置業公司變更及簽證管理細則(17頁).pdf
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編號:914084
2024-04-08
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1、-2-xxxxxx置業有限公司變更及簽證管理細則(2023年修訂版)第一條第一條 目的目的為適應業務發展需求,規范工程變更、簽證管理工作,根據xx集團相關制度及權責體系,結合公司組織架構及部門職責的實際情況,特制定本細則。第二條第二條 適用范圍適用范圍本制度適用于xxxxxx置業有限公司所有新建、改建和擴建相關非政府投資類項目。政府投資類工程項目xx公司內部審批權限參照住宅項目項目權限執行,其他按xx集團和政府相關制度進行。第三條第三條 工程工程變更、簽證定義變更、簽證定義(一(一)工程變更是指在項目實施過程中,因工程建設需要,由建設各方提出的按合同約定程序對部分或全部工程在材料、工藝、功能、2、構造、尺寸、技術指標、工程數量、施工方案、措施、計劃等方面做出的改變。工程變更包括設計變更與施工變更。(二)(二)設計變更原則上是指建設項目在建設過程中對經建設主管部門備案施工圖(設計文件)的修改。從操作層面來說,設計變更流程以在基準版圖紙(模擬清單招標項目以備案施工圖為基準)上對設計內容進行修改、完善、優化、調整所引起的變更;由建設單位、設計單位、監理單位、施工單位四方蓋章版的圖紙交底資料仍需辦理變更簽證。設計變更的主要類型:1.設計優化(成本減項):設計優化(成本減項):為降低成本(不含配置標準調-3-整),進行的設計優化(如:墻面抹灰厚度由 10mm 調整為 8mm);2.設計優化(銷售3、溢價):設計優化(銷售溢價):為增加銷售溢價率,增加配置標準以外的做法,溢價率應大于或等于該增項成本的 20%;3.配置標準調整:配置標準調整:配置標準已會簽完成后,再進行調整的(如:鋼木復合入戶門改為鋼質門粗裝改精裝根據當地要求,增加太陽能);4.設計失誤設計失誤:圖紙中做法錯誤,造成成本錯誤,須變更調整(如:結構圖紙中洞口尺寸與建筑圖紙不一致);5.設計補充及完善設計補充及完善:圖紙中未能體現相應做法,造成成本落項,須變更增補(如:圖紙未能體現電梯洞口封堵做法,后期變更增加);6.使用功能改變(非招商使用功能改變(非招商/營銷原因)營銷原因):原業態或房間功能改變(如:將住宅地下一層儲藏間4、改為物業辦公用房),或規劃方案調整造成的改變;7.配合政府驗收改造(有圖紙)配合政府驗收改造(有圖紙):為配合政府部門驗收而進行的改造工作,有改造圖紙的,按設計變更會簽;8.配合招商、營銷改造(有圖紙)配合招商、營銷改造(有圖紙):為招商、營銷工作而進行的改造工作,有改造圖紙的,按設計變更會簽。(三)(三)施工變更是指由于施工現場的某種特殊原因而造成的工作內容的調整,對調整的工作內容、工程量等由雙方共同簽字認可的文件。施工變更主要類型:1.工程拆改工程拆改:非設計變更導致的工程拆改,發生的洽商情況(如:非施工單位原因造成的拆改返工等)。2.合同外專項措施方案:合同外專項措施方案:在合同約定范圍5、外需通過專項措施達成施工,專項施工方案需權限審批。由于施工條件的變化-4-或無法遇見的情況(如地下土質/水/構筑物/管線)所引起的變化等。3.合同內技術方案調整(成本減項)合同內技術方案調整(成本減項):對合同范圍內不合理技術方案調整,優化并節約成本。4.合同內技術方案調整(成本增項):合同內技術方案調整(成本增項):對合同范圍內不合理技術方案調整,造成成本增加。