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1、公司人事檔案整理、裝訂及借閱管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 人事檔案管理制度第一章 總 則第一條 為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案資料，更好地為集團各項工作服務，特制定本制度。第二條 人事檔案工作是集團人力資源工作的重要組成部分，實現(xiàn)人事檔案科學化、規(guī)范化、制度化的管理，充分發(fā)揮人事檔案的作用，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。第三條 本制度適用于集團及所屬企業(yè)。第二章 管理職責第四條 集團人力資源部人事檔案管理職責：1、負責制訂、修2、改和完善集團人事檔案管理相關工作；2、負責集團總部全體員工的人事檔案管理工作；3、負責集團所屬企業(yè)一般管理人員及其以上員工的人事檔案管理工作；4、負責對集團所屬企業(yè)人事檔案管理工作進行檢查與督導。第五條 集團人力資源部檔案管理員有權要求所屬企業(yè)，按本制度建立規(guī)范的人事檔案管理流程。第六條 集團總部及所屬企業(yè)檔案管理員都必須嚴格執(zhí)行本制度。第三章 人事檔案分類第七條 人事檔案，主要有以下幾類：1、履歷材料（個人簡歷）；2、自傳材料（應聘登記表、員工基本信息登記表、個人照片）；3、身份證明材料（身份證、戶口本等）；4、學歷、學位證書和專業(yè)技術證書材料；5、錄用、調用、離職材料（試用期調查表、轉正申3、請表、經濟擔保書、保密協(xié)議、員工購買社保申請表、員工薪資變動申請表、調職輪崗申請表、人事調動通知、離職申請書、工作交接表、解除勞動關系通知等）；6、獎勵及處分材料；7、培訓記錄及外訓協(xié)議等材料；8、其他可供集團用人參考的材料。第四章 檔案管理原則第八條 集團及所屬企業(yè)必須按照統(tǒng)一的標準進行分類管理，方便查閱：1、實行獨立企業(yè)獨立建檔管理；2、按照企業(yè)所屬部門先后順序進行分類管理；3、按照職位高低順序進行分類管理；4、按照同類職位入職時間先后順序進行分類管理；5、檔案按照統(tǒng)一的編號進行存檔，詳見檔案編號管理辦法（附件一）。第五章 人事檔案的收集、整理、裝訂第九條 人事檔案管理員負責員工履歷表、內4、部選聘報名表、調職（輪崗）申請表、員工薪資變動申請表、異動表、各種獎勵、職務任免等材料的收集、整理和歸檔工作。第十條 在以下幾個時段檔案管理員需著重做好人事檔案資料的管理工作。1、新員工正式入職時新員工報到后，三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行歸檔：個人簡歷或應聘登記表、招聘面試評價表、基本信息登記冊、報到通知單(第一聯(lián))、新員工入職培訓登記表、勞動合同簽收登記表、考勤資料簽收表；一寸的紅底照片二張；身份證、學歷證、學位證、職稱證書及其他相關資質證件的復印件；勞動合同或實習協(xié)議；經濟擔保書、固定資產證件復印件、戶口薄復印件（本條適用于出納、司機、采購員及需要提供擔保的相關職位）。2、員5、工辦理轉正手續(xù)時員工完成轉正手續(xù)后，三個工作日之內，將以下檔案、資料進行歸檔：試用期調查表；員工轉正申請表；試用員工轉正考核表；員工轉正述職報告；員工購買社保申請表；調職（輪崗）申請表。3、員工辦理調動手續(xù)時員工完成調動手續(xù)后三個工作日內，將以下檔案、資料進行歸檔：內部選聘報名表或調職（輪崗）申請表；工作交接表；人事調動通知。4、員工辦理離職手續(xù)時在員工辦完離職手續(xù)的三個工作日內，將以下檔案、資料進行歸檔：離職申請書；員工離職申請表；工作移交表；勞動合同或實習協(xié)議；解除勞動關系通知。對于辭職或辭退人員的檔案應實行“一人一檔”管理,不能退還給本人，檔案必須保留到規(guī)定的保存時間：高層領導的檔案一般6、應保留滿十年；中層領導的檔案一般應保留滿五年；基層員工的檔案一般應保留滿三年。