便利店固定資產管理規定(12頁).doc
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2024-06-05
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1、固定資產管理規定第一章 總則第一條 目的為了加強對固定資產的管理,保證其合理使用,保護其完整,發揮固定資產的最大效能, 降低經營管理費用,盤活閑置的固定資產,特制定本規定。第二條 定義本規定所稱固定資產是指單位價值超過1000元、使用期限超過1年且保持實物原狀的經營用有形資產,或者單位價值超過2000元、使用期限超過2年且保持實物原狀的管理用有形資產,包括房屋及建筑物、運輸設備、電子設備(其中小類:電腦設備、通訊設備、制冷設備、其他設備)、其他設備。第三條 審批權限所有固定資產的購置、調撥、改良、投保、處置、租賃、盤點報告等必須由公司領導統一審批。第四條 計價方法固定資產按實際成本計價(包括買2、價、運輸費、包裝費、安裝費、稅金、保險費等)。第五條 折舊管理1、 折舊方法:固定資產折舊方法采用年限平均法。2、公司固定資產的分類、使用年限、折舊率及預計凈殘值率: 資產類別 使用年限 年折舊率 月折舊率 預計凈殘值率 房屋及建筑物 25 3.6% 0.3% 10%運輸設備 5 18% 1.5% 10%電子設備 5 18% 1.5% 10%其他設備 5 18% 1.5% 10%第二章 日常管理第六條 管理形式 固定資產實行電腦賬簿(賬)、電腦卡片(卡)、實物(實)分管原則;財務部管理固定資產明細分類帳,人事行政部管理固定資產電腦卡片,并共享固定資產管理系統資料庫;使用部門管理實物。第七條 各3、部管理職責1、財務部職責:負責對固定資產價值的確認、核算、付款的審核及對實物日常管理的監督和固定資產盤點的組織工作。2、人事行政部職責:負責固定資產的申購(不包括電子設備和店鋪開業前的固定資產),對固定資產實物管理的監督,包括固定資產卡片的建立、明確實物保管人和管理責任人的責任、跟蹤固定資產的使用狀況、固定資產報廢的確認及固定資產盤點工作,并不定期對固定資產進行抽查,確保實物的安全及正常使用。3、信息部職責:負責電子設備的購買、維修、調配、報損和日常管理。4、企業發展部職責:負責各店鋪開業前固定資產的申購,并在開業后將實物轉交給人事行政部管理。5、使用部門職責:負責對其使用固定資產的實物保管及4、日常維護與保養。第八條 閑置資產管理建立公司內部閑置資產信息網,人事行政部將閑置的固定資產的信息掛在網上,并參考網上信息來確定固定資產的購置方式,以便公司的閑置資產得到有效的利用。第九條 盤點為確保公司資產的完整性,公司每年至少組織一次固定資產的全面盤點。由財務部牽頭,人事行政部和財務部成立盤點小組,組織盤點準備工作。盤點出現盈虧時,人事行政部應及時查明原因,在盤點后三天內將盈虧原因報告交財務部;財務部根據盤點表及盈虧說明,在盤點后半月內出具固定資產年度盤點報告,并報公司領導審批。第三章 固定資產購置第十條 申購1、 申購要求: 新設門店的設備申購要求:新設門店的設備申購時間為門店租賃合同或購5、買合同簽定后一個月內,原則上只進行一次,如因特殊情況,需單獨報公司領導審批。 日常設備的申購要求:以一個月為申購周期,各部門及門店每月20號前將申購計劃上報人事行政部(或信息部),在一個申購周期內一般不允許重復申購同一品種。如屬特殊情況需由使用部門知會人事行政部或信息部,經同意后,按申購程序辦理。2、 申購程序:(1) 新開門店固定資產申購程序:使用部門 企業發展部/信息部 公司財務部 公司總經理 對于新開門店的固定資產購置,企業發展部和信息部(企業發展部為主要負責,信息部配合完成電子設備的審核)應于門店租賃合同或購買合同簽定后一周內通知各相關部門提出固定資產申購計劃,各部門于接到通知后根據實6、際需求一周內向企業發展部或信息部報申購計劃;企業發展部和信息部根據各部門的需求制定出新開門店總的申購計劃,填制“新開門店固定資產需求表”(見附表1,一式一聯)報財務部和總經理審核;財務部和總經理在一周的時間內審核完畢后,將“新開門店固定資產需求表”報企業發展部;(2)日常固定資產的申購程序:使用部門 人事行政部 財務部 公司總經理 各部門根據本部門需求提出申購計劃,報人事行政部。