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1、 1 物業管理有限公司 會計檔案管理辦法 第一條 為規范會計檔案管理工作，統一會計檔案管理制度，更好地為企業市場經濟服務，有效地保護和利用會計檔案，根據 會計檔案管理辦法（財政部、國家檔案局令第 79 號）、房地產集團有限公司會計檔案管理辦法（地辦 2017 96號）規定，結合物業公司實際，制訂本辦法。第二條 本辦法適用于物業管理有限公司所屬各單位。第三條 本辦法所稱會計檔案是指企業在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映企業經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第四條 物業管理有限公司財務部和黨群綜合部主管2、所屬各單位會計檔案工作，共同制定物業管理有限公司統一的會計檔案工作制度，對所屬各單位會計檔案工作進行監督和指導。第五條 各單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。第六條 會計檔案歸檔范圍：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；2 （二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告、年度財務會計報告的審計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、工資支付單、會計3、檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保會計資料。第七條 企業可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。第八條 同時滿足下列條件的，企業內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要4、求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其 3 他重要保存價值的會計檔案。第九條 滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合 中華人民共和國電子簽名法 規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。第十條 物業公司每年形成的會計檔案，由財務部門指定專人按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷、裝訂成冊、并編制“會計檔案保管清冊”、“會計檔案保管目錄5、”（詳見附件 2、附件 3）。第十一條 當年度形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由各單位的會計管理機構臨時保管一年。根據根據物業物業公司實際的會計公司實際的會計業務業務管理管理需要，到需要，到本本年度為止，近三年內的會計檔案可暫由本公年度為止，近三年內的會計檔案可暫由本公司的財務部門保管。司的財務部門保管。期滿后，“會計檔案保管清冊”、“會計檔案保管目錄”應與會計檔案一并移交檔案管理部門永久保存。各單位的財務部臨時保管會計檔案最長不超過三年單位的財務部臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。第十二條 會計檔案保管6、期限分為永久、定期兩類，定期又分為 10 年 30 年兩種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第十三條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附件 1 執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附件 1 所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。4 第十四條 會計檔案的整理要求：會計檔案的整理，應遵循財務工作規律，當會計年度終了后，按照會計憑證、會計賬簿、會計報表等分別進行整理，裝訂成冊，組成保管單位。一本憑證、一本賬簿、一個年度的財務報告為一個保管單位。會計檔案整理的具體要求：（一）會計憑證的整理。1.根據會計憑證的編7、號要求，把會計憑證裝訂成冊，加上“會計憑證”封面，填齊封面各項內容并在單位名稱上加蓋公章。2.會計憑證裝訂時，要剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂要求整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。3.銀行對賬單及銀行存款余額調節表可附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂，可單獨裝訂成冊。4.對于數量過多的原始憑證，如收費票據、材料收支小票、產品銷售料單等可單獨裝訂保管，在封面上注明所屬記賬憑證日期、編號、種類、保管期限，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。5.各種涉外經濟合同、協議、存出保證金收據等重要原始憑證，應單獨組成保管單位永久保存，并在有關的記8、賬憑證和單獨裝訂的原始憑證上注明日期、編號、名稱、數量、保管期限及其去向，由立卷人簽字蓋章。.考勤表、計工表為編制工資單的依據，若考勤表、計工表 5 在財務部門，則應隨工資單一起保存；若在勞資部門，則不作為會計檔案保存，由勞資部門出示如夜班天數、加班多少等原始憑證，與工資單裝訂在一起。.工資支付單如形成數量少可與憑證裝訂在一起；如形成數量較多應與憑證分開組卷，按月或季度裝訂，裝訂后每冊要編張號，并在封面上標明立卷部門、案卷內容、年度、月份，經手人和財務主管人員應簽字蓋章。.各級資金結算中心的原始憑證，可不粘貼，直接裝訂。裝訂后 2 冊3 冊放在一個盒內，為一個保管單位，編一個流水號。為便于查找9、每冊憑證，封面標注“之一”“之二”“之三”等標志，以示區別（二）會計賬簿的整理。1.會計賬簿按銀行存款日記賬、現金日記賬、總賬（或流轉額表）、明細賬、輔助賬分別整理立卷，組成保管單位。2.訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊。對賬目較多的科目，應按科目分開裝訂組卷。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁，填齊封面、扉頁的各項內容，并在單位名稱上加蓋公章。3.