴格使用登記、規范用印。1、印章刻制(1)所有印章(公章、合同章、業務章、法定代表人私章、財務章、發票專用章、校對章、12、校正章等)的刻制工作應由行政部門指定專人負責。因工作需要申請新印章時，由需求部門提交新增印章申請單(見附件)，報告應說明新增印章的原因、用途和樣式等，經行政部門、法律事務部門等確認后，報總經理(集團公司為總裁，其他各公司為總經理，下同)核準。(2)印章刻制完成后行政部門應指定專人(至少兩人同行)領回并交行政部門領導。行政部門領導應登記印章圖樣、領回時間、領交人員等信息并以藍色印泥加蓋在行政部門印章存檔冊中存檔。(3)刻制公章、合同章、財務章、發票專用章必須按國家規定在國家法定管理部門指定的地點辦理，嚴禁在非法定機構刻制印章。(4)私自刻印、偽造公司印章是觸犯刑法的行為。任何人不得私自刻印、偽造13、公司印章，否則公司將追究其法律責任，由此導致的所有法律、經濟、民事等責任均由責任人承擔。2、印章保管及使用授權(1)印章應授權指定的保管人負責保管，被指定的保管人應具備良好的職業道德和操守。印章保管人具有保管、登記、監督等多重責任與權力。(2)任何部門在啟用印章前，均須在行政部門辦理領取手續，接受相應的責權告知，明確印章使用范圍，并辦理印章書面簽收手續。印章保管人簽收印章時，須查驗印章是否有被使用過的痕跡，若發現有被使用過的痕跡，有權拒簽，并應及時報告所在單位負責人。行政部門應將簽收表單(應包含簽收人簽名、領取部門負責人簽名、行政部門交付人簽名、印章圖樣、領取時間)存檔。(3)公司預留在銀行的14、印鑒必須為公司法定代表人私章、財務章。法定代表人私章與公章應分部門保管，其保管人不得為同一人。(4)印章保管人應妥善保管印章，并規范用印。防止因印章丟失、被盜用、濫用等行為給公司造成損失。根據印章性質，印章保管人應承擔的責權如下:公章的保管人為公司總經理或總經理授權的專人，由總經理負責在董事會授權范圍內審批使用。公章的保管人憑公司總經理(或總經理授權人員)簽字的審批單為依據使用公章。無相應審批單為依據使用公章，保管人負主要責任，經辦人負次要責任。法定代表人私章的保管者為公司行政部門，無獨立使用權力。印章保管人需依據已蓋公章的文件或財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負全部責任。15、財務章的保管人為財務部門負責人，無獨立使用權力，但具有監督及使用審批權力。財務章應依據公司董事會授權的范圍、會計原則、對外結算需要和公司授權的有權簽字人簽字同意的審批單為依據使用。未在公司董事會授權范圍內或無公司授權的有權人簽字同意的審批單為依據使用財務章，保管人負主要責任，經辦人負次要責任。業務章、合同章的保管人為公司相應的業務部門。在公司總經理授權范圍內，可獨立使用。未在授權范圍內的，無獨立使用權力，但具有監督及允許使用權力，須有公司有權審批人簽字的審批單為依據使用。未在總經理授權范圍內或未經公司有權審批人簽字同意使用，業務章、合同章保管人承擔主要責任，經辦人承擔次要責任。其他職能部門印章16、保管人為各部門負責人。保管人對印章具有獨立使用權力，同時負全部使用責任。非特別原因，嚴禁在空白紙張、空白格式化文件上加蓋公章、合同章、業務章、財務章和法定代表人私章等。經總經理特別批準同意加蓋的空白紙張、空白格式化文件應采取編號、專人管理、嚴格審批、使用登記、定期稽核使用情況、定期繳銷(剩余紙張或文件)等辦法嚴格管理。嚴禁任何人未經批準擅自將公章、合同章、法定代表人私章借出帶離公司使用。確需攜帶印章、合同章等外出辦事或出差時，應事先經總經理批準，并應至少由兩人共同登記印章借用登記本，共同攜帶印章，共同使用。辦理完畢后，經辦人應共同歸還印章，并辦理借用注銷登記。經辦人、審批人對其蓋章的材料內容的17、真實性、合理性、合法性負全責。印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規定申請使用印章，如出現問題，后果自負。