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1、8化妝品公司人事檔案收集借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條：為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為各項工作服務，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是公司組織人事工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行公司戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。第三條：本制度適用于總部及其各子公司。第二章 管理職責第四條2、：公司人力資源中心人事檔案的管理職責就是a、負責制訂、修改和完善公司人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范；b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；c、負責戰略決策董事會成員的人事檔案管理工作；d、負責各中心、部門的員工人事檔案管理工作；e、負責各子公司部門經理及其以上的所有管理人員的人事檔案管理工作；f、負責對各子、分公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。第五條：公司人力資源中心人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規范的檔案管理程序、規范檔案管理行為。第六條：公司人力資源部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規范的人事檔案管理；負責管理部3、門經理級以下的所有員工人事檔案管理工作。第三章 人事檔案內容第七條：人事檔案正本，是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：a、履歷材料（包括個人的簡歷資料）、上一份工作離職證明、體檢報告；b、自傳材料（包括職位申請表）；c、鑒定、考核、入職追蹤面談表；d、學歷和評聘專業技術職務材料；e、獎勵及處分材料；f、培訓記錄及外訓協議等材料；g、勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；h、目標責任書、保密協議；i、其他可供企業用人參考的資料。第八條：人事檔案副本，是人事檔案正本中主要材料的復制件。由正本中的以下主要材料構成：a、近期履歷材料、上一份工作離職證明、體檢報告；b、主要鑒定4、考核材料；c、學歷、學位、評聘專業技術職務的材料；d、獎勵及處分材料、晉升/降級表、調薪調崗說明書；e、任免呈報（審批）表；f、身份證、戶口本等身份證明文件的復印件。其他類別如有重復的重要材料，也可歸入副本。第四章 檔案編號管理第九條：各級人力資源管理部門必須按照員工編碼系統中的員工編號（即：工號）進行編號，并每10個檔案做一個小標記、50個檔案做一個標記、每100個檔案做一個大標記，方便查找。第五章 人事檔案的收集與整理第十條：日常收集員工履歷表、轉正定級審批表、各種獎勵、職務任免、異動表、續簽合同等材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次大型招聘會結束后的三日之內，必須將新進員工的人事檔5、案收集、整理并進行歸檔。日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。每年3月與9月份收集員工聘任晉升審批材料；每年1月收集年度目標責任書等；每月月初5號前收集新員工入職追蹤面談表；其他人事檔案資料要按時進行收集、整理并及時歸檔。第十一條：公司人力資源部門負責管理員工關系的專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報到時新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號（同員工的工號相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資6、料進行再次歸檔：、職位申請書（必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；、身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；、試崗通知單在員工入職時人力資源部門開具，由員工帶到部門，在3天試崗合格后，部門簽字返回人力資源部，后而辦理正式入職。2、員工辦理正式入職手續時辦理完入職手續后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：、簽署好的保密協議；、試崗通知單（必須有其直接上級對其在試崗期間表現的評價）。3、員工辦理轉正手續時員工轉正手續完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔7、案袋：該員工的轉正申請表、轉正通知單；、勞動合同新員工入職追蹤面談表分別為4-5份；、保密協議。4、員工辦理調動手續時各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內，將員工調動手續資料裝入該員工的檔案案內，具體的資料有：、人事異動審批表；、員工調動工作移交表包括文件檔案資料移交明細表、物品資產移交明細表、客戶資料移交明細表、待辦工作（事宜）移交明細表；、調令。5、員工辦理離職手續時各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：、該員工的書面離職申請書；、該員工交回的自己保存的勞動合同、保密協議、轉正通知單；、離職手續辦理表；8、離職物品/工作交接表、薪 資 結 算 表、解除勞動用工合同協議。6、員工受到表揚等與人事相關工作時，需要歸檔的資料必須第一時間（三天以內）歸檔。第十二條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。第十三條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章 人事檔案的借閱與移交第十四條：凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部門的負責人核實理由，經分管人力資源的公司領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。成都區域內的所有人事檔案的借閱必須經公司人9、力資源部負責人批準后方可借閱，借閱只可借閱副本。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。第十五條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。第七章 其他規定第十六條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。第十七條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。第十八條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。第十九條：公司人力資源中心定期或不定期地對各子、分公司的人事檔案管10、理工作進行檢查與督導，檢查結果員工關系專員的當季度績效評分掛鉤。第二十條：本制度最終解釋權歸公司人力資源中心。第二十一條：本制度從下發之起實施。第八章 附 則 本辦法由行政人事部負責解釋和修訂，自發布之日起執行。附件：1 人事檔案借閱申請表2 人事檔案借閱登記表3 人事檔案移交表人事檔案借閱申請表日期： 年 月 日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號部門主管部負責人意見行政人事部意見總經理意見人事檔案借閱登記表序日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號人事檔案移交表需調動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、手續會簽檔案調出單位檔案管理員檔案調出檔案人力資源部門負責人簽字檔案調入單位檔案管理員檔案調入檔案人力資源部門負責人簽字分公司人力資源部意見公司人力資源 中心意見