建設有限公司行政管理實施細則.doc
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上傳人:Le****97
編號:936615
2024-06-06
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1、xx建設有限公司行政管理實施細則 根據局行政管理手冊、“九收十六放”法人管項目準則和“三化融合”的要求,結合公司實際,制訂本細則。一、機構設置(一)公司辦公室公司辦公室辦公室主任主辦秘書行政兼印章管理行政前臺(二)分公司綜合辦分公司綜合辦主 任人力資源管理行政后勤管理黨群管理(三)項目部綜合辦項目部綜合辦主 任文員二、授權與分權序號事項公司辦公室分公司綜合辦項目綜合辦備注1制度建設與局標化手冊銜接,不違背基本原則的前提下,可制訂實施細則、完善和補充管理制度可制訂實施細則;如需制訂管理制度,擬訂草案呈報公司審核由公司頒發或建議公司制訂相關管理制度可制訂實施細則,報所屬分公司批準后實施;不允許制訂2、管理制度,但可建議上級制訂相關管理制度2公文管理 歸口管理公司公文,檢查、指導全公司使用局收、發文標準表單,使用規范格式、流程發文,推進網上辦公和無紙化辦公歸口管理分公司公文,按公司要求使用局收、發文標準表單,使用規范格式、流程發文,推進網上辦公和無紙化辦公歸口管理項目公文,按公司要求使用局收、發文標準表單,使用規范格式、流程發文,推進網上辦公和無紙化辦公3信息報送歸口全公司向局報送信息和對信息調研及深加工歸口分公司向公司報送信息和對信息調研及深加工歸口項目部向所屬分公司報送信息4印章管理落實印章管理責任,局屬印章由公司向局請示由局刻制并啟用,公司印章由用印單位向公司請示由公司刻制并啟用,所有3、用印先審批后使用,建立用印臺賬,竣工項目和撤銷單位印章的回收和銷毀落實印章管理責任,建立用印臺賬,確保不發生私刻印章、違規使用印章的行為落實印章管理責任,建立用印臺賬,確保不發生私刻印章、違規使用印章的行為5督辦工作督辦公司重點工作和領導交辦的工作督辦分公司重點工作和領導交辦的工作督辦項目部重點工作和領導交辦的工作6機要保密執行總公司保密管理辦法、局保密工作管理制度,確保重大失竊密事件為零,建立復印臺賬執行總公司保密管理辦法、局保密工作管理制度,確保重大失竊密事件為零,建立復印臺賬執行總公司保密管理辦法、局保密工作管理制度,確保重大失竊密事件為零,建立復印臺賬7檔案管理建立符合規范的公司檔案室4、,指導部門和分公司、項目部以檔案管理的要求進行文件資料管理建立符合規范的分公司檔案室,指導分公司部門和項目部以檔案管理的要求進行文件資料管理指導項目部部門以檔案管理的要求進行文件資料管理8會議接待統籌公司會議,策劃、牽頭和協調公司重要會議和重大接待活動,統一保管會議記錄,發布會議紀要統籌分公司會議,策劃、牽頭和協調分公司重要會議和重大接待活動,統一保管會議記錄,發布會議紀要統籌項目部會議,策劃、牽頭和協調項目部重要會議和重大接待活動,統一保管會議記錄,發布會議紀要9信訪維穩關注重點目標,及時處理公司各類上訪,協助分公司和項目部處理上訪事件關注重點目標,及時處理分公司各類上訪,協助項目部處理上訪5、事件關注重點目標,及時處理項目部各類上訪 10后勤管理審核公司機關和直管項目耐用類辦公用品和采購和銷賬,審核公司固定資產類辦公用品的采購和銷賬,檢查和指導防火防盜工作,改善職工吃、住和辦公條件審核公司分機關和所屬項目耐用類辦公用品和采購和銷賬,審核分公司固定資產類辦公用品的采購和銷賬,檢查和指導防火防盜工作,改善職工吃、住和辦公條件項目耐用類辦公用品和固定資產類辦公用品采購和銷賬計劃的提出和歸口管理,落實防火防盜工作,改善職工吃、住和辦公條件三、部門和崗位工作量清單(一)部門工作量清單1.