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1、公司人事檔案材料收保密歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: （一）查（借）閱制度 一、查閱單位須填寫人事檔案查閱審批表，并履行審批手續。 二、查閱檔案，應派中共正式黨員并攜帶單位介紹信。 三、檔案一般不外借。特殊情況需要外借的，須保證檔案絕對安全，并在一周內歸還。 四、查檔人員不得查閱本人及親屬檔案。 五、紀檢監察人員查閱涉案人員檔案，需由紀檢組長或監察室 主任簽署意見。 （二）材料收集制度 一、收集范圍 履歷表，自傳，鑒定、考核、考察材料、學歷、評聘專業技術職務、有關政歷問題審查、黨團及民主黨派、獎勵、處分2、材料，錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、離退休、退職審批表和各種代表會代表（委員）登記表，以及其他可供組織參考的材料。 二、收集方法 1、建立送交材料的制度，要求形成材料的部門和單位主動送交上述材料。 2、人事處形成的任免、工資等材料，應在15日內送人事檔案室。 3、人事檔案管理人員應主動聯系，及時索要。 4、向有關單位和部門發出“短缺材料催要通知單”，進行催要。 5、發現不符合歸檔要求的材料，及時通知形成檔案材料的部門補送材料或補辦手續。（三）鑒別歸檔制度 一、鑒別材料：鑒別收到材料是否屬于所管干部、工人材料及應歸入干部檔案內容。 二、審查材料：審查材料是否齊全、完整，手續是否完備。3、凡查不清楚或對象不明確的，不能歸檔；凡手續不完備的材料，須補辦手續后再歸檔。 三、審核檔案：檔案中缺少材料，應及時進行登記并收集補充。 四、及時歸檔：經鑒別無誤屬歸檔的材料，及時歸入檔案盒帶中，不允許出現“散亂”現象。 （四）轉遞制度 一、干部管理權限變動后，及時轉遞檔案。二、人事檔案應通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或由本人自帶。 三、檔案轉出前。按規定進行認真的整理裝訂。 四、轉遞檔案必須詳細登記“干部檔案轉遞通知單”的項目,并嚴密包封。 五、轉出檔案半個月內回執未退回的，要及時發出“催要檔案回執通知單”進行催問，以免檔案丟失。六、收到檔案經檢查、核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執4、立即退回。 （五）檢查核對制度 一、人事檔案管理以“人事檔案統計臺帳”為基礎，做到底數日清月結。 二、人事檔案分別按單位和檔案編號建立名冊，發現錯號或放錯位置的，要及時糾正。 三、每年年底對所管人事檔案進行清庫，徹底核對底數，做到帳檔相符。 四、做好所管檔案的年度統計工作。 （六）保管保密制度 一、人事檔案的保管，堅持安全保密、便于查找的原則。 二、人事檔案卷皮、目錄和備用袋做到規格統一、樣式一致。 三、每兩年對所管人事檔案進行一次零散材料的裝訂，并填寫目錄。 四、經常檢查檔案柜及庫房的防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫的設施和安全措施。 五、人事檔案集中存放在檔案柜及庫房，任何人不得私自保5、存他人檔案。 六、嚴格按照有關規定利用檔案，嚴防泄露檔案機密，非檔案工作人員不準擅自進入檔案庫房。 七、不斷研究和改進檔案的管理方法和保管技術，逐步實現檔案的科學化、規范化、現代化管理。 （七）人事檔案管理人員職責 一、按照條例規定，負責人事檔案材料的收集，認真細致地做好鑒別歸檔和整理工作。 二、負責辦理人事檔案的查閱、借用、轉遞。 三、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。 四、搞好人事檔案工作的調查研究，結合工作實際，及時提出建議和意見。 五、努力工作，爭取改善檔案庫房的保管條件，提高管理水平。 六、辦理領導交辦的其他工作。 （八）接收檔案材料歸檔工作制度 一、調檔：接到任免通知后，一周內發出“干部檔案催要通知單”調檔。 二、鑒別：對接收的檔案材料進行認真鑒別，如有涂改，及時記錄并上報。 三、登記：建立登記冊，對接收檔案逐檔進行認真登記后，編號入庫。 四、歸檔：屬歸檔材料，及時歸入檔案盒帶內。 五、檢查：認真核對姓名、編號，避免裝錯或放錯位置