計算機生成的總賬、明細賬、輔助賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，封面應標明單位全稱、賬簿名稱、會計年度、冊數等，扉頁應列明科目索引及賬簿使用登記表。4.賬簿內賬頁的排列順序是：銀行、現金日記賬按自然形成 10、6 日期；總賬、明細賬按會計科目。5.除有特殊規定外，各種賬簿不得跨年度使用。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側右上角編張次，空白賬頁不編次。每冊賬簿單獨編一個流水張次號，編張次可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑墨水編寫。（三）財務報告（決算）的整理。1.財務報告按本單位、所屬單位和月、季、年度分別整理，有關財務報告說明與分析應與報表一并組卷裝訂。2.本單位月、季度財務報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。下屬不同單位上報的財務報告，也可合并組卷裝訂成冊。3.合并組卷的財務報告應在案卷標題中注明月、季及合并組卷的單位名稱，單位名稱可用規范的簡稱。4.凡歸檔的財務報告（決算）及文字說明，均應存原始件，11、不得使用圓珠筆及藍色雙面復寫紙、壓感紙或復印件。5.審計報告：是指會計師事務所對法人單位年度財務報告審計意見所產生的報告書，應單獨組卷，歸報表類統計。6.各類會計報表，應編寫張次，其方法與賬簿相同。（四）加蓋會計檔案歸檔卷位戳。每卷歸檔的會計核算專業資料和相關材料，均要在案卷封面或扉頁右下側加蓋“會計檔案歸檔卷位戳”。會計檔案歸檔卷位戳式樣（單位：毫米）7 年 度類 別會計處理號保管期限全 宗 號卷 號 具體填法是：1.“年度”是指該卷形成的年度，用阿拉伯數字填寫。2.“保管期限”是指該卷內容針對的保管期限。3.“類別”按憑證、年度報表、季度報表、工資支付單、現金日記賬、銀行日記賬、總賬、明細12、賬、輔助賬和會計檔案保管、移交、銷毀清冊及審計報告等填寫，可填寫規范簡稱。4.“會計處理號”為會計憑證號。單位小、憑證少，幾個月、半年或一年形成一本憑證的，會計處理號也可填寫會計憑證形成的月份。5.“全宗號”詳見“物業公司立檔單位檔案全宗編號表”。6.“卷號”為案卷流水號。7.“歸檔卷位戳”加蓋的位置是：在案卷封面或扉頁的右下側，加蓋歸檔卷位戳應使用紅色印油，內容用碳素墨水填寫。（五）編制備考表。會計檔案整理裝盒時，應附備考表（附件 10）。備考表中“本案卷共 張”是指報表、賬簿及檔案保管清冊、銷毀清冊、審計報告和工資單等的張數，會計憑證只填寫會計憑證號，不填寫張數。“說明”一是指會計核算材料13、質量不符 8 合要求的；二是指會計核算材料的缺頁、殘損、字跡不清及其他原因；三是有以下情況的由檔案部門填寫，如在查閱過程中抽換頁或涂改等情況，要說明責任者及其處理結果。（六）財務部門形成的會計專業核算材料裝訂后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于檔案盒。（七）會計檔案一律用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。根據案卷的厚度分別裝入厚度為 20、30、40、50 毫米的檔案盒內。為保護檔案，案卷裝入盒內應留有適當的余量。(八)會計檔案盒的制作與填寫。1.“卷盒封面”的單位名稱必須用規范的單位名稱全稱（見附件 6）。2.會計檔案盒制作尺寸為 310 毫米 220 毫米（見附件 7）。3.卷盒印刷字體的14、具體要求是：卷盒封面“會計檔案”四個字用 30 30 毫米黑體字，“單位名稱”用 15 10 毫米宋體字，卷盒脊背用三號黑體字，卷盒封面及脊背均用紅色印刷。4.會計檔案盒卷脊各項內容填法與歸檔卷位戳相同，“單位”欄內，除填寫獨立立檔單位的規范簡稱外，還應標注會計核算單位名稱。5.卷盒脊背“類別”一欄填寫時，可使用規范簡稱。如：年度財務報告年報 季度財務報告季報 工資支付單工資單 9 庫存現金日記賬現金賬 銀行存款日記賬銀行賬 會計檔案保管清冊保管清冊 會計檔案移交清冊移交清冊 會計檔案銷毀清冊銷毀清冊 關于年度財務報告的審計報告審計報告 納稅申報表納稅表 會計檔案鑒定意見書鑒定書 6.卷盒各項15、內容填寫均使用黑色油墨刷制。(九)會計檔案的分類與排列。以獨立核算會計單位進行分類；按年度獨立會計核算單位保管期限類別進行排列，采用同一個年度、同一個獨立會計核算單位和保管期限先長后短編案卷流水號。保管期限同為永久的案卷，按照移交清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書、保管清冊、年度財務報告、審計報告先后順序排列；保管期限同為 30 年的案卷，按照日記賬、總賬、明細賬、憑證、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申請表、所屬單位年度財務報告先后順序排列。(十)會計檔案編目。1.會計檔案案卷目錄。為方便借閱，應編制“會計檔案案卷目錄”、“會計檔案案卷目錄封面”（見附件 8、附件 9）。2.會計檔案歸檔16、說明。檔案部門在每年完成會計檔案歸檔任 10 務后，應編寫“會計檔案歸檔說明”（見附件 11），歸檔說明其內容包括：（1）本年度內哪些部門會計檔案已歸檔，哪些部門會計檔案未歸檔及其原因。（2）本年度會計檔案的歸檔數量，按保管期限和種類劃分各多少卷，已歸檔的檔案是否齊全、完整。（3）已歸檔案卷質量情況。（4）會計檔案分類排列上架情況。（5）會計檔案有無損壞情況。（6）會計檔案銷毀及留存情況。（7）其他需要說明的問題 3.編制會計檔案案卷目錄索引。為便于查找檔案，需編制“會計檔案案卷目錄索引”（見附件12），以揭示每類會計檔案的數量、所在張次及案卷起止號。索引中的“目錄號”系指一個財務部門形成會計17、檔案案卷目錄的年度代號，年度代號采用阿拉伯數字，一年一個代號，逐年遞增編流水號。如：第一個年度形成會計檔案的案卷目錄應從 1 編起。會計檔案案卷目錄索引，放在案卷目錄前面一并裝訂，作為檢索工具保存。第十五條 檔案部門在完成年度會計檔案歸檔任務后，應將本年及歷年會計檔案數量及鑒定銷毀變動情況，填寫“會計檔案年度數量統計表”和“會計檔案歷年數量統計表”（見附件 13、附件 11 14）。第十六條 財務部門向檔案部門移交會計檔案時，其案卷質量、移交手續必須符合本辦法的要求。財務部在辦理會計檔案移交時，應當編制“會計檔案移交清冊”、“會計檔案移交目錄”（見附件 4、附件 5），一式兩份，交接雙方按移交18、目錄進行清點，核對無誤后雙方簽字蓋章，各自保留一份以備查考。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。