給公司造成損失的，公司有權依法追究其責任。3、印章使用(1)公章以公司名義上報、外送、下發的文件資料(含文件、資料、報表等)，經總經理審閱批準后方可加蓋公章(經總經理明確授權的蓋章簽批人在授權范圍內批準的文件、資料等也可加蓋公章)。申請蓋章人須填寫文件資料蓋章審批表(見附件)，填寫內容包括:申請部門、經辦人姓名(本人簽名)、申請日期、文件名稱及內容摘要、擬報送部門或用途等，內容應填寫完整無誤，經申請部門領導、分管領導審批同意后，與需蓋公章的文件資料一并送公司總經理(或經總經理明確授權的18、蓋章簽批人，下同)核準簽批。文件資料的內容如需要其它部門核實確認的，文件資料蓋章審批表還應有其它部門相應人員的簽字。總經理已簽批的文件資料蓋章審批表和相應的文件資料原則上應由專人負責保管、傳送至公章保管專人蓋章。公司總經理或總經理指定的公章保管專人根據已簽批的文件資料蓋章審批表在文件資料上加蓋公章，并在印章使用登記薄內登記蓋章日期、事項、報送單位等。申請蓋章的經辦人應在印章使用登記薄內簽收并檢查已蓋章文件資料，如發現問題應當場提出解決。用印完畢后，印章保管人應將文件資料蓋章審批表收集存檔。負責保管、傳送總經理已簽批文件的專人不得遺失、增加、替換、扣押文件資料，否則視為嚴重違反公司制度，應負全責19、。(2)法定代表人私章涉及辦理銀行業務、支付款項等須加蓋法定代表人私章的，須憑總經理簽批的文件資料蓋章審批表或總經理文件上的簽字方可加蓋法定代表人私章。已蓋好公章的文件資料，需要加蓋法定代表人私章的，可直接蓋章。蓋好法定代表人私章后，公司法定代表人私章保管人應在相應審批表上注明法定代表人私章已蓋的標志，防止一單重復蓋章的現象出現。(3)公司財務章、發票專用章公司財務章主要用于銀行匯票、現金支票、付款及托收等需要加蓋銀行預留印鑒等業務上使用。業務付款的銀行匯票、付款及托收憑證等，由業務部門根據業務情況打印付款、收款申請單后，按公司流程經總經理審批通過后，方可蓋章。資產采購付款等單據，由公司行政部20、門經辦人填寫有關付款申請單，按公司流程經公司總經理審批通過后，方可蓋章。現金支票1萬元以下，財務經理須做好備用金記錄登記后方可蓋章。超過1萬元以上，須總經理審批通過后方可開具支票并加蓋財務章。發票專用章由財務中心負責人指定專人保管，僅在公司對外開具發票、收款收據上使用。(4)合同章合同章由公司業務部門負責人保管。主要用于公司部門簽訂各類購銷合同。公司根據合同金額大小，授權審批權限給相關人員。所有業務合同需按公司規定流程，經有權審批人審批同意后方可加蓋業務合同章。公司采購部門應每隔半年將合同蓋章審批單交行政部門存檔。(5)業務章各職能部門業務章，由部門負責人保管。僅適用于各部門內部使用，主要用于21、公司內部部門之間溝通交接和本部門內部管理使用。職能部門業務章(如質量管理部門章、物流部門章)對外使用的應比照合同章管理規定，由部門負責人在授權權限內使用。4、印章廢止、更換(1)廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫廢止申請單(見附件)，并呈公司總經理核準后交由公司行政部門統一廢止或繳銷，分支機構應交由總部行政部門統一廢止或繳銷。(2)遺失印章時責任人應立即向總經理匯報，并由印章保管人員填寫廢止申請單(詳細說明遺失原因、責任人、可能造成的后果、已經采取的補救措施、預計還需要采取的措施及成本、責任人處罰建議)呈公司總經理核準后，交由行政部門按批示處理。(3)如遺失公司基本印章(公章、財務章、法人章、發票專用章、合同章、業務章)，必須登報申明并及時向公司董事會報備。(4)更換印章時，應由印章保管人員填寫廢止申請單說明更換原因，并呈所在公司總經理核準后，交由行政部門按批示處理。如有需要須填寫新增印章申請單申請新的印章。五、附則本制度經集團辦公會議討論通過，并經集團總裁簽發后公布實施，修改亦同。