人事行政部根據各部門的需求,制定下月總的申購計劃,填制申購單(見附表2,一式一聯),報財務部和總經理審核。人事行政部于每月20日前將下月的申購計劃傳財務部審核,財務部審核后報公司領導審批。備注:電子設備由信息部審核。第7、十一條 審核要求人事行政部/信息部應進行實地考察,對其種類和數量進行審核。第十二條 購置1、 購置的原則固定資產的購置,應充分體現規模優勢進行統一采購.2、購置方式的確立人事行政部/信息部在審核申購數量時應確立購置方式,購置方式分采購、調撥及向外租賃三種方式。在確定購置方式時,人事行政部在確定購置方式時應首先通過公司內部固定資產信息網查找可供調配的閑置固定資產,即以優先考慮調撥方式,否則應采取采購或租賃方式。第十三條 驗收1、驗收要求:負責驗收的部門,驗收時應根據已審批的申購單、調撥單逐一清點數量及抽查其質量,對質量不合格的物品應拒收。2、單據填制:日常采購的固定資產由人事行政部負責驗收,對驗8、收合格的物品人事行政部應于驗收時填制“固定資產驗收單”(見附表3,一式三聯,第一聯人事行政部,第二聯財務部,第三聯供應商),同時以使用部門為單位編制“固定資產簽收明細表”(見附表4,一式三聯,第一聯人事行政部,第二聯財務部,第三聯使用部門),并為每個使用部門復制一份;編制完畢后,傳各使用部門實物保管人簽名。對需要安裝的固定資產,使用部門應出具固定資產安裝驗收報告,將其附在相應的驗收單之后。對于專業性較強的固定資產,經辦部門與人事行政部應邀請相關專業技術人員協助驗收。2、 標簽的粘貼:人事行政部按下文規定的編號要求統一編制固定資產標簽(見附表5),發放給各使用部門,并監督其自驗收簽字之日起一周內9、粘貼在實物明顯的位置,以便實物和賬簿一一對應。第十四條 付款1、付款審核:財務部對購入的固定資產數量、單價等方面進行審核,對于實際購入數量大于申購數量的,財務部將不給予報帳,對于實際單價與前述確定的單價不符的,必須注明原因,如無合理原因,超出部分的金額由經辦人承擔。2、付款方式:由人事行政部、信息部、企業發展部辦理好“固定資產驗收單”及“固定資產簽收明細表”后,將已審批的申購單、發票、“固定資產驗收單及固定資產簽收明細表”財務聯作為附件填制付款申請單,到財務部報帳,經財務審核,報公司領導審批后付款。第十五條入賬手續固定資產憑供應商發票、“固定資產驗收單”和“固定資產簽收明細表”入賬。關于發票的10、索取,電子設備由信息部辦理,新開門店購置的固定資產由企業發展部辦理,其他固定資產由人事行政部辦理。人事行政部應在購買當月根據“固定資產驗收單”及“固定資產簽收明細表”錄入固定資產電腦卡片,辦理固定資產入帳手續,以便跟蹤固定資產的實物管理,確保財務核算的準確性和及時性。信息部和企業發展部應積極配合人事行政部固定資產電腦卡片的錄入工作。第四章 固定資產調撥第十六條 調撥方式由調入使用部門提出申請,經人事行政部(或信息部)和財務部審核后報總經理審批。審批完畢后,人事行政部(或信息部)打印“固定資產內部調撥單”(見附表6,固定資產內部調撥單一式兩聯,財務一聯,人事行政部(或信息部)一聯),經行政部、財11、務部審核后,調入部門憑審核后的調撥單調撥固定資產。調撥手續完畢后,人事行政部應于當月將調撥單傳給財務部。財務部憑固定資產調撥單做相應的帳務處理,人事行政部憑固定資產調撥單修改固定資產電腦卡片。第五章 固定資產使用第十七條 保管責任人固定資產申購部門自簽收固定資產之日起成為固定資產使用部門,固定資產使用人即為實物保管人。固定資產使用部門應指定專人保管本部門的固定資產實物。第十八條 使用要求1、固定資產使用人應按說明書的要求操作,隨時保持固定資產的潔凈與完整。2、未經固定資產實物保管人的允許,他人不得擅自使用。3、若固定資產出現故障,使用部門應及時通知人事行政部(或信息部)處理,不得擅自拆除。