行政、辦公、后勤方面管理制度的制訂、頒布、修訂和解釋;2.公司公文的收、發處理,重要公文的起草,公司發文的6、核稿,信息化和無紙化辦公的推進;3.公司重大信息的及時報送,信息的深度加工和開發、調研;4.局屬印章刻制和啟用的請示草擬,公司印章刻制和啟用,強化規范用印,確保先審批、后用印,所有印章有管理責任人和保管責任人、有用印臺賬,項目竣工、單位撤銷印章的回收和銷毀;5.對公司重要工作和領導交辦的工作進行督辦,重要工作督辦率100%,提高督辦效率和督辦效果;6.不說、不傳公司涉密事項,不在網絡上傳公司涉密事項,復印重要文件資料做好審批和登記,做好信息化條件下的保密工作,確保重大失竊密事件為零。7.建立符合規范的公司檔案室,指導部門和分公司、項目部以檔案管理的要求進行文件資料管理。8.統籌公司會議,策劃、7、牽頭和協調公司重要會議和重大接待活動,統一保管會議記錄,發布會議紀要。9.關注重點目標,及時處理公司各類上訪,協助分公司和項目部處理上訪事件。10.車輛的管理與安排,辦公用品管理,檢查和指導防火防盜工作,改善職工吃、住和辦公條件。(二)崗位工作量清單辦公室主任:1.主持辦公室日常工作。2.研究國家有關方針政策和上級有關部署及規章制度,熟悉公司基本運作模式和基本情況,向公司領導提出口頭或書面工作建議。在公司領導授權下對專項課題進行調研,出具調研報告,發揮好參謀作用。3.主動和在公司領導授權下,對公司內外事務進行協調,協助公司領導處理日常事務性工作,自覺維護公司領導信譽、公司利益和公司形象。4.負8、責對公司收文進行處理,提出處理意見,及時提交對口領導簽批;對公司發文進行核稿,確保公司發文文體正確,格式規范,用詞準確,行文符合公文要求,無標點符號錯誤和錯別字,如發現文件內容有重大錯誤,發回擬稿人重擬。5.負責草擬公司工作會工作報告,在公司總經理的授權下草擬有關工作講話、工作報告。負責公司領導班子會議的會議記錄,班子會議需發布會議紀要時草擬會議紀要。負責草擬公司重要綜合性文件。6.負責督辦工作,以月度為時段,月初公司部門例會后制訂當月督辦計劃,報公司總經理審批后發布,并與督辦事務相關人員進行溝通,重大事項要求督辦相關人員提交專項方案報有關領導審批后實施,下月部門例會上通報上月督辦結果。7.負9、責公司大型會議的組織、統籌和安排。8.負責公司接待工作,車輛安排及車輛管理。主辦秘書:1.負責公司收文的登記和發布。公司收文登記后及時提交辦公室主任提出初步處理意見,在得到公司有關領導的簽批后,按簽批意見及時協同至相關單位和人員。注重辦文效率,推動各審批流迅速下傳,重要和時間緊急文件提醒辦公室主任和相關領導及時處理。2.負責公司發文的登記和發布。對公司發文進行文件文種、格式、內容等方面初步核稿后提交辦公室主任核稿,經公司有關領導簽批后按文體和文種要求套用規范格式、加蓋印鑒后按發布范圍及時協同至相關單位和人員。