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1、公司員工行政檔案及資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政檔案管理制度檔案是企業在經營活動中產生和積累的文獻資料，是企業寶貴的財富。為了把本公司檔案資料系統完整的收集歸檔，使此資源得以正常、正確使用，更好地服務于公司，特制定如下制度：一、人事檔案管理1、員工在入職時須遞交以下資料于行政人事部：身份證（必有）、學歷證（必有）和其它資格證的復印件及照片；填寫好應聘人員登記表和員工入職登記表。行政人事部具體的檔案管理人員需將以上資料按要求全部入檔備案；2、本著對員工和公司負責的態度，新員工入職時，行政人事部一定要2、要求他們詳盡填寫員工入職表，如家庭電話及詳細的家庭地址、個人暫住詳細地址。所舉事項若有改變一定要及時通知行政人事部進行檔案更改。3、以上資料歸檔入袋前須錄入電子檔案庫（按照入職時間先后進行科學編號）；4、電子檔案庫須列出姓名、性別、職務、職稱、民族、籍貫、出生年月日、身份證號碼、戶口所在地、學歷、專業、畢業學校和時間、本人聯系方式、家庭聯系電話和詳細地址、愛好、語言能力、工作經歷、工作能力、離職和入職時間、（試用期和試用后）工資待遇等；5、員工轉正時應填寫好轉正申請表由相關部門簽字后入檔備案；6、員工培訓后的考核成績應入檔備案；7、被評為優秀員工等相應先進工作者的資料及評選有關文件應入檔備案；3、8、受過警告和各類不良記錄應入檔備案；9、新員工試用期間，如發現檔案不符合應聘條件者，公司將依照中華人民共和國勞動法相關條款與其解除勞動合同，其相應資料將入檔備案；10、以上資料由行政部專人錄入、存檔、保管等；11、紙介檔案的整理紙介檔案的整理，要按照檔案材料清單要求的先后順序進行整理，并裝訂成冊（未過試用期人員的檔案暫不裝訂）。現有檔案資料要在人事檔案材料清單上劃“”及在需注明的事項可在備注欄進行標注。12、人事電子檔案和紙介檔案須按部門進行歸檔。如行政人事部、監查部（監查一部、監查二部等）、醫學部、藥學部、市場部、技術部、總經理室等，同一部門歸為一類，以方便查閱。13、預備人才檔案庫的建立4、。其管理辦法參考第12項具體管理要求。14、人事電子檔案資料和紙介檔案資料須由行政人事部經理統一管理，非行政人員不得介入；15、如需調用人事資料時須經行政人事經理同意方可借出；非人事檔案資料保管人員不得隨意調出人事檔案資料查閱；16、離職人員檔案作另類處理，離職表和交接清單須附在人事檔案材料清單上面，并按離職年限和部門進行整理和存放。保存三年后，若需銷毀，須作保密處理。17、在中國南方人才市場掛靠檔案的管理辦法在中國南方人才市場掛靠的人事檔案，則按照與南方人才簽定的集體人事代理協議書的要求進行管理，但辦理相關掛靠手續的過程必須由博濟行政人事部相關人員或行政人事部經理指定的具體人員進行辦理，其它5、人不得介入。附：人事材料檔案清單人事檔案材料清單人事檔案編號：序號123456789101112131415161718二、培訓、考核檔案的管理1、培訓檔案的管理培訓按照培訓的方式進行分類歸檔，可分為顧問公司培訓和公司內訓。顧問公司培訓包括顧問公司的資料、參加培訓的人員、費用及考核資料。公司內部的培訓包括培訓講師的名單，培訓講師的講義、考核試卷和成績單及對成績優異人員的獎勵方案。2、考核檔案管理考核制度、各種考核表格的歸類及各種考核文案等的管理。3、有關行政合同的管理a、人事合同的管理人事合同應歸于人事檔案管理一塊。b、行政部于其它公司簽訂的有關合同個人簡歷應聘人員登記表測試題入職人員登記表（6、須具備）畢業證書復印件（須具備）學位證書復印件職稱證書復印件資格證書復印件榮譽證書復印件身份證復印件（須具備）畢業生就業協議書非廣州生源高校畢業生申請表相關證明人事代理手冊勞動合同書擔保書（司機、財務人員須具備）員工轉正鑒定表照片2張（一寸彩照）應具備的檔案材料打“”確認備注此類合同應歸行政合同管理專一文件夾中，并按時間的先后順序進行歸類整理。三、保險檔案管理參加社保和意外保險等人員名單及資料進行分類整理。四、會議記要及年終總結檔案管理1、公司例會紀要a、會議記錄由專人進行整理。每次會議結束后，會議記錄人須及時整理，并于次日將會議紀要分發給參加會議者，以便傳達會議精神。b、會議紀要要求：須寫清會議的時間、地點、參加人和參加人的身份、會議主題及會議的主要內容（要求簡練）；c、會議紀要行政人事部每次保留一份存檔，以電子檔案存檔為主；d、每年的會議紀要，須做匯總和裝訂成冊，以便紙介存檔；2、項目協調會和總結會會議紀要項目協調會和總結會會議紀要由項目經理記錄整理并匯同其它項目資料一起入項目資料檔案管理庫管理，且檔案管理員須把每年的項目會議紀要須裝訂成冊，進行紙介存檔，以便查閱。3、年終總結年終總結檔案由行政部人事部進行整理、裝訂，并交一份與檔案室備案.