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1、公司職工人事檔案管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX公司職工人事檔案管理辦法為了進一步規范和加強職工人事檔案管理，推進職工人事檔案管理規范化、制度化進程，提高職工人事檔案管理水平，避免和防止職工人事檔案遺失、損毀，更好地維護企業和職工利益。根據中華人民共和國檔案法、勞動法、勞動合同法等法律法規規定，結合XXXX公司實際，特制定本辦法。一、職工人事檔案及管理范圍1、職工人事檔案是公司人力資源等部門在招聘、調配、考核、培訓、獎懲、薪酬、保險、福利、選拔、任用等工作過程中，所形成的有關職工個人經歷、政治思想、2、業務技術水平、工作表現、工作變動等情況的基本信息材料。是職工職業生涯全過程的真實記載，是職工個人辦理調轉、升職、退休等事宜的主要依據，也是公司檔案管理工作的重要組成部分。2、職工人事檔案管理的范圍：是指在XXXX公司范圍內與公司形成勞動關系職工的檔案管理以及人事檔案尚未移交地方社區的公司離退休職工的檔案管理。二、職工人事檔案的內容及類別1、職工錄用、勞動調配材料；2、職工登記表、個人簡歷材料；3、勞動合同書；4、職工薪酬、調資、升級材料；5、專業技術職務、職稱、晉級、評審材料；6、職工考核、考察、職務任免等材料；7、參加社會保險等信息材料；8、工種崗位變動認定材料；9、學歷、職業資格證書等材料3、復印件以及職工參加教育培訓等證明材料；10、職工獎懲材料；11、政審材料；12、參加中國共產黨、共青團以及民主黨派材料；13、其它材料。三、職工人事檔案管理的組織機構XXXX公司是經屬地人力資源和社會保障部門認定，具備保管職工檔案條件的用人單位。公司及所屬單位人力資源部門為職工人事檔案的具體管理和經辦機構，在屬地人力資源和社會保障行政部門及檔案行政管理部門的監督、指導下，負責集中管理和保管與公司形成勞動關系職工的人事檔案。公司及所屬單位人力資源部門設專人管理職工檔案。四、職工人事檔案管理機構的職責1、負責保管職工檔案并保證檔案的完整；2、對職工工作中形成的材料及時收集、整理、鑒別、裝訂、立卷；4、3、負責辦理職工檔案的查詢、借閱和轉遞手續等；4、登記職工工作變動情況，以及勞動合同簽訂、續訂、解除、履行等情況；5、按規定程序為有關部門提供職工個人情況；6、做好職工人事檔案的安全、保密、保護工作；7、負責辦理離職或解除（終止）勞動關系職工的檔案向其它單位或屬地檔案管理部門移交檔案或辦理檔案托管事宜；8、辦理其它有關事項。五、職工人事檔案的收集、保管、銷毀1、人力資源檔案管理部門對公司及所屬單位職工進行考察、考核、培訓、獎懲、調資、晉級等形成的材料要及時收集整理，并組織對形成的職工個人檔案材料進行認真鑒別，保證材料真實、準確、文字清楚、手續齊備。檔案材料經鑒別后，必須經各有關部門負責人和分管5、領導簽字或蓋章后方可歸檔；2、職工個人檔案材料收集、整理、鑒別后，由單位人力資源部門人事主管按分類目錄詳細填寫材料清單，并按照檔案材料分類目錄分類裝訂，并注明材料收集人的姓名，交由檔案員歸檔保管；3、公司及所屬單位檔案管理人員負責將職工檔案按規定標準統一編號管理，填寫檔案存放登記表，建立職工個人檔案目錄和檔案管理臺賬，以便查詢和日常檔案管理。檔案材料歸檔后，任何人不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造檔案材料。檔案管理人員要做好檔案管理工作，防止和避免出現檔案丟失和損毀等情況，給公司和職工個人造成損失；4、職工人事檔案執行全公司統一標準樣式，檔案卷盒、卷皮、檔案目錄、規格由集團公司實行統一的制作標準，6、并用鋼筆或碳素筆填寫，字跡要端正、清晰。