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1、減少減少項項目部文印支出目部文印支出小組名稱：鹽倉新天地廣場項目Happy QC小組一 工程概況 本項目位于定海區鹽倉街道，鹽緯三路南側，舟山市汽車客運中心正對面。由3個單體（包括1幢高層，1-1#樓A區，層數為11層，建筑高度41.50m，；2幢多層1-1#樓裙樓、1-2樓，層數均為4層，建筑高度16.31m）和地下車庫組成。本工程造價約為1.75億元，工程大，按照要求要做的資料繁雜，文印開支厲害。二、QC小組簡介小組名稱鹽倉新天地廣場項目Happy QC小組課題名稱減少項目部文印支出小組類型管理型組長陸佩君小組成立時間2017-5-5小組注冊時間2017-5-5活動日期2017年5月5日22、017年12月25日小組注冊號小組成員7人課題注冊號活動次數15次QC教育時間52小時以上制表：陸佩君 日期：2017年5月5日 QC小組成員簡介序號姓名年齡職稱職務小組職務1 34工程師 QC指導 組長 2 45工程師技術負責 副組長 3 36工程師施工員 組員 4 38助理工程師材料員組員 5 35技 工質檢員 組員 6 36 助理工程師資料員 組員 7 31技 工 資料員 組員 制表：陸佩君 日期：2017年5月5日 三、選題理由四、現狀調查與目標依據分析 小組對項目部所有文印的主要耗材-紙張、硒鼓、粉倉、碳粉等，進行了一次費用現況調查。歸納并得出了項目部2016年4月到2017年4月一3、年間，文印耗材的費用支出，如下表所示：請看：現狀調查情況統計表序號 調查項目 費用支出 頻率 累計頻率 1 70g/80gA4復印紙 3648 58 58 2 硒鼓 1618 26 84 3 碳粉 651 10 94 4 粉倉 274 4 98 5 其它 95 2 100 合計 6286 100%制表：孫華 制表日期：2017年5月7日 依據“現狀調查情況統計表”，小組采用餅分圖分析。從圖中可以看出，降低文印耗材費用支出的關鍵是：如何降低紙張費用。制圖：陸佩君 制表日期：2017年5月7日碳粉65110%其他952%70g/80gA4復印紙364858%硒鼓161826%粉倉2744%文印耗材4、費用支出現狀調查餅分圖從餅分圖中可以看出：“70g/80gA4復印紙”頻率已達58%，是項目部文印支出主要問題。目標依據分析 小組以70gA4復印紙為例，進行了一次市場調查。根據調查結果，文印店里70gA4復印紙打印單價為為0.3-0.5元/張，復印單價為0.09-0.2元/張。除去利潤和其他，紙張市場成本平均為0.11元/張。根據現況調查的結果，小組得出項目部上一年使用的70g/80gA4復印紙約46900張，因此上一年項目部70g/80gA4復印紙平均成本為：6286/46900=0.134元/張。一個工程項目的毛利率一般在5%-10%之間，而我們如果把現況紙張平均成本降低到0.11元/張5、以下，則光紙張費用就可以節省18%。五、目標確定將項目部70g/80gA4復印紙平均成本控制在0.11元/張以下。六、原因分析及要因確認研究六、原因分析及要因確認研究目標值柱狀圖制圖人：陸佩君 時間：2017年5月7日現況值 0.134目標值 0.1100.020.040.060.080.10.120.140.16現況值目標值 QC小組于2017年5月10日在項目部二樓會議室針對“紙張費用高”，運用“頭腦風暴法”進行原因分析，確定了11條末端因素，詳見下“紙張費用高系統圖”。