公司人事檔案歸檔核查核對轉遞管理制度.DOC
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1、公司人事檔案歸檔、核查核對轉遞管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 1、目的為了將xx人事檔案管理工作制度化,規范化,維護人事檔案材料完整,防止檔案丟失、 損壞便于相關人事檔案材料的借閱和使用。2、適用范圍適合公司全體員工3、人事檔案分類員工人事檔案分為以下八大類:3.1入職檔案3.2個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語 等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。3.3員工更改姓名、民族、年齡、工作時間等過程中形成的個人申請表,上級領導批 復以及所依據的證明材料。3.4勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業牛協議、實習協議等2、。3.5培訓檔案新員工入職培訓試卷、培訓心得。3. 5.2參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。3. 6職位檔案3. 6.1職位說明書、職務說明書、職務任命書。3. 6.2職務變動申請、職位、職務變更記錄。3. 7薪酬考核檔案3. 7.1試用期考核表、員工試用期總結表。3. 7.2季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。3. 7.3工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。3. 8其他檔案3.8. 1各類獎勵、處罰記錄。3.&2離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根其他補充協議。4、人事檔案的歸檔4.1首先対各類人事檔案進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。43、.2按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的貝體位置。4.3在目錄上補登材料名稱及有關內容。4.4將新材料放入檔案。5、人事檔案的核查核對5. 1檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包 括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括刈人事檔案保管的環境進行檢查,如查看檔案室環境是否良好,冇無其他存放錯誤等。5. 2檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:5.2. 1突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后。5. 2. 2対冇些檔案發生疑問Z后,如不能確定某份材料是否丟失。5. 2.3發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。6、4、人事檔案的轉遞6.1檔案的轉遞一般是山工作調動等原因引起的,轉遞程序如下:6. 1. 1取出應轉走的檔案。在檔案底賬上注銷。填寫轉遞人事檔案材料的通知單。按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則,一般通過內部人員轉遞,不能交本人自帶。收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。7、人事檔案利用的方式7. 1查閱設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看, 無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。7. 2借出使用相關人員為完成某項工作任務,必須將人事檔案借出使川時采用的方式。借閱人必須履 行嚴格的借閱手續,基礎時5、間不能超過一周,需要在“借閱登記表”上進行登記,逾期未歸 還者,續辦延長借閱手續,并到期歸還。7.3出具證明材料一般由于使用人因入黨、入團、捉升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材 料的,山管理部門向證明人核實情況,可以岀具證明材料。出貝的證明材料經認真校對、審 查,經主管部門審批,加蓋公章后方能牛效。8、人事檔案利用的手續8.1查閱手續查閱手續包括以下內容:首先,由中請查閱者寫出查檔申請,在申請中寫明查閱的對彖, 冃的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱部門負責人簽字;最后,由人事檔案部門審 核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。& 2外借手續首6、先,借檔人員寫出借檔巾請,內容與查檔報告相似;其次,借檔人員(部門)蓋章, 負責人簽字;再次,人事檔案部門對英進行審核、批準,然后進行借檔背記。把借檔的時間, 材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字;最后,歸還時及時在外借登記上注銷。& 3出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:首先,由有關人員(部門)提出申請,說明要求出具證明材料的理由;其次,人事檔案部門按照有關規定, 結合利用者的耍求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公 章,然后登記、發出。9、人事檔案保密規定及保存期限9. 1公司由人力資源部門負責管理人事檔7、案的工作,保管人員不得對各類存檔檔案進行 刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。9.2公司的內部各類人事檔案原則上永久保存,對于已辭職、辭退人員的個人檔案,自 員工離職ZL1起3年后方可銷毀。10、附則10. 1此制度解釋權歸人力資源部。10. 2本制度自發文Z 口起開始執行。附表:人事檔案借閱登記表人事檔案借檔申請表人事檔案借/查閱登記表部門查閱人姓名ul-t f亠 岡位查閱對象目的材料名稱理由份數原/復印件借閱時間歸還時間備注人事檔案借/查檔申請表查/借檔人部門查/借檔人姓名查/借檔人崗位查/借檔対象查/借檔時間預計歸還時間借/查檔理由:部門負責人審核:人力資源部審核:總經理審批: