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1、企業(yè)集團(tuán)員工信息及人事檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1目的為了保證公司員工信息檔案的完整性、連續(xù)性，為人力資源管理提供原始資料，關(guān)注員工個(gè)人在公司的發(fā)展歷程，根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，制定本管理規(guī)定。2適用范圍本制度適用于本公司全體員工。3檔案管理體制31 為加強(qiáng)員工信息管理，凡屬于公司員工，均由綜合管理部為其建立公司內(nèi)部員工信息檔案，僅供公司內(nèi)部人力資源管理需要使用，僅在公司內(nèi)部使用有效。與國家統(tǒng)一界定的人事檔案不具有等同性。32 所有員工信息檔案由相應(yīng)的綜合管理部門建檔、管理；并定期報(bào)送電子文檔到公司綜2、合管理部門。4歸檔范圍41個(gè)人基本信息資料：個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、職稱證書、身份證、原單位辭職證明復(fù)印件。42錄用審批資料：錄用審批表、錄用通知單、人事資料卡、面試評(píng)審表、本地戶籍擔(dān)保書、體檢表、員工轉(zhuǎn)正審批表、試用期工作總結(jié)。43績(jī)效管理資料：月度、年度績(jī)效計(jì)劃及評(píng)價(jià)表、個(gè)人年度述職/工作總結(jié)等。44內(nèi)部調(diào)配資料：內(nèi)部調(diào)動(dòng)審批表、內(nèi)部調(diào)動(dòng)通知書、內(nèi)部調(diào)動(dòng)交接表、任職資格升降審批表、人事任命文件等。45工資報(bào)酬資料：調(diào)薪通知單、各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)性報(bào)酬記錄、社會(huì)保險(xiǎn)購買記錄等。46獎(jiǎng)懲資料：在公司內(nèi)外部受到的獎(jiǎng)懲證書復(fù)印件。47其他：辭職申請(qǐng)報(bào)告、辭退申請(qǐng)報(bào)告等。5歸檔要求51歸檔資料應(yīng)包括員工個(gè)人所有資3、料，真實(shí)、系統(tǒng)反映員工個(gè)人在公司的發(fā)展歷程。52歸檔的文件原則上應(yīng)是原件和復(fù)印件，傳真件不得作為檔案原始資料。53歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式要符合規(guī)范。54禁止使用圓珠筆、鉛筆作為書寫材料。55歸檔時(shí)間：551員工初始資料在員工新入職5個(gè)工作日內(nèi)歸檔，同時(shí)輸入內(nèi)部網(wǎng)員工檔案。552后續(xù)資料在領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔，同時(shí)輸入內(nèi)部網(wǎng)員工檔案。6建檔要求61每個(gè)員工檔案保存在各自檔案袋中，封面貼上標(biāo)箋，注明工號(hào)、姓名，以便查閱。62員工個(gè)人信息檔案的編號(hào)按工號(hào)順序排列，專人專號(hào)，若有員工離職，新進(jìn)人員不得填補(bǔ)其工號(hào)，以保證人事資料的完整、連續(xù)。離職員工檔案原則上應(yīng)保存3年4、及以上，超期檔案資料由綜合管理部門集中統(tǒng)一銷毀。63建立員工個(gè)人信息檔案的同時(shí)建立人事資料數(shù)據(jù)庫，填寫員工姓名、性別、出生年月、籍貫、身份證號(hào)碼、最高學(xué)歷、專業(yè)、畢業(yè)學(xué)校、婚姻狀況等個(gè)人情況，以及現(xiàn)部門、入司時(shí)間、現(xiàn)職務(wù)、先后工作崗位等入職后資料，使員工情況一目了然。該數(shù)據(jù)庫需每月更新一次，并于月底發(fā)送至公司綜合管理部和本公司管理層報(bào)備。7檔案借閱71員工信息檔案是人力資源部的保密文件，原則上不提供給外部門借閱。確因工作需要借閱員工檔案的，需報(bào)該員工的兩級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)及綜合管理部審批。72員工個(gè)人信息檔案借閱期限為1天，仍需利用時(shí)要辦理續(xù)借手續(xù)。73所借檔案不得隨意折疊和污毀，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意涂改。5、74借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。75員工個(gè)人信息檔案資料原則上嚴(yán)禁復(fù)印。8保密制度81員工個(gè)人信息檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)產(chǎn)，保守秘密是檔案管理工作者的職責(zé)。82檔案管理員對(duì)任何人都不得議論保管檔案信息，不準(zhǔn)將檔案私自帶出或借給他人。83檔案存放在檔案柜內(nèi)，檔案柜鑰匙由檔案管理員保管。9員工人事檔案管理91員工因應(yīng)屆生就業(yè)、調(diào)工、調(diào)干至公司入職而牽涉到的個(gè)人人事檔案的存放，可以當(dāng)?shù)毓久x存放在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行摹?2需將人事檔案以各分子公司名義存放的，需在事前向相應(yīng)綜合管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由人事檔案管理員辦理相應(yīng)手續(xù)。員工需在事前向部門負(fù)責(zé)人和行政總監(jiān)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由人事檔案管理員代為辦理相應(yīng)手續(xù)。93員工入職后的第一年由個(gè)人繳納相應(yīng)的檔案保管費(fèi)用。員工在公司服務(wù)滿一年以上并且以公司名義存放人事檔案的，公司可在后續(xù)服務(wù)年度為其報(bào)銷檔案保管費(fèi)用。94員工如需將人事檔案調(diào)出檔案存放地，需至少提前一周通知綜合管理部，并繳納清相關(guān)檔案保管費(fèi)用后，自行轉(zhuǎn)出。95在檔案保管期間，發(fā)生員工工作地點(diǎn)和戶籍變動(dòng)，則其人事檔案相應(yīng)隨調(diào)動(dòng)變更至調(diào)往公司名義下保管。96員工與公司解除勞動(dòng)關(guān)系，則公司代管義務(wù)結(jié)束，員工需在做離職工資結(jié)算之前將人事檔案轉(zhuǎn)為個(gè)人名義存檔。10本管理規(guī)定解釋權(quán)在公司綜合管理部。