要因確認：依據“紙張費用高系統圖”得出的11條末端因素，2017年5月17日-5月20日期間，小組討論規定了確認內容、驗6、證方法、標準、負責人和驗證時間，并制定了“要因確認計劃表”，如下表所示：序號末端因素確認內容驗證方法標準負責人驗證時間1員工節省意識較弱項目部員工對節省紙張使用的認識程度問卷調查員工100%都認識到節約用紙的重要性陸佩君 2017.5.172資料打印前沒有認真校核員工是否存在因沒有認真校核電子資料而導致二次打印的情況問卷調查員工在打印資料前認真校核一次，確保不出現二次打印鐘凈軍2017.5.18紙張利用率低打印好后發現錯誤紙張破損有污點打印出來字跡模糊顯影輥感光電壓偏低存放環境雜亂資料打印前沒有認真校核員工節省意識較弱員工對紙張保管不重視人員機器紙張不符合規格搓紙輪故障紙張太薄或太厚紙張在紙盒7、中擺放不平整材料方法無相關打印機使用管理規定紙張購買價格較高打印機濫用紙張卡在機器中紙張卡在機器中環境紙張費用高紙張受潮沒有及時補充碳粉沒有專人檢查碳粉沒有采取防潮措施3員工對紙張保存不重視紙張存放環境是否臟亂，紙張堆放是否整齊有序現場檢驗紙張存放環境保持干凈整潔，紙張堆放要整齊有序，便于存取使用劉正文2017.5.174顯影輥感光電壓偏低打印機顯影電壓是否與碳粉感光靈敏度匹配現場調查保證打印機顯影電壓與碳粉感光靈敏度匹配，打印字跡清晰柴飛杰 2017.5.195沒有專人檢查碳粉是否安排專人定期檢查打印機碳粉存量現場調查安排專人每月檢查檢查打印機碳粉存量一次，保證打印機正常運行孫華2017.58、.20序號末端因素確認內容驗證方法標準負責人驗證時間6 沒有采取防潮措施是否采取了有效的措施來防止紙張受潮現場調查 保持紙張保存環境的干燥胡斌2017.5.187 紙張在紙盒中擺放不平整紙盒中的紙張是否擺放平整現場檢驗 保證紙盒中的紙張擺放平整，不會因此出現卡紙鐘凈軍2017.5.198 紙張不符合規格紙張厚度是否均勻，表面是否平整，是否有紙粉，打印機出紙是否順暢等現場檢驗 購買的紙張質量符合要求，打印出來內容清晰，沒有卡紙現象出現劉正文2017.5.199 紙張購買價格較高同規格紙張在市場的售價是否差距較大市場調查 買到性價比比較高的紙張，保證紙張質量的同時降低成本張波2017.5.18109、 搓紙輪故障打印機搓紙輪是否運行正常，之前出現故障時是否及時報修現場調查 保證搓紙輪正常出紙，出現問題及時報修；不會因此導致頻繁卡紙而影響打印機正常運行孫華2017.5.1911無相關打印機使用管理規定 項目部是否制定了打印機使用規定 查閱文件項目部要制定嚴格合理的打印機使用規定 柴飛杰 2017.5.18制表人：陸佩君 制表日期：2010年5月20日 七、制定對策針對以上4個主要原因，5月23日，QC小組召開會議。小組成員集思廣益，提出各種對策。經評議，最后確定了對策，制訂了以下對策表：對策措施表序號 要因對策目標措施地點時間負責人1員工節省意識較弱制定紙張使用管理辦法，培養員工節約意識管理10、辦法執行率100%，員工參與率100%1.小組召開會議制定紙張使用管理辦法，要求員工100%參與活動，并且做好日常執行檢查2.為員工每人發一份環保宣傳電子材料現場 2017-5-232017-5-26劉正文2無相關打印機使用管理規定編制打印機使用管理辦法項目部執行率100%1.小組召開會議制定打印機使用管理規定 2.將制定好的管理辦法推廣到整個項目部，每月檢查一次日常執行情況現場 2017-5-232017-5-26鐘凈軍胡 斌3沒有采取防潮措施 保持紙張干燥每包紙受潮率保持在2%以下1.已開封紙包外包報紙2.下班后將打印機紙盒中的紙取出，放回紙包中現場 2017-5-232017-5-29柴11、飛杰陸佩君3.將已受潮的紙放在機柜下面，利用機柜中的加熱燈泡溫度烘干4資料打印前沒有認真校核讓員工養成打印前校核的習慣和掌握如何校核的方法員工打印前校核率100%1.