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1、公司企業(yè)人事檔案建立查閱及借用管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一條 為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)則。 第二條 檔案管理的種類；根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案。 第三條 職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現(xiàn)情況的原始資料，各項工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會關(guān)系、職務(wù)2、學(xué)歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現(xiàn)鑒定。 第四條 專業(yè)技術(shù)人員（包括工人技師）檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱（職務(wù)）評聘申請表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評審委員會評審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關(guān)資料。 第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動人事統(tǒng)計報表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。 第六條 檔案管理的內(nèi)容 一、檔案的建立 1.職工個人檔案，凡是新進公司的職工，3、勞動人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號。 2.專業(yè)技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）評聘管理部門或崗位提供的職稱（職務(wù)）評聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進行分類、整理、編號、歸檔。 3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計要求進行分類、整理、匯編成冊、編號歸檔。 二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項內(nèi)容，重點是增刪、訂正、更新。 三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的查閱、借閱實施管理。 四、檔案的傳遞4、：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案傳遞到流向單位。 第七條 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn) 一、職工個人檔案 1、符合國家和上級主管部門規(guī)定的檔案管理要求。 2、能夠及時、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）評聘情況。 二、文書資料檔案 1、能夠及時、準(zhǔn)確地提供勞動人事管理方面的文書資料. 2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規(guī)定的文號、文件、標(biāo)題或摘要。 第八條 檔案的內(nèi)部管理制度 一、凡新聘職工個人檔案應(yīng)在報到后的一個月內(nèi)完成。 二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）評聘管理部門或崗位移交有關(guān)材料后的一個月內(nèi)完成。 三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前5、將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。 四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個月內(nèi)，對檔案的有關(guān)內(nèi)容進行增刪、修正。 五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、每年4月前對公司的檔案管理工作進行一次檢查。七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統(tǒng)一確定。 八、檔案管理崗位應(yīng)及時為公司各方面提供檔案資料查詢。 第九條 人事檔案查閱、借閱 一、查閱檔案的范圍 1.因干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。 2.與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因6、病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的； 3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的； 4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。 二、借用檔案的范圍 1.領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟殑?wù)任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案； 2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門（分支機構(gòu)）審查； 3.本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡螌彶?、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。 三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人7、事檔案中的有關(guān)材料內(nèi)容摘抄或復(fù)制成單項的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學(xué)所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國等進行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。 四、查閱、借用檔案辦理程序 1.借閱經(jīng)理級以上干部檔案欲申請人填寫查閱、借用檔案審批表，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負責(zé)人簽字，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批； 2.借閱經(jīng)理級以下人員的檔案，經(jīng)申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。 五、查閱、借用檔案的注意事項 1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。 2.查閱檔案時不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損； 3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)并負責(zé)保管好，不得給無關(guān)人員閱看，用完必須自行銷毀； 4.查閱檔案需到檔案室進行，原則上不得帶走；特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還。 5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和本人翻閱，用完及時歸還。