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1、化學股份有限公司員工人事檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX化學股份有限公司人事檔案管理制度第一章 總則第一條 目的為了進一步加強XX化學股份有限公司的人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現人事檔案管理的規范化、制度化、科學化，現結合公司實際，特制定本制度。第二條 適用范圍公司人力資源部人事檔案管理。第三條 人事檔案管理的作用1、保護檔案機密；2、維護人事檔案材料完整，防止材料損壞；3、便于人事檔案材料的使用。第二章 管理體制與人員職責第四條 管理體制公司人力資源部全權負責公司內部人事檔案管理工作2、。第五條 人事檔案管理人員的崗位職責1、收集、鑒別和整理員工檔案材料；2、保管員工檔案，做好員工檔案的安全、保密、保護工作；3、正確應用檔案，保證員工檔案資料準確無誤；4、辦理員工檔案的查閱、調閱手續；5、登記員工工作變動情況；6、為有關部門提供員工情況。第三章 建立人事檔案第六條 員工人事檔案分類1試用期員工檔案（1）分類：基礎資料類、試用期考核類、轉正材料類。（2）具體材料包括：個人簡歷、應聘人員登記表、筆試試卷、員工報到單、體檢報告、身份證、畢業證、學位證及各類資格證書復印件等個人基礎信息資料；試用期考核鑒定表、試用期總結及其他試用期考核、轉正資料。2正式員工檔案（1）分類：員工檔案可分3、為基礎資料類、合同/協議類、培訓類、考核類、工資類、職務變動類、獎懲類、離職類等。（2）具體材料包括：個人簡歷、應聘人員登記表、筆試試卷、員工報到單、體檢報告、身份證、畢業證、學位證及各類資格證書復印件等個人基礎信息資料；勞動合同及補充協議、保密協議、職業危害告知書等各類協議；培訓記錄、培訓心得、培訓效果評估等與培訓相關資料；試用期考核鑒定表、每月/年績效考核材料、績效記錄等資料；工資記錄、調薪/降薪記錄等；崗位說明書、職務晉升、職務異動等記錄和資料；各類獎勵、處罰材料；離職審批表、離職審批交接單、離職談話記錄等；其他無法歸入以上八項的材料。第七條 人事檔案的歸類、排列與編號1、人事檔案的歸類4、人事檔案歸為九類后，按以下方法進行歸類。（1）按文件材料的名稱歸類：凡文件材料有準確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。（2）按文件內容歸類：對按照名稱無法確定類目歸屬的材料，根據其內容歸入相應的類別。若材料內容涉及幾個類目時，應根據主要內容歸入相應類目。2、排列人事檔案歸類后，每類中的材料按照形成的時間先后從遠到近依次排列。便于了解掌握員工成長和發展變化情況，有利于新材料的繼續補充。3、人事檔案編號為鞏固整理成果、固定檔案排列順序、方便保管和查找利用，公司采用自然流水編號方法編號。第四章 人事檔案保管、檢查核對第八條 人事檔案保管的物質條件1、文件夾：試用期員工檔案屬臨時檔案，用普通文件夾暫時保存5、。試用期滿經考核轉為正式員工后按正式員工要求歸檔和管理檔案。2、檔案袋：正式員工檔案用檔案袋保存。第九條 人事檔案檢查與核對為保證人事檔案完整、安全，人力資源部將定期、不定期對檔案進行檢查和核對，下列情況下，要立即進行核對。（1）發生突發事件后，如盜竊、遺失或水災、火災之后；（2）部門檔案發生疑問之后，不能確定某份材料是否丟失的；（3）發生檔案被損害，如材料霉變等。第五章 人事檔案的使用與銷毀第十條 人事檔案提供利用方式人力資源部在可提供利用的范圍內可以提供查閱、調閱、出具證明材料、提供人事工作信息等。（1）查閱手續由申請查閱者填寫查閱（調閱）人事檔案申請表，在表內寫明查閱對象、目的、理由等情6、況；查閱部門負責人簽字；由人力資源部部長審核批準，人事專員在人事檔案查閱登記表進行登記。（2）借出手續由申請查閱者填寫查閱（調閱）人事檔案申請表，在表內寫明查閱對象、目的、理由等情況；查閱部門負責人簽字；由人力資源部部長審核批準，人事專員在人事檔案調閱登記表進行登記，應詳細填寫借檔時間、檔案名稱、份數。歸還時在調閱登記表進行注銷。（3）出具證明材料手續申請人詳細敘述要求開具證明材料理由，必要時應提供有關單位（部門）介紹信；由人力資源部部長批準，人事專員根據有關規定，結合使用者要求提供證明材料；證明材料由行政總監審閱，加蓋公章后登記、發出。第十一條 檔案保存期限與銷毀1、公司建立的內部人事檔案原7、則上永久保存，辭職、辭退、離職人員檔案，自員工離職之日起一年后方可銷毀。2、按規定銷毀的檔案應填寫檔案銷毀審批表，經人力資源部部長審核并報行政總監批準后，指定專人執行銷毀。審核、批準、執行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔備案。第六章 附則第十二條 權責單位1、人力資源部負責本制度制定、修改、廢止的起草工作。2、總經理負責本制度制定、修改、廢止的核準工作。附件：1、員工檔案管理工作流程 2、查閱（調閱）人事檔案申請表 3、人事檔案調閱登記表 4、人事檔案查閱登記表5、人事檔案銷毀審批表附件1：員工檔案管理工作流程附件2：查閱（調閱）人事檔案申請表查閱人姓 名單位（部門）及職務被查閱人姓 名單位（部門）及職務資料份數被查閱（調閱）人總數：共計 人 份資料查 閱理 由調 閱情 況檔案是否需要調閱：是 否借出日期: 年 月 日預計歸還日期: 年 月 日審 批意 見 簽批人: 年 月 日 附件3：人事檔案查閱登記表序號人事檔案編號被查閱人查閱人查閱時間備注附件4：人事檔案調閱登記表序號人事檔案編號被調閱人調閱人調閱時間歸還時間備注附件5：人事檔案銷毀審批表擬銷毀人事檔案資料名稱擬銷毀人事檔案資料編號擬銷毀人事檔案資料份數擬銷毀時間銷毀人監督人銷毀原因及銷毀方式人力資源部審批意見行政總監審批意見備注