打印前，在連接打印機的電腦上必須再校核一次2.每人發一份排版技巧電子資料以及教學視頻現場 2017-5-232017-5-29張永波孫 華制表人：陸佩君 日期：2017年5月29日八、對策實施實施一：提高員工節省意識QC小組在項目部會議室召開小組會議，討論制定了辦公室紙張管理辦法，一切以降低紙張浪費為宗旨，盡可能減少辦公室紙張費用支出，要點列舉如下表所示：辦公室紙張管理辦法要點序號 管理事項 具體內容 1 利用電子文檔 執行“無紙12、化”辦公。資料文件如只需傳閱，不需打印等類似情形，一律利用電子郵件、QQ或者項目部內部局域網絡等途徑進行發送 2 雙面打印 對于需要打印的文件，在沒有格式要求的前提下，盡量使用雙面打印。雙面打印方法如下：方法一：需要手動翻面的。依次選擇Word菜單“文件打印屬性”，打開打印機屬性窗口。單擊“完成”選項卡，勾選“雙面打印”復選框，然后就可以打印了，正面打印完成后需手動將紙翻轉過來，進行雙面打印 方法二：打印機可自動雙面打印的。選擇“常規”選項卡，選擇“雙面（短邊翻轉）”即可 3 頁面設置 在沒有格式要求的前提下，重新設置頁面：方法一：如果打印文字段落比較短且分段較多，選擇菜單“格式分欄”后，在彈13、出的“分欄”窗口中選擇需要分欄的欄數即可，通常選擇兩欄即可 方法二：“頁面設置”中將上、下邊距設置為1厘米，左邊距設置為1.5厘米，右邊距設置為1厘米 4 字體大小 在沒有格式要求的前提下，字體可以適當縮小。文字大小以看清為宜，能用五號的不用小四號，能用小四號的不用四號 5 紙張二次使用 管理 由辦公室負責，于每周五下午，將各部門的僅打印一面的無用紙張統一收集，將可再次使用的紙張和不可用紙張分類管理。將可使用紙張放置打印室供內部使用，將不可用紙張做廢紙處理。制表人：陸佩君 日期：2017年6月3日實施效果驗證：2017年6月5日到6月24日期間，小組對各個項目對辦公室紙張管理辦法的執行情況進行14、了突擊檢查。經檢查，管理辦法均已張貼在各個打印機旁邊；對最近打印的資料進行抽查后發現，除了有格式要求或格式無法更改的，98%使用了雙面打印，頁邊距有94%按照規定設置；各項目辦公室都安排了專人收集管理紙張，管理辦法執行率達到了100%。實施二：制定打印機使用管理規定 12017年6月7日到10日期間，小組成員多次舉行小組會議，討論制定了辦公室打印機使用管理辦法。該辦法要點如表所示。2.小組將制定好的辦公室打印機使用管理辦法下發到項目，要求項目辦公室負責執行，并且落實到每一個員工。小組每月檢查一次。辦公室打印機使用管理辦法要點序號 管理事項 具體內容 1 使用人員規定 打印機一律禁止外人使用，只15、有本公司員工才可使用。如有客戶需要使用，則需要部門負責人簽字同意，并做好相關記錄。2 打印登記 使用打印機人員必須事先進行登記，包括打印人姓名、所屬部門、打印內容、打印張數、使用紙張類型、打印時間、是否出現打印錯誤、出現錯誤原因等。3 部門評比 每月底由辦公室公布各部門當月紙張使用情況，并進行部門評比，對使用最少的部門進行獎勵。制表人：陸佩君 日期：2017年6月13日實施效果驗證：該措施實施后，小組對各個項目進行了管理辦法執行情況檢查。經檢查，各個部門在打印機旁邊都已經張貼了辦公室打印機使用管理辦法，“打印機使用登記表”也都裝訂成冊，而且使用記錄都填寫很完整，執行情況優秀，達到了要求的10016、%執行率。實施三：保持紙張干燥 2017年6月12日到13日，小組成員通過從網上搜索資料以及召開會議討論，以便于執行和實用為標準，最后總結出三條保持紙張存放環境干燥的實用方法。1.將已開封的紙包外部用報紙包裹，并且三天更換一次 2.