4、12、使用部門發現本部門的固定資產連續三個月未使用,且預計將來亦不會再使用的固定資產,應知會人事行政部及時掛上公司內部資產信息網。第六章 固定資產改良第十九條 改良條件1、可延長固定資產使用年限達2年以上;2、能為公司帶來的未來經濟利益明顯大于預計的改良支出凈額。第二十條 改良程序1、 固定資產改良由使用部門提出固定資產改良申請;2、由人事行政部、財務部對改良申請進行審核,符合改良的才能報公司領導審批。3、改良完畢后,參照購置固定資產的方式進行驗收、入帳、付款,改良后的固定資產原值及折舊年限應重新確定,改良后的固定資產原值為原固定資產賬面凈值減去改良過程中發生的變價收入加上因改良而增加的支出,折舊年13、限按改良后預計可使用年限確定。第七章 固定資產保險及理賠第二十一條 投保范圍單位價值較高、易于毀損或被盜的固定資產,如運輸設備。第二十二條 投保除運輸設備外的資產,由財務部提出投保申請,經公司領導批準后簽訂保險合同,辦理投保手續。運輸設備的投保,由人事行政部負責。第二十三條 理賠若固定資產發生有關保險合同約定的索賠事項,使用部門應在第一時間內知會財務部(或人事行政部)通知保險公司認定理賠。對符合經濟原則的固定資產應及時修理,并索取修理發票傳財務部(或人事行政部)。財務部(或人事行政部)按索賠事項編號列示明細,在一個月內統一索賠。 第八章 固定資產租賃第二十四條 出租出租固定資產由人事行政部(或14、信息部)提出申請,經財務部審核后報公司領導審批,公司領導審批后,人事行政部(或信息部)根據審批結果辦理固定資產出租業務。對于經營租賃方式出租的固定資產,應視同自有固定資產管理;以融資租賃方式租出的固定資產,應視同固定資產轉讓處理。對于出租的電子設備由信息部辦理轉讓手續,其他固定資產辦理出租由人事行政部辦理。第二十五條 租入租入固定資產由人事行政部(或信息部)提出申請,經財務部審核后報公司領導審批,公司領導審批后,人事行政部(或信息部)根據審批結果辦理固定資產租賃業務。對于經營租賃方式租入的固定資產,不得列為公司的固定資產,所付租金,按受益期限計入費用;以融資租賃方式租入的固定資產應視同自有固定15、資產管理。對于租入的電子設備由信息部辦理轉讓手續,其他固定資產租入由人事行政部辦理。第九章 固定資產處置第二十六條 固定資產的轉讓轉讓固定資產由人事行政部(或信息部)與受讓方達成轉讓意向,會同財務部對轉讓的固定資產采用適當的評估方法進行初步估價,提出固定資產轉讓申請,報公司領導審批。公司領導審批后,人事行政部(或信息部)根據審批結果轉讓固定資產。財務部根據審批結果做相應賬務處理。第二十七條 固定資產的報廢1、報廢條件:長期閑置不用,在可預見的未來不會再使用,且已無轉讓價值的固定資產;由于技術進步等原因,不可使用的固定資產;已遭毀損,以至于不再具有使用價值和轉讓價值的固定資產;雖然固定資產尚可使16、用,但使用該固定資產違背成本效益原則;其他實質上已經不能再給公司帶來經濟利益的固定資產。2、報廢審批程序:使用部門 人事行政部/ 信息部 財務部 總部公司領導備注:電子設備由信息部審核,其他設備由人事行政部審核。3、報廢要求:對已提足折舊、不能繼續使用且無修復價值的,由使用部門填制“固定資產報廢申請單”(見附表7,固定資產報廢申請單一式三聯,一聯使用部門,一聯財務部,一聯人事行政部/信息部),報公司領導審批后,由人事行政部(信息部)和財務部辦理相關固定資產報廢手續。對無使用和修復價值、但尚未提足折舊的固定資產,應查明原因,書面報公司領導審批后,由人事行政部(信息部)和財務部辦理相關固定資產報損17、手續。報廢的固定資產應及時清理,如有變賣價值的,由人事行政部、財務部對報廢資產的價值進行相應的評估,人事行政部根據評估結果對報廢資產進行變賣,批準報廢日到變賣完畢的時間周期為一個月。第十章 固定資產編號第二十八條 編號原則對所有的固定資產進行統一編號,編號不允許相同。第二十九條 編號方法所有固定資產編號是由“四位門店及部門代號+一位資產類別號+四位序列號”的組成,計9個字符。