注重辦文效率,推動各審批流迅速下傳,文件發布時進行發文登記。重要和時間緊急文件提醒辦公10、室主任和相關領導及時處理。3.負責上級交辦的文件和有關文稿的草擬工作。4.協管會務工作,包括會議有關準備、會議通知、會議資料、會議記錄、編寫會議紀要等。5.負責公司領導出差往返機票、火車票的預訂、購買和報銷。6.協管接待和會務接待工作,包括訂房、訂餐、車輛安排、房費和餐費結算等。行政兼印章管理員:1.負責公司后勤管理和后勤服務。包括負責公司行政辦公類固定資產管理,制訂管理辦法,提高固定資產的完好率和利用率,對此類固定資產的采購和報廢核銷提出初審意見,建立保管臺賬;負責公司機關的安全保衛,衛生綠化,維修和房費、水電費結算支付;負責公司房產管理,辦理機關員工住房安排,房費結算支付和住房維修;負責辦11、公和后勤用水電費的管控,制訂管理辦法,明確管理目標,減少浪費;負責食堂管理,制訂員工食堂和農民工食堂管理辦法,實現員工食堂和農民工食堂提供安全衛生、價廉味美飯菜的管理目標。2.負責辦公用品管理,制訂辦公用品管理辦法,規范公司機關、分公司機關和項目部的辦公用品采購和領用;辦理公司機關辦公用品的按計劃采購和領用。3.負責機關員工通訊費和交通補貼的初審,并建立臺賬。負責公司機關座機話費和公司領導話費的繳納,并建立臺賬。4.負責印章管理。按局和公司印章管理要求,負責公司行政印章管理,簽訂印章管理責任書,嚴格按要求保管印章和按審批權限用印,印章外借嚴格履行相關手續,建立用印臺賬。歸口管理下級單位印章,包12、括印章雕刻、規范使用監督檢查、印章核銷等。5.協助接待和會務工作,包括設備準備和調試、茶水供應等。行政前臺:1.負責公司日常人員的接待,以及協助重大會議、重大活動的接待工作。負責會議用品的擺放、采購和公司會議、業主考察的茶水服務。2.負責業主考察、營銷考察接待活動時的展廳講解。3.負責公司辦公樓設施的管理、完善及受理投訴、報修,以及辦公物品采購的成本控制。4.兼管公司檔案室工作,負責落實檔案室的防雨、防潮、防蟲、防鼠、防火、防盜等工作,檔案室資料按檔案管理要求分類存放,建立種屬目錄和細目,保證各類檔案的安全存放和合理使用。5.負責辦公室檔案資料的收集整理和及時歸檔。(三)分公司和項目部綜合辦參13、照公司辦公室部門和崗位工作量清單設置工作量清單。四、管理流程(一)制度發布和修訂擬稿部門經理審核相關部門會簽相關領導會簽分管領導審核總經理簽發(二)公文管理工作1.收文處理流程:辦公室主辦文員登記辦公室主任擬辦總經理、書記或紀委書記、工會主席批示辦公室主辦文員傳遞主管領導傳閱批示辦公室主辦文員傳遞部門經理承辦、加簽/加簽分公司、直管項目收文員辦公室主辦文員歸檔2.發文流程:發起人擬稿發起人部門主管審核分管領導會簽發起人部門主管審核辦公室主辦文員核對辦公室主任核稿發起人校對辦公室主辦文員傳遞總經理、書記或紀委書記、工會主席簽發辦公室主辦文員套紅印章管理員蓋章辦公室主辦文員封發按文件主送、抄送范圍14、發至各收文單位文員辦公室主辦文員歸檔(三)信息報送信息收集擬稿或審核分公司稿件(信息深加工)報局辦公室(四)印章管理工作1.局屬印章刻制和啟用:用印單位向公司書面請示分管領導審核總經理審批辦公室向局書面請示局辦公室辦理相關審批局辦公室刻制并下文啟用印章2.公司印章刻制和啟用:用印單位向公司書面請示分管領導審核總經理審批辦公室刻制并下文啟用印章3.