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1、公司人事檔案借閱保存管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一章 總則第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和勞動(dòng)部發(fā)企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和中組部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條：本制度適用于集團(tuán)總部及所有子公司人事檔案管理工作。第二章 人事檔案的管理要求第三條集團(tuán)總部及各子公司的人力資源部負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。沒(méi)有人事部的2、，由子公司負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行保管。子公司經(jīng)理和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的檔案由集團(tuán)總部綜合管理中心負(fù)責(zé)保管。第四條企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門(mén)人力資源部整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門(mén)人力資源部保存。第五條 所有員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。第六條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、檔案編號(hào)、檔案內(nèi)容等，以便查找。第七條 人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。第三章 人事檔案的管理規(guī)范第八條檔案的分類（1）試用期員工檔案。主3、要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工入職信息表，身份證，銀行卡及社保卡、公積金卡復(fù)印件，一寸彩底免冠照片兩張，畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，學(xué)歷驗(yàn)證表，近期（一周內(nèi)）本公司指定醫(yī)院出具的健康體檢表（區(qū)級(jí)以上），與原單位解除勞動(dòng)合同關(guān)系的離職證明原件（應(yīng)屆畢業(yè)學(xué)生除外），詳細(xì)的個(gè)人工作經(jīng)歷及參加過(guò)的培訓(xùn)情況材料一份，應(yīng)聘登記表，錄用通知書(shū)，東方資本管理制度收閱確認(rèn)書(shū)，勞動(dòng)合同及保密協(xié)議，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。（2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：主要包括試用期員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加在崗培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，季度/年度考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。（3）4、離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請(qǐng)、審核和交接方面的材料，勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。第四章 人事檔案的收集第九條新員工正式入職后，15個(gè)工作日內(nèi)，必須將工作檔案（包括解除合同證明）、體檢表、學(xué)籍檔案等有關(guān)材料一并交公司人力資源部，未按期遞交者，由人事負(fù)責(zé)人告知因檔案資料未交齊，公司有權(quán)不予錄用，員工本人承擔(dān)主要責(zé)任。第十條員工進(jìn)入公司、人力資源部對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料等要及時(shí)收集，整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。第十一條嚴(yán)禁5、任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)保守秘密法的，要依法處理。第五章 人事檔案的借閱第十二條員工檔案除董事長(zhǎng)、綜合管理中心總監(jiān)及主管人事的經(jīng)理外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)檔案查閱審批表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十三條有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)檔案查閱審批表，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。第十四條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。第十五條查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗6、中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。 第六章 人事檔案的保存期限與銷(xiāo)毀第十六條 對(duì)于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年（一般員工）10年（中高層管理人員）后酌情銷(xiāo)毀。第十七條 對(duì)非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷(xiāo)毀。第十八條 檔案銷(xiāo)毀必須填寫(xiě)申請(qǐng)單，報(bào)綜合管理中心審核、批準(zhǔn)、備檔，綜合管理中心指定專門(mén)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀，負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的人員須為兩人以上。第七章 人事檔案管理人員的職責(zé)1、 忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工檔案的完整與安全。4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。第十九條本制度自公布之日起生效。