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1、公司人事檔案利用、保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的將企業人事檔案管理工作制度化，規范化；維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞；便于相關人事檔案材料的借閱和使用。二、適用范圍適合公司總部及分（子）公司三、人事檔案分類員工人事檔案分為以下五大類：1、入職檔案（1）個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。（2）勞動合同、保密協議、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。2、培訓檔案新員工入職培訓試卷、試用期2、工作記錄；參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表；培訓服務協議等。3、崗位檔案崗位說明書、職務任命書；崗位變動申請、崗位變更記錄等。4、薪酬考核檔案試用期考核表、員工試用期總結表；季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄；工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。5、其他檔案個人黨、團相關資料；各類獎勵、處罰記錄；離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等、四、人事檔案的歸檔管理（一）、歸檔程序1、首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。2、按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。3、在目錄上補登材料名稱及有關內容。4、將新材料放入檔3、案。（二）、人事檔案的核查核對檢查和核對是保證人事檔案管理完整、安全的重要手段。1、檢查的內容：查看有無霉爛，蟲蛀；查看檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等；2、檢查時間：每月定期進行一次。但在下列情況下，也要進行檢查核對；（1）、突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后；（2）、對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。（3）、發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。（三）、人事檔案的轉遞1、檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程序如下：2、取出應轉走的檔案，在檔案底賬上注銷。3、填寫轉遞人事檔案材料的通知單。4、按發文要求包裝、密封。5、在轉遞中應遵循保密原則，4、一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。6、收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。五、人事檔案利用的方式1、查閱設立檔案查閱資料室以供查閱。各級員工可以申請查閱自己的檔案；各級管理人員可以查閱權限內所屬下級人員的人事檔案；無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。2、借出使用相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，并到期歸還。3、出具證明材料一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理5、部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章后方能生效。4、人事檔案利用的手續通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。5、查閱手續查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。6、外借手續遵循以下流程：（1）、借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似；（2）、借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；（6、3）、人事檔案部門對其進行審核、批準然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字；（4）、歸還時，及時在外借登記上注銷。7、出具證明材料的手續單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：（1）、由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；（2）、人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；（3）、證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。六、人事檔案保密規定及保存期限（一）公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。（二）公司的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。七、本制度由綜合管理部負責解釋本制度經公司總經理審簽后生效。原來的相關規定與此不相符的，一律以本規定為準。審簽意見：簽發人：公司總經理簽 署： 日 期：