分公司印章領用:分公司與公司辦公室簽訂印章保管責任書(一式兩份)印章管理直接責任人簽字并加蓋分公司公章印章保管責任書雙方各執一份領用印章4.直管項目印章領用:直管項目與公司辦公室簽訂印章保管責任書(一式兩份)項目經理與印章管理直接責任人簽字印章保管責任15、書雙方各執一份領用印章5.局屬印章用印申請流程:(1)不需要局領導審批的用印事項:發起者發起發起者部門主管審批公司主管領導審批公司局印章保管員協同局印章管理員協同局部門負責人審批局印章管理員協同發起者協同(2)需要局領導審批的用印事項:發起者發起發起者部門主管審批公司主管領導審批公司局印章保管員協同局印章管理員協同局部門負責人審批局分管領導審批(局主要領導審批)局印章管理員協同發起者協同6.公司印章用印申請流程:(1)公司機關:發起者發起發起者部門主管審批公司分管領導審批公司總經理審批公司印章管理員知會發起者(2)分公司:發起者發起分公司主管領導/項目經理審批分公司總經理審批公司總經理審批公司16、印章管理員知會發起者(3)公司直管項目:發起者發起項目經理審批公司總經理審批公司印章管理員知會發起者7.三公司印章用印申請流程(1)合約類、經濟類:不需要局領導審批的用印事項:發起者發起分公司部門經理審批分公司主管領導審批分公司總經理審批公司總經理審批局印章管理員局部門負責人審批浙江分公司印章管理員、公司印章管理員知會發起者需要局領導審批的用印事項:發起者發起分公司部門經理審批分公司主管領導審批分公司總經理審批公司總經理審批局印章管理員局部門負責人審批局主管領導審批(局主要領導審批)浙江分公司印章管理員、公司印章管理員知會發起者(2)非合約類、非經濟類:發起者發起分公司部門經理審批分公司主管領17、導審批分公司總經理審批公司總經理審批浙江分公司印章管理員、公司印章管理員知會發起者8.印章回收和銷毀項目竣工或單位撤銷公司辦公室/分公司綜合辦收回印章和用印臺賬公司辦公室/分公司綜合辦印章管理員保管印章公司辦公室/分公司綜合辦確認印章不再需使用分公司綜合辦上繳印章至公司辦公室印章管理員公司辦公室將回收印章封存年終公司辦公室出具擬銷毀印章清單交公司總經理審批公司辦公室根據公司總經理批示銷毀印章(五)督辦工作督辦工作流程:公司辦公室下達月度督辦工作計劃相關部門和責任人落實辦公室主任核驗月度部門例會上通報上月度督辦工作完成情況未完督辦事項列入下月督辦工作計劃(六)紀要保密工作文件資料復印流程:需求人18、提出申請所在部門經理審核重要文件資料分管領導和總經理審批辦公室文員復印辦公室文員登記,建立復印臺賬(七)檔案管理工作1.歸檔流程:收集價值鑒定分類裝訂編頁碼排列蓋歸檔章文檔著錄打印目錄裝盒排架編制檢索工具2.文檔查閱流程:查閱人申請查閱人部門主管審核查閱人提供需查閱文件標題或文號辦公室文員查閱3.獎項和榮譽歸檔流程:部門填寫獎項和榮譽移交表表格和實物移交給公司辦公室檔案管理員歸檔(八)會議接待工作1.會議統籌:年初各部門向公司辦公室報送年度會議計劃公司辦公室制訂公司年度會議計劃呈公司總經理審核后頒發、執行會前主辦部門填寫會議策劃書分管領導審核公司總經理審批主辦部門承辦,辦公室牽頭或協調2.接待19、統籌:主辦部門填寫接待策劃書分管領導審核公司總經理審批主辦部門承辦,辦公室牽頭或協調3.