四位門店及部門代號:對于公司總部,該四位數用阿拉伯數字來代表各部門,對于門店,該四位數用阿拉伯數來代表門店;一位資產類別號:只能用阿拉伯數字作為代號,1代表土地、房屋及建筑物、2代表運輸設備、3代表電子設備、4代表其他設備18、;四位序列號:資產的序列代號,可用阿拉伯數字,亦可有英文字母代表。第三十條 編號發放時間人事行政部門在編制“固定資產簽收明細表”時,在編號欄內按編號規則依次發放編號。第十一章 罰則及其他第三十一條 對辦理固定資產購置的人員,如有故意以明顯高于市場價購進的,一經查出,除應承擔差價部分外,還應由財務部視情節輕重報公司領導對當事人進行罰款、降職或辭退。第三十二條 對未及時將固定資產閑置的信息掛上公司內部資產信息網而造成公司重復購置的,視重復購置金額的大小,對使用部門和行政部門相關責任人給予罰款、降職等處分。第三十三條 如因個人使用不當造成固定資產損壞但可維修的,實物保管人承擔修理費用,并處相應的罰款19、或處罰;如因個人使用不當造成固定資產損壞并不可維修的,實物保管人按該項固定資產賬面凈值賠款,并處以相應的罰款或處罰。第三十四條 由于保管不慎造成固定資產丟失的,除該固定資產的凈值(以丟失前一次盤點時的凈值為準)由直接責任人和管理責任人負責賠償外,還應對固定資產的直接責任人和管理責任人各處以相應的罰款。第三十五條 固定資產在保質期內,如發現質量問題,人事行政部應立即向供應商要求退換貨或索賠。第三十六條 固定資產在保修期內出現故障,使用部門應及時聯系人事行政部,由人事行政部門通知供應商維修。第三十七條 固定資產管理責任人、實物責任人有異動情況的(包括人事調動、辭工等),由使用部門書面知會人事行政部20、,人事行政部打印責任人經管資產明細表,相關責任人憑明細表辦理固定資產交接手續,填制“固定資產責任人變動明細表”(見附表8,固定資產責任人變動明細表一式四聯,財務一聯,人事行政部一聯,交接雙方各一聯)。行政部憑“固定資產責任人變動明細表”修改固定資產卡片。第三十八條由人事行政部復核標簽粘貼情況,對于未按規定在一周內正確粘貼固定資產標簽的直接責任人將處以100元罰款。第十二章 附則第三十九條 本規定由財務部負責解釋。第四十條 本規定自批準之日起實施。深圳市萬店通商貿有限公司財務部2003年9月16日附表1:新開門店固定資產需求表附表2:固定資產申購單附表3:固定資產驗收單附表4:固定資產簽收明細表21、附表5:固定資產標簽附表6:固定資產內部調撥單附表7:固定資產報廢申請單附表8:固定資產責任人變動明細表 附表1:新開門店固定資產需求表申請單位: 新開門店名稱: 單位:元使用部門品名型號預計數量預計單價預計金額用途備注公司領導:財務部:企業發展部(或信息部):制表人:附表2:固定資產申購單申請單位: 年 月 日 單位:元使用部門品 名規格型號單位預計單價申購數量申購金額批準數量購置方式用途統一購買自行購買調撥向外租賃部門小計部門小計合 計公司領導: 財務部:人事行政部/信息部:部門負責人:經辦人:附表3: 固定資產驗收單 NO:合同號: 供應商: 年 月 日 單位:元類別品名規格型號單位數量22、單價金額備注合計人事行政部/信息部/企業發展部: 經辦人:附表4:固定資產簽收明細表使用部門: 年 月 日 單位:元卡片編號品名規格型號入賬原值使用部門存放地直接責任人簽名管理責任人簽名人事行政部/信息部/企業發展部: 制表人:附表5:固定資產標簽卡片編號品名規格型號直接責任人管理責任人附表6: 固定資產內部調撥單申請部門: 年 月 日 單位:元卡片編號原存放地原直接責任人名 稱新存放地原管理責任人類 別原使用部門現直接責任人規格型號新使用部門現管理責任人啟用日期原值已提折舊調撥原因:公司總經理: 財務部: 人事行政部: 經辦人: 附表7:固定資產報廢申請單 申請單位:申請部門: 年 月 日 單位:元卡片編號直接責任人管理責任人名 稱存放地使用部門類 別規格型號啟用日期原 值已提折舊凈 值擬處理價格報廢原因相關部門處理意見公司領導:財務部:人事行政部/信息部:經辦人:附表8:固定資產責任人變動明細表申請部門: 年 月 日 單位:元卡片編號科目代碼卡片名稱類別原值凈值原直接責任人原管理責任人現直接責任人現管理責任人備注合計財務部: 人事行政部/信息部: 經辦人: