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1、公司人事檔案利用程序制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司人事檔案管理制度一、人事檔案保管制度 1目的 第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密是企 業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞。這是檔案保管的主要任務。 第三，便于檔案材料的使用。2基本內容 檔案保管要貫徹“以防為主，防治結合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房、櫥具和切實可行的檔案“九防”（防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染）措施。庫房內溫度2、要控制在1424之間，相對濕度應控制在4560%之間。(1) 材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；在目錄上補登材料名稱及有關內容；將新材料放入檔案。(2) 檢查核對制度。檢查的內容是多方面的，包括：對材料本身進行檢查，如查看有無霉爛、蟲蛀等；對環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等；對設備進行檢查，如庫房內應使用白熾燈，以減少紫外線對檔案的損害。(3) 轉遞制度。轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案； 在檔案底賬上注銷；填寫轉遞人事檔案材料的通知單；按發文要求包裝、密封3、。 (4)保密制度。具體要求如下： 提高警惕，加強安全保密觀念，出入庫房要注意關門落鎖；庫房內嚴禁吸煙和放置易燃、易爆危險品以及對檔案保護不利的其它物品，做到專室專用；保持檔案庫房的清潔衛生，按時記錄庫房內溫濕度，定期檢查、補充殺蟲滅菌藥物；任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合；無關人員不得進入庫房，嚴禁吸煙；下班前要將門窗、照明及其它設備全部關閉。二、人事檔案利用制度1目的 第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程序和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制4、度行事，這是對工作人員的基本要求。2人事檔案利用的方式 （1）設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。 3人事檔案利用的程序 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護5、人事檔案完整安全的 重要保證。（1）查閱手續。查閱人事檔案的人員或者單位應持查閱人事檔案審批表（介紹信），其中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況，并且需要查閱單位蓋章和負責人簽字。經過人事部的審核，確定審批表與查檔人一致，并且手續齊備，方可查閱。（2）外借手續。人事檔案借出使用時，要經檔案主管部門負責人批準，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。借用單位要注意保密，妥善保管，不得交無關人員翻閱和轉借他人。借檔單位務必要按期退還（時間一般不得超過兩周），逾期不還者，檔案管理部門要及時催要，以免丟失。最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。（3）出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。（4）查閱、借用檔案的單位或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復制檔案內容。如因工作需要從檔案中取證的，應事先征得主管人事檔案部門同意，經批準后方可摘抄、復制拍攝。（5）各單位各部門利用人事檔案應嚴格履行登記手續