會議記錄和紀要:主辦部門在辦公室領取專門相應會議記錄本主辦部門安排專人記錄主辦部門安排專人根據領導安排整理會議紀要分管領導或有關方面審核會議紀要公司總經理簽發會議紀要會議記錄本歸還公司辦公室(說明:主辦部門含辦公室)(九)信訪維穩工作1.電話和信件信訪:收到信訪電話(信件)公司辦公室主任整理摘要分管領導簽署處理意見公司總經理簽署處理意見公司辦公室主任督促相關方面落實2.人員信訪:公司辦公室主任禮貌接待信訪人員詢問信訪事項當場進行必要解答可現場解決的問題予以協調解決不能現場解決的事項予以說明,約定回復時間,并20、整理摘要分管領導簽署處理意見公司總經理簽署處理意見公司辦公室主任督促相關方面落實(十)后勤管理工作1.公司機關和直管項目部耐用類辦公用品購買:需求方申請需求方負責人審核公司辦公室主任審核公司總經理審批申請人購買公司辦公室/項目綜合辦驗收,確定管理責任人,登記入管理臺賬2.固定資產類辦公用品購買:需求方申請需求方負責人審核所屬分公司總經理審核公司辦公室主任審核公司總經濟師審核公司總經理審批申請人購買公司辦公室/項目綜合辦驗收,確定管理責任人,登記入管理臺賬3.機關管理消耗品購買:需求方申請所在部門經理審批公司辦公室主任審核辦公室行政管理員購買4.公司機關和直管項目部耐用類辦公用品核銷:管理責任人21、提出申請公司/項目部辦公室、物資、黨群系統人員核驗,確認擬核銷辦公用品已壞,無維修價值公司辦公室主任審核公司總經濟師審核公司總經理審批5.固定資產類辦公用品核銷:管理責任人提出申請公司、分公司/項目部辦公室、物資、黨群系統人員核驗,確認擬核銷辦公用品已壞,無維修價值該辦公用品管理責任單位負責人審核所屬分公司總經理審核公司辦公室主任審核公司總經濟師審核公司總經理審批公司管固定資產核銷,局管固定資產向局請示得到批復后核銷附件:標準表單表一:xx建設 印章使用登記表表二:管理消耗品購買申請單表三:耐用品購買申請單表四:XXX領導一行來公司考察接待計劃書表五:xx建設XXX會議策劃書表六:接待用車申請22、表表七:食堂接待用餐申請表表八:食堂工作餐卡表九: 部 年 半年獎項和榮譽移交目錄表十:xx建設獎項和榮譽借用臺賬xx建設辦公室2015年5月 表一:xx建設 印章使用登記表序號實際用印日期用印事由份數經辦人批準人(分管領導)批準人(總經理/項目經理)直接責任人備注表二: 管理消耗品購買申請單物品名稱申請數量申請部門申請人部門負責人審批辦公室審核表三:耐用品購買申請單物品申請事由陳述申請部門申請人部門負責人審批辦公室審核分管領導審核總經濟師審核公司總經理審批表四:XXX領導一行來公司考察接待計劃書接待部門協助接待部門考察時間XX年XX月XX日XX:XXXX:XX考察單位主要事宜 來訪人員姓名 23、職務 單位 接待人員公司領導: 部門經理:其他人員:接待準備內 容時間要求責任人廣場:車輛管控 擺花 保安禮賓 來訪控制 XX日XX:XXXX:XX大堂:保潔 歡迎詞 指示牌 擺花 電梯控制 XX日XX:XXXX:XX會議室:會議花 會幅 濕毛巾 煙灰缸 綠茶 礦泉水 信箋紙 桌卡 留言簿 盒裝面巾紙 小果盤(帶水果叉) 企業畫冊 信和手冊 論語心得 投影儀調試 手提電腦 激光筆照相 攝像 錄音筆XX日XX:XX前完成展廳: 清潔 耳麥 留言薄XX日XX:XX前著裝: 保安著制服(白手套) 接待人員著正裝 各單位人員著正裝XX日全天接待行程安排考察線路禮迎安排責任人: 