下班后將打印機紙盒中的紙取出，放回紙包中 3.將已受潮的紙張放在打印機機柜下面，利用機柜中的加熱燈泡烘干，沒有較大變形就繼續使用。實施效果驗證：2017年6月14日到28日，小組成員每天對采取措施后的紙張進行跟蹤檢查，得出；1.報紙良好的吸濕性，很好地保護了已開封的紙包。在檢查期間，已開封紙包中的紙張沒有出現受潮現象。2.辦公室都安排了專人，負責下班后把紙盒中的紙放17、回紙包中。3.在檢查期間，部分在打印機紙盒中的紙張出現了受潮，受潮數量為13張，經烘干后都可繼續使用。檢查期間，項目部共用了三包半紙。由此可知，紙張受潮率低于2%。實施四：認真校核并且掌握技巧 1、2017年6月11日，小組全體成員討論決定，為確保員工養成打印前校核的習慣，每臺打印機都安排專人負責，資料打印前，強制性對內容、排版、字體、拼寫等再校核一次。為加強負責人的責任心，小組規定將每個月節省下來的費用，取出一定比例補助給他們。2、由小組成員整理了一份word排版技巧以及相關教學視頻，分發給項目部集體員工，由員工自主學習。實施效果驗證：2017年7月11日，小組對各個校核監督負責人和其他員工18、進行詢問，得知該措施執行情況優秀；并且小組通過檢查“打印機使用登記表”，得出上一個月沒有出現因沒有事先校核而導致的打印錯誤。由此可知，各項目打印前校核率達到了100%。九、效果檢查根據調查結果，我們計算出了7月11月的紙張平均成本為0.106元/張。從現況值和目標值對比圖可以看出，活動達到了目標值。再通過調查7月11月期間，空調、電腦、傳真機和打印機得耗材費用，得出：打印機耗材所占費用從原來的79%下降到現況的73%。由此可知：QC小組活動達到了預期的效果。我們的目標實現！檢查結果如下：辦公打印機耗材費用支出調查表調查項目 硒鼓70g/80gA4復印紙碳粉 粉倉 其他費用支出（元）1332 919、10 242 162 57調查人：劉正文、孫華 地 點：項目部各個辦公室 時 間：2017年12月15日依據“辦公打印機耗材費用支出調查表”，小組再次采用餅分圖分析。從圖中可以看出“70g/80gA4復印紙”已不再是關鍵因素。制圖人：陸佩君 日期：2017.12.20 根據調查結果，我們計算出了7月11月的紙張平均成本為0.106元/張。從現況值和目標值對比圖可以看出，活動達到了目標值。碳粉2429%其他572%70g/80gA4復印紙91034%硒鼓133249%粉倉1626%再通過調查7月11月期間，空調、電腦、傳真機和打印機得耗材費用，得出：打印機耗材所占費用從原來的79%下降到現況的720、3%。由此可知：QC小組活動達到了預期的效果。制圖：孫華 制表日期：2017年12月20日十、鞏固措施 為了鞏固這次QC活動取得的良好成果，項目部將這次QC活動中編制的辦公室紙張管理辦法和辦公室打印機使用管理辦法歸納整理，納入了項目部管理制度中，將這兩樣管理辦法繼續沿用下去。紙張成本高導致辦公費用增多是社會普遍存在的問題，我們這次的成果在一定程度上緩解了這個問題。因此，我們計劃向其他分公司推廣交流這個成果，為公司的發展貢獻一份力量。現況值目標值00.050.1電腦耗材37210%傳真機耗材1414%空調耗材47713%打印機耗材270373%自我評價表 活動前（分）活動后（分）質量意識85100個人能力8393QC知識7997解決問題能力7395團隊精神7298制表人：陸佩君 日期：2017年12月25日十一、活動總結在本次QC小組活動過程中，小組各成員都能積極參加小組組織的活動，出勤率達90%。通過本次活動我們提高了應用PDCA循環分析問題和解決問題的能力，汲取了新知識。今后我們會更加努力，解決更多的實際問題，創造更大的經濟效益和社會效益。