第十七條 各單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，各級檔案部門對保管的會計檔案應進行科學管理，做到妥善保管、排列系統、存放有序、查找方便。在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。所屬各單位檔案部門應建立健全會計檔案借閱19、復制登記制度。單位保存的會計檔案一般不得對外借出，會計檔案主要為物業公司的各項工作服務。確因工作需要且根據國家或企業有關規定必須借出的，會計檔案借閱、查閱須經財務部門領導同意（原 12 則上不得借出），應當嚴格按照規定辦理相關手續。會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，查閱或復制會計檔案的人員，不得在會計檔案上做任何記錄、符號和標記，更不準涂畫、拆封、抽換或涂改，并在規定時間內歸還。第十八條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，20、可以銷毀。第十九條 會計檔案鑒定工作應由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。第二十條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，按照以下程序進行鑒定、銷毀：1.單位檔案管理機構編制“會計檔案銷毀清冊”、“會計檔案銷毀目錄”（見附表 15、附表 16），列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。2.單位負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構負責人、121、3 檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。第二十一條 會計檔案保管期滿后，經鑒定仍具有保存價值的檔案材料，如未結清的債權債務憑證、涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙制會計檔案應單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立22、卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第二十二條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。第二十三條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應經各方協商后由其 14 中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。單位因業務移交其他單位辦23、理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。第二十四條 單位合并后原單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原單位仍存續的，其會計檔案仍由原各單位保管。第二十五條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交本單位檔案部門。需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。第二十六條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當按規定辦理交接手續。移交會計檔案的單位24、，應編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方要按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人監督，交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋 15 章。電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。第二十七條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。第二十八條 保管期限25、的銜接規定（一）新會計檔案管理辦法與原會計檔案管理辦法規定的最低保管期限不一致的，按照新會計檔案管理辦法規定執行。（二）已到原會計檔案管理辦法規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新會計檔案管理辦法的規定組織銷毀；已到原會計檔案管理辦法規定的最低保管期限，并已于 2015 年 12月 31 日前鑒定予以繼續保管的會計檔案，應按照新 會計檔案管理辦法確定繼續保管期限（最低繼續保管期限等于新會計檔案管理辦法規定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。（三）已到原會計檔案管理辦法規定的最低保管期限，但 2015 年 12 月 31 日前尚未進行鑒26、定的會計檔案，應按照新 會計檔案管理辦法的規定進行鑒定，確定銷毀或繼續保管。確定銷毀的，應按照新會計檔案管理辦法 的規定組織銷毀；確定 16 繼續保管的，應按照新 會計檔案管理辦法 確定繼續保管期限。第二十九條 電子會計資料歸檔的銜接規定（一）單位如在新會計檔案管理辦法施行前已利用現代信息技術手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關工作符合 企業會計信息化工作規范（財會201320 號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構統一保管的會計資料符合新會計檔案管理辦法 第八條、第九條規定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014 年以前形成的會計資料一律按照原會計檔案管理辦法的規定歸檔保管。（二）各單位根據新會計檔案管理辦法僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應從一個完整會計年度的年初開始執行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。第三十條 違反本辦法規定的單位和個人，由各單位財務部門、檔案行政管理部門依據 中華人民共和國會計法 中華人民共和國檔案法等法律法規處理處罰。第三十一條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。第三十二條 本辦法由物業公司財務部、黨群綜合部負責解釋，自文件下發之日起施行。