過保留期限的檔案,由檔案管理員進行統(tǒng)一整理，報分管領導批準后銷毀，但電子數據資料永久保存。第十一條 檔案管理員每月按公司檔案管理辦法，對上月的人事檔案進行整理、歸檔。第十二條 檔案管理員，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第十三條 人事檔案的裝訂：1、人事資料統(tǒng)一以A4紙為標準整理、存檔；2、依檔案材料類別排列，每類資料以形成時間為序；3、人事檔案檔案盒在封頁上應注明相應的編號。第六章 人事檔案的借閱與移交第十四條 凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表（附件二），由人力資源部經理核實理由，經人力行政副同意后，方7、可借出，借出的檔案必須在三天內歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。第十五條 借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和污損檔案材料。第十六條 如因工作需要從人事檔案中獲取相關信息或需復制、拍攝、掃描、調用檔案內容，須事先填寫人事檔案借閱登記表（附件二），做好登記備案。第十七條 查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。第十八條 每周集團所屬企業(yè)需向集團人力資源部提交一份，本企業(yè)最新的人力資源數據庫資料（電子版）及一般管理人員及其以上員工的入職、離職相關的相關紙質資料，同時附人事檔案移交表（附件三）一份。第七章 其他規(guī)定第十九條 集團總部及所屬企業(yè)8、全體員工，必須建立個人檔案。第二十條 檔案管理人員應具有良好的思想素養(yǎng)，在工作中須嚴格遵守保密制度。第二十一條 檔案管理員不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按集團檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。第二十二條 人力行政副總定期或不定期地對公司人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照人事檔案管理制度予以辦理執(zhí)行的，計入當月績效考核。第二十三條 本制度自公布之日起開始執(zhí)行。第二十四條 本制度最終解釋權歸集團人力資源部所有。附件一：檔案編號管理辦法附件二：人事檔案借閱登記表附件三：人事檔案移交表附件一：檔案編號管理辦法一、檔案編號組成： 順序號編碼（例如：0001）入職日期編碼（例如：20119、0630）部門編碼縮寫（例如：XZ行政部）企業(yè)編碼縮寫（例如：JT集團）例如：JTXZ20110630001二、企業(yè)編碼：序 號企業(yè)名稱公司編碼縮寫1貴州元和天能源集團2貴州元和天成能源有限責任公司（龍洞溝煤礦）3貴州和信金成工礦裝備有限公司4貴州乾豐開元貿易有限公司5貴州春華投資有限責任公司6貴州黔德投資股份有限公司7貴州趕場路煤業(yè)有限公司8貴州金蘭礦業(yè)有限責任公司9貴州乾豐開元礦業(yè)有限公司三、部門編碼：序號部門名稱部門編碼1行政部2人力資源部3財務部4企業(yè)發(fā)展部5總工辦6安全部7生產建設部8機電保障部9采供部10生產運行部11機電運輸部12安全部13工程技術部14綜合管理部四、入職日期入職日期是指該員工進入公司的報到日期。（例如：20110630）五、順序號編碼：順序號編碼是指該員工所在部門的順序號。例如：001表示順序號；002表示順序號；六、其 他集團各所屬企業(yè)檔案管理及勞動合同編號可以參照上述規(guī)定執(zhí)行。附件二：人事檔案借閱登記表序 號日 期檔案借閱人信息檔案歸屬人信息用 途借用情況檔案保管人單位/部門借閱人單位/部門被借閱人檔案編號附件三：人事檔案移交表需調動檔案信息單 位部 門檔案歸屬人檔案編號手續(xù)匯簽檔案調出企業(yè)檔案管理員簽字檔案調出負責人簽字檔案調入企業(yè)檔案管理員簽字檔案調入負責人簽字人力行政副總意見填表人：填表日期： 年 月 日