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫；5、按規定需要銷毀檔案材料時，必須經公司主管檔案工作的領導批準，按規定程序組織進行；6、對死亡、失蹤職工的人事檔案，可在職工原單位檔案保管部門保管，保管滿15年后，可以按規定進行銷毀。特殊貢獻的獲省級以上模范人物稱號的職工死亡后其檔案按管理權限直接向屬地檔案館移交；7、對公司內職工自動離職、開除、解除（終止）勞動關系的職工人事檔案，要及時按法定程序移交屬地勞動就業部門保管；8、嚴禁單位任何人以任何理由私自保存職工檔案和利用職工檔案材料營私舞弊。對違反規定者，視情節輕重，嚴肅處理。對觸犯國家相關保密法、檔案法等法7、律法規的，將依法追究刑事責任。六、職工人事檔案查閱、借閱的規定公司及所屬單位檔案管理機構必須嚴格遵守職工檔案查閱、借閱制度，特別是對公司內高級專業技術人員、公司主要負責人和涉及國家秘密的職工檔案要嚴格保管，嚴格履行查、借閱手續。查閱和借閱職工個人檔案必須遵守以下規定：1、查閱和借閱職工檔案，需出具查閱和借閱申請（公司以外單位或部門查閱、借閱職工檔案還必須出具單位或部門公函），經單位檔案部門負責人審核，簽字或蓋章同意后，方可辦理職工檔案的查閱或借閱；2、除特殊情況外，職工檔案原則不得借出查閱。如必須借出查閱時，要事先提交報告說明理由，經主管檔案工作的領導批準后，方可辦理。檔案管理人員要嚴格履行登8、記手續，并限期歸還；3、查閱、借閱職工檔案，必須嚴格遵守保密規定和查檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換職工檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布職工檔案內容，對違反規定者，要視情節輕重予以批評教育和必要的紀律處分；4、因工作需要，需從職工檔案中調查取證的，需履行審批程序，經單位主管檔案工作的領導批準后，由檔案管理人員監督復制辦理。七、職工人事檔案的傳遞職工因離職、調轉、解除（終止）勞動關系等需移交、轉遞檔案的，必須遵循以下程序辦理：1、職工檔案的移交、轉遞，必須XXX過專門的傳遞渠道或專人送取，不準職工本人攜帶；2、對轉出的檔案必須按公司統一印制的職工檔案轉遞XXX知單進行登記，將職工檔案轉遞9、XXX知單和職工個人檔案一并密封包裝后方可轉出；3、公司各檔案管理機構對轉出的職工檔案材料，不得扣留或分批轉出；4、公司各檔案管理機構對職工檔案轉出后，要及時與檔案接收方聯系，按規定向其追要檔案接收回執。對逾期30日未收到回執的，要及時追查，以防職工檔案丟失。職工檔案轉遞XXX知單回執要在本單位檔案管理部門保管15年以上，方可銷毀。八、公司各檔案保管機構必須具備的條件1、要建立堅固的專用檔案室，配備鐵制的檔案保管柜；2、檔案室要具備防火、防蟲、防潮、防盜、防高溫、防塵等基本條件。檔案室溫度要控制在零上14度-24度。相對濕度要控制在45%-60%；3、檔案室和專職檔案工作人員辦公室要二室分開；10、4、專職檔案保管人員應具備中專以上學歷，經過培訓考試合格后持證上崗；5、根據XXXX公司信息化進程，要求各檔案保管機構在1-2年內，實行職工檔案微機管理，實現檔案信息化管理目標。九、檔案管理的組織紀律檔案管理是企業一項重要管理工作。依據中華人民共和國檔案法、吉林省檔案條列等有關法律法規之規定，對在檔案管理過程中出現以下情形，給企業和職工個人造成損失的，要依法承擔賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。1、不按本辦法規定集中保管檔案的；2、擅自涂改檔案內容、偽造檔案材料的；3、職工檔案整理、保管、鑒別、查閱、借閱、轉遞過程中，違反本辦法規定，造成職工個人檔案丟失、損壞或其它嚴重后果的；4、公司及所屬各單位檔案保管部門明知所保存的檔案面臨危險而不采取積極處理措施，造成職工檔案損失的；5、損毀丟失或擅自銷毀檔案的。十、本辦法未盡事宜，按國家相關檔案政策辦理。十一、本辦法自下發之日起執行，解釋權歸XXXX公司人力資源部。