時間:XX月XX日XX:24、XXXX:XX地點: 禮迎領導: 工作人員: 電梯控制:拍 照: 錄 像: 禮儀人員工作要求:統一著裝、歡迎詞、服務細致其它要求:匯報會責任人:時間:XX月XX日XX:XXXX:XX地點:XX樓XX會議室會議室會幅:熱烈歡迎XX一行蒞臨我司考察指導工作陪同人員: 工作人員:會前準備:XX水果)、XX(資料擺放)、XX(投影調試)會中服務:XXX、XXX 照相攝像:XXX、XXX議程:1、 2、3、參觀展廳(項目)責任人:時間:XX:XXXX:XX地點: 陪同人員: 工作人員:講解員:拍照: 引導員: 就餐責任人:就餐酒店: 包間:來賓: 陪餐人員: 共計 位餐標: 酒標: 煙標:費用預算預計總25、計:XXX(大寫)餐費: 綠化擺花: 廣場前坪: 宣傳標語:會議室會幅: 宣傳手冊: 宣傳展板: 指示牌: 其他事項1、 請參與接待的領導和部門經理統一著工裝,攜帶名片以及工作牌。2、 考察結束前邀請領導一行合影。3、 辦公室提早做好天氣預報查詢,根據天氣變化情況短信通知領導和其他人員,并準備好雨傘。 填表人:XXX 審批人:XXX 填寫時間: XX年XX月XX 日表五:xx建設XXX會議策劃書會議名稱牽頭部門召開時間會議地點參加人員會議內容 1. ;2. ;3.會議議程會議通知xx年xx月xx日下發,責任人:xxx資料組工作(組長:xxx)內容時間要求責任人資料1.資料2.資料3.會務組工作26、(組長:xxx)內 容時間要求責任人會議室:會議花 濕毛巾 煙灰缸 信箋紙 桌卡 留言簿 盒裝面巾紙 企業畫冊 信和手冊 論語心得 展廳: 清潔 耳麥 留言薄著裝: 保安著制服(白手套) 接待人員著正裝 各單位人員著正裝投影儀調試 手提電腦及PPT 激光筆 視頻調試 會幅:xx建設xx會議 小果盤(帶水果叉) 大果盤茶水供應 綠茶 礦泉水 會議記錄 會議紀要 錄音筆照相 攝像 宣傳接待組工作(組長:xxx)內容完成時間責任人參會人員確認接送車輛廣場:車輛管控 擺花 保安禮賓 來訪控制 大堂:保潔 歡迎詞 指示牌 擺花 電梯控制 訂餐及就餐組織 住宿 房間問候牌席卡落實督辦組工作(組長:xxx)27、內容完成時間責任人費用預算預計總計:XXX(大寫)餐費: 綠化擺花: 廣場前坪: 宣傳標語:會議室會幅: 宣傳手冊: 宣傳展板: 指示牌: 其他事項1.大型會議男著深色西服、白襯衣、系領帶,女著正裝;2.請提早做好天氣預報查詢,根據天氣變化情況短信通知領導和其他人員,并準備好雨傘。 填表人:XXX 審批人:XXX 填寫時間: XX年XX月XX 日表六接待用車申請表來賓單位及人數接待級別申請用車部門部門負責人簽字接/送站地點聯系人及電話出發地及時間、人數接待車輛核定司機及電話表七:食堂接待用餐申請表來客單位及人數申請接待標準申請接待部門陪餐人數申請桌數就餐時間每桌標準白酒標:煙標:紅酒標:申請人分管/主管領導意見表八:食堂工作餐卡來客單位及人數標準就餐時間合計餐費申請人部門經理表九: 部 年 半年獎項和榮譽移交目錄序號類別(集體/個人)獎項和榮譽名稱頒獎日期獎項和榮譽內容頒獎單位和榮譽等級實物描述收集責任部門收集日期備注移交人: 接收人: 日期:表十:xx建設獎項和榮譽借用臺賬序號日期外借獎項和榮譽名稱實物描述借用人部門審核公司總經理審批檔案管理員歸還日期歸還人檔案管理員