5.驗收改造(無圖紙):驗收改造(無圖紙):為配合政府部門驗收而進行的改造工作,沒有改造圖紙的,按施工變更會簽。(四)(四)工程簽證是指在施工合同履行過程中,施工單位按經過發包方審批的工程變更實施后,承、發包雙方根據合同的約定,承、發6、包方、監理方現場簽認的工程完工質量、工程量和造價等確認的過程。(五)五)不納入變更管理的事項不納入變更管理的事項1.清單遺漏清單遺漏(含項目特征描述不符)含項目特征描述不符):基準圖紙內容未完全體現在合同清單中,造成清單缺項、工程量偏差、項目特征描述不符引起工程造價變化的。2.合同內暫估單價確價調整:合同內暫估單價確價調整:某項內容在招標階段,因材質、做法或品牌等暫不確定,故以暫估價形式計入施工單位合同范圍,待確定時,專業暫估價估算及材料設備暫估價不準造成工程造價變化的。前述 1、2 項由項目公司組織做好簽證計量工作后(項目部組織開會并形成會議紀要后,需在 ERP 系統發起簽證申報流程)進入結7、算。3.經依法依規審批同意的規劃調整、政策標準變化(含交警、市路燈所、市自來水公司等相關接收或權屬部門行業標準變化)等原因導致項目設計方案調整,并依法依規取得前期相關審批-5-手續調整的。(六六)不可以辦理不可以辦理工程工程變更變更的情況的情況1.合同中規定包干費用的有關事項、招標文件或施工合同約定應由施工單位自行承擔風險的項目;2.發生施工質量事故或施工組織不當造成的工程返修、加固、拆除等工作;由于施工單位的錯誤施工導致施工場地條件變化而要求變更的項目;3.施工組織不當造成的停工、窩工和降效損失;4.施工單位為施工方便等提出的施工措施造成成本或工期損失的;5.違規操作造成的停水、停電和安全事8、故損失;6.施工單位工作失職造成的損失;7.施工單位由于自身原因造成工程無法計量,特別是隱蔽工程,未經過驗收就進行下一步施工的;8.超過工程變更時效期的工程變更;9.以工程變更形式(虛報的工程內容,及工程量等)支付其他費用;10.由于施工單位投標時的不平衡報價或單純追求經濟效益而要求變更的項目;11.未取得建設、設計(勘察)、監理等相應責任單位同意變更的項目。12.因施工單位的責任引起的其他費用增加項目。第四條第四條 工程工程變更、簽證的管理原則變更、簽證的管理原則凡參與工程簽證的人員必須堅持“守法、嚴謹、真實、公正”的工作原則,并按以下具體管理原則實施:-6-(一)權限審批原則(一)權限審批9、原則設計變更、施工變更、工程簽證的審批根據權責手冊審批權限嚴格執行,超過權限范圍的簽字審批一律無效。(二)事前審批原則(二)事前審批原則1.所有設計變更、施工變更實施前,需由主辦部門將相關資料及說明發往成本管理部進行審核并估價,估價完成后才能由設計變更、施工變更主辦部門發起審批流程。2.待流程審批完成后,由項目部向施工單位下發工程指令單。3.變更應先審批后執行,嚴禁事后補辦,特急類工程變更和趕工期的展示區項目(該類事項也需要項目組織會議同意后實施)除外。(三三)真實性原則)真實性原則現場簽證人員須對現場簽證發生的真實性、準確性進行核實無誤后方可辦理,對簽證的真實性負責。(四四)完整性原則)完整10、性原則1.變更一事一估,簽證一事一簽,嚴禁故意拆分、合并和加入其他補償性因素。設計變更如有現場拆改或返工,須在設計變更附件說明此部分內容提報成本計入費用,不得拆分成設計變更及施工變更分別發起會簽流程。2.當一個變更事項涉及多個專業、多個合同的,需將變更引起的所有專業內容一起上會評審。需根據合計變更金額達到的權限審批人來主持會議及完成會議紀要審批。ERP 變更申請流程仍按照合同的歸屬發起審批。3.變更、簽證一一對應(第三條第五款除外),依據材料(相關聯系單、附件附圖等)應完整、真實,且應說明詳細,文字表述無異議。-7-(五五)時效性原則)時效性原則工程變更及簽證原則上按照月事月清、月清月結的要求11、,工程變更月清完成率要求 100%,工程簽證月結完成率要求80%。第五條第五條 流程圖及流程操作說明流程圖及流程操作說明-8-說明:第三條第五款中第 1、2 點事項,由項目部組織開會并形成會議紀要后,直接在 ERP 系統發起簽證申報流程。流程操作說明及要求流程操作說明及要求節點節點節點執行人節點執行人節點解釋及執行標準節點解釋及執行標準時限時限工程變更申請及審批工程變更申請及審批1A-H提出變更需求建設任何方1.需求函件統一對接口為項目部,開通了明源成本協同的,可在線上發起預估變更事項申報流程;2.涉及設計變更的由項目部組織設計管理部對接處理。3.變更需求方需提出變更方案。/2A-H變更立項分12、析評估項目總經理1.會議由項目總牽頭組織,權限審批人主持,對應權責經審人參與。2.形成具體方案,從進度、質量、成本多方面多方案組織評審,形成紀要會簽。需求接收后 5個工作日內完成會議,會后5 日歷天內完成紀要審批3C工程變更申請項目部由項目總經理組織項目工程部或項目設計負責人按會議決議修正變更方案,項目成本負責人更新 工程變更前后增減造價對比表,并由項目工程部發起施工變更或設計變更 ERP申請。開通了明源成本協同的,施工單位可在線上發起工程變更申報流程。會議紀要審批后1個工作日內發起3D審核職能部門職能部門為xx地產公司開發設計部、成本管理部。按相關制度要求審核其準確性、及時性、完整性。2 個13、工作日3E審核職能部門分管領導按制度規范要求審核。2 個工作日3F-H審批公司領導按權責審批,需給出明確審批意見。2 個工作日4C歸檔項目部資料管理員紙板原件變更資料歸檔管理2 個工作日簽證確認審批:簽證確認審批:-9-5D發設計變更單開發設計部下發設計變更單(紙版及對應電子版)至項目。變更申請審批完成后 1 個工作日5B-C發工程指令單項目部發變更實施工程指令單至監理、施工單位實施。收到設計變更單/施工變更審批完成后 1 個工作日5A組織實施施工單位按收到的指令要求實施。按指令組織施工6A組織驗收申報簽證施工單位1、在工程隱蔽和現場變更完成 48 小時前向監理單位提出完工驗收申請;2、施工單14、位應提前進行自檢,組織監理對工程實施情況和簽證資料準備工作進行初步驗收,達到簽證條件后方可組織驗收,并形成草簽資料。3.施工單位在完工驗收合格后 5 個工作日內需按要求提報簽證資料至監理審核。完工驗收合格后5 個工作日內提報完整簽證資料6B-C簽證審核項目工程變更簽證小組、項目監理1、項目監理收到施工單位提報的完整簽證資料后于 2 日內完成線下審核確認;項目部3日內完成線下審核確認并發起ERP簽證審批流程;對于開通了明源成本協同的,可由施工單位在成本協同平臺發起簽證確認流程。滿足月清月結的要求6D審核職能部門職能部門按相關制度要求審核其準確性、及時性、完整性。2 個工作日6E審核職能部門分管領15、導按制度規范要求審核2 個工作日6F-H審批公司領導按權責審批,需給出明確審批意見。2 個工作日7C歸檔項目部資料管理員紙板原件變更、簽證資料歸檔管理,同步將審批后的簽證資料下發施工單位 2 份作為結算依據。及時現場變更簽證小組由項目部責任工程師、項目工程經理、項目成本責任工程師組成。-10-第六條第六條 審批權限審批權限工程變更申請及簽證確認審批權限按下表執行:備注:1.以上審批節點人員如有變動必須由上級部門領導發起內部 OA 協同行政部對接人統一對接明源系統人員修正。2.工程變更、簽證審批權限按商業項目和住宅項目劃分,原則上商住比大于等于 3:7 的為商業項目,商住比小于 3:7 的為住宅16、項目。3.B、C 類、D 類、E 類變更需按照對應權限召開專項會議,并形成專項紀要,ERP 系統以專項紀要為依據辦理。4.不論項目類型,涉及變更商品房合同交付標準的,決策事項(通過 OA 系統審批)均需審批至董事長,會議紀要或事項審批作為變更簽證的決策依據,ERP 成本系統中變更簽證的權限按照上表執行。第七條第七條 管理要求管理要求(一)(一)工程工程變更變更管理要求管理要求1.嚴格按論證、報批、實施三步曲,嚴禁先建后批。凡項目下發的工程聯系單、技術核定單涉及費用變化的,-11-必須嚴格按工程變更申請流程辦理,經權限領導審批后實施。2.工程工程變更變更論證評估論證評估(1)所有涉及方案比選的變17、更,需有 2 套以上(含 2 套)方案進行論證評估。(2)會議由項目總牽頭組織,權限審批人主持,對應權責經審人參與,影響到銷售或商戶承諾時須由子公司營銷服務部、產業協作部參與。(3)變更評審會議需明確變更原因、變更依據及變更的必要性,對具體方案從進度、質量、成本、交付風險等多方面進行評審,形成紀要會簽。3.各類變更論證會會議紀要需在會議完成后最遲 5 個日歷天內完成 OA 權限會簽;再按會議決議修正變更方案,組織成本修正變更對比測算并發起變更審批流程。4.工程變更風險控制按如下規范實行(針對外部公開招標的合同)。變更風險控制規范變更風險控制規范控制類別商業項目/展示區(對貨量區無影響部分)住宅18、項目/樣板房(對貨量區有影響部分)備注合 同 紅 色預警點合同累計工程變更率5%合同累計工程變更率3%由項目成本負責人 OA 協同預警至公司董事長及以下相關人員。說明:涉及交房導致的提質改造,不納入合同變更率。同時項目總經理應組織項目相關人員對該合同已發生變更及可能發生的變更事項進行梳理,并制定對該合同變更的可行管控措施報該級別領導備案(OA 協同)。-12-5.牽涉補充協議的,需在變更手續審批完成后再簽補充協議。6.施工單位應配合提報詳細的變更施工技術方案及相關變更前后造價對比資料給發包方審核,相關資料應加蓋施工單位公章(或得到施工單位相應授權的項目印章),施工單位應對其申報金額的準確性負責19、,由施工單位提出的變更事項,簽證申報金額不得超過變更申報金額,其他方面提出的變更事項,施工單位應配合報價。7.所有工程變更均需通過辦理簽證來進行確認。8.變更編號規范變更編號規范(1)所有變更應按發生的時間先后順序、依次編號。(2)工程變更編號模式:xx-BBB(洽)-CCC-DDD;恒偉-BBB(變)-CCC-DDD;BBB-表示項目簡稱;(洽)特指工程變更;(變)特指設計變更;CCC施工單位單位名稱;DDD-流水編號。舉例:“xxFFC(洽)-XXX-001”表示xx地產公司湘江財富金融中心項目 XXX 公司第 1 號工程變更。編碼在發起工程變更申請 ERP 審核后系統自動流水生成。9.因20、二次深化設計引起的工程變更,須嚴格按施工承包合同約定處理,僅合同約定可另行計費的內容才可辦理工程變更。(二)簽證的相關要求(二)簽證的相關要求1.簽證資料完整性規范簽證資料完整性規范完整的工程簽證資料包含:工程簽證單及其附件支撐資料附件支撐資料包括:工作聯系單、設計變更/施工變更審批-13-資料、工程指令單、相關有效圖紙、現場草簽單、現場收方單、過程依據性影像資料、施工單位提報的工程報價清單等。所有參與簽證人員必須簽署明確意見以及日期。(1)現場收方單現場簽證實行施工單位、監理方和發包方三方共同聯合簽證方式。施工單位應在工程隱蔽和現場簽證 48 小時前對簽證內容自檢,自檢合格后報由監理方組織施21、工單位、發包方現場變更簽證小組,按設計圖紙、工程變更及合同,結合施工現場實際情況,復核已完工程量,工程變更辦理簽證及由設計變更產生的拆改應形成現場草簽記錄,當場簽字確認,并在事后匯總整理形成現場收方單(詳見附件 5)。對于可以依據圖紙計算工程量的變更,現場簽證小組不得直接對其工程量予以確認,按變更圖紙計量,但必須明確是否按變更圖紙按質按時實施完成。對簽證原始資料,監理單位及項目現場變更簽證小組應復印或拍照留存。(2)影像資料具有尺寸標注或參照物的現場彩色照片(必要時提供電子文檔),照片清晰可辨、具備核實價值和代表性,采用 JPG 格式,拍攝時開啟“日期時間顯示”功能,嚴禁補拍、替代、使用圖像處22、理軟件修改等。對于隱蔽工程,應分別于施工前、中、后三個階段各拍攝至少 2 張有代表性的照片或影像資料。影像資料應有施工單位、監理單位(或代建單位)、現場簽證小組三方代表認可(詳見附件 6),如不按上述要求留存,則視同無-14-影像資料。2.簽證編號規范簽證編號規范(1)所有簽證應按簽證發生的時間先后順序、依次編號。(2)工程簽證編號模式:xx-BBB(簽)-CCC-DDDBBB-表示項目簡稱;(簽)特指工程簽證;CCC-乙方單位名稱;DDD 流水編號。舉例:“xxFFF(簽)-XXX-001”表示xx地產公司湘江財富金融中心項目 XXX 公司第 1 號簽證確認。編碼在發起簽證立項申請 ERP 23、審核后系統自動流水生成.3.項目部是工程簽證的歸口管理部門,全過程跟蹤、監督工程變更的發生、實施及完成情況,確保簽證事項合法真實、資料齊全規范。包括督促及時辦理簽證,負責審核工程變更內容的真實性。4.成本管理部參與現場簽證,負責審核簽證內容的必要性,依據合同(招標文件、施工合同、清單、圖紙、定額等)、管理制度判定工程簽證事項是否成立,控制不合理簽證的產生,并對工程量、價格是否真實合理進行全面復核,對簽證造價的準確性負責。5.任何簽證均應避免以點工或臺班計算。如確需以點工或臺班計算,則審核意見必須說明工人每日起止工作時間及人數和機械設備運轉時間及數量,否則該簽證無效。6.對于因任何原因而返工的項24、目,必須詳細說明返工程度及材料損耗數量,注明返工原因,對于承建商提出的材料“全部損-15-耗”必須特殊說明(如損耗的材料是否可以在今后重復使用等)。對于可繼續利用或可變賣的材料,簽證意見需要說明具體的處理方式,并附上相關依據資料。7.所有簽證必須由施工單位項目經理簽字并加蓋公章(或得到施工單位相應授權的項目印章)、監理單位由專業工程師及總監或總監代表簽字并加蓋公章(或得到監理方相應授權的項目印章)。8.參與簽證的相關人員因故無法及時到場,監理單位應電話告知現場簽證詳細情況,參與簽證的相關人員應對電話內容進行記錄,并在 48 小時內到達現場復核和簽字確認。簽證小組人員無故不到場參與簽證的,視同認25、可此項簽證。施工單位未在擬定的時間內提出并上報簽證單的,視同放棄此項簽證的相關權益。9.現場簽證需原件一式 5 份,項目成本留存 1 份,項目工程部歸檔 1 份,監理單位 1 份,施工單位 2 份,其他單位如需以復印件留存,審批完成后由項目工程部資料管理員(或項目確認的管理專人)下發。10.特急類工程簽證和趕工期的展示區項目(1)特急類工程簽證是指:對重大的自然災害以及其他危及到生命安全、工程質量的事項,且不立即處理而導致重大事故以及對公司利益造成重大損失的工程變更進行的簽證確認,除此之外,均為正常類工程簽證。(2)趕工期的展示區項目是指:工期緊,影響開放的展示區項目。(3)對于特急類的工程和26、趕工期的展示區項目簽證應按下列-16-程序執行:項目評估工程造價,根據權限可通過與審批領導溝通獲得同意后,請示提出人口頭通知相關單位人員,并作相應的原始資料記錄(文字及影像)。施工單位得到監理、建設單位口頭或其他方式認可后即可開展工作,事件發生 24 小時內,三方代表應及時確認現場事實,項目提出人補充走完施工變更/設計變更申請流程。施工單位應于工作完成后 48 小時內提交相關簽證資料。11.涉及第三方責任簽證涉及第三方責任簽證凡是涉及第三方責任的簽證申請,在變更申請發起時項目需判定責任單位,且須有相關措施性資料作為簽證申請的依據,項目工程資料員及項目成本負責人需根據第三方責任單位扣款登記表做好27、臺賬,作為對相關單位進行扣款的依據。12.工程簽證的金額原則上不允許超過工程變更的審批金額。當出現審定的變更造價超過變更審批時的權限,應往上一級呈報變更造價審定,并說明估算偏差原因。每份變更必須嚴格按合同計價規則進行變更、簽證前后的造價對比。13.變更簽證月清月結原則變更簽證月清月結原則(1)以合同為單位,成本協同系統在每月 17 日自動將月度對賬單發送給施工單位,對賬單反應的是對應合同下應該在本月 17 日前完成月清或月結,但尚未審批完成的單據。(2)施工單位收到對賬單后,需在 2 個日歷天內提交對賬單核對流程,針對工程變更申請流程和簽證審批流程未依照月-17-清月結規定時間內完成審批歸檔的28、,需填寫對應的原因說明,經由項目工程經理、項目成本負責人、項目總經理進行核對,并給出具體審核意見。月度對賬流程須在每月21日前完成審批。(3)變更月清:每月上報附件附件 10:XX 項目項目 XX 期工程期工程變更變更“一月一清一月一清”臺帳(未發工程指令單部分)登記的變更臺帳(未發工程指令單部分)登記的變更之日起至“ERP工程變更流程歸檔時間”小于或等于45天視為完成變更月清。(4)簽證月結:“ERP 工程變更流程歸檔時間”至“工程簽證 ERP 流程審批完成歸檔時間”小于或等于 90 天視為完成簽證月結,變更事項未實施完成的事項除外。(5)特殊說明:若各項目未在每月 21 日前完成月度對賬流29、程審批的,針對工程變更申請流程和簽證審批流程未依照月清月結規定時間內完成審批歸檔的,將不再考慮變更事項未實施完成等特殊原因,統一按未完成進行考核。施工單位未按時提報月度對賬流程的,甲方有權停付當月工程進度款。第八條第八條 變更臺賬備案變更臺賬備案各項目按照集團變更制度要求,完善工程變更和造價管理臺賬,每季度末月 25 日前將變更臺賬報集團項目管理部備案。第九條第九條 變更簽證評估管理及應用變更簽證評估管理及應用公司成本管理部組織每月度對各在建項目進行變更簽證月事月清、月清月結完成情況的的核實抽查,并將結果報公司,作為項目績效評估的依據,按公司績效考核相關管理辦法執行。-18-附件:1.工程變更申請表附件2.設計變更申請表3.工程指令單4.簽證確認審批表5.現場收方單6.現場實施照片7.簽證管理每日人工記錄表8.簽證管理每日臺班記錄表9.簽證管理現場收方注意要點10.XX 項目 XX 期工程變更“一月一清”臺帳(未發工程指令單部分)11.XX 項目 XX 期變更簽證“月清月結”臺賬(已發工程指令單部分)12.工程變更前后增減造價對比表13.工程簽證確認造價對比表14.責任單位扣款單登記表