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1、實業企業人事檔案材料收歸管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: l 人事檔案材料的收集、歸檔制度第一章 總 則第一條 人事檔案材料的收集、歸檔工作是人事檔案管理工作的重要環節，關系到能否真正為組織上、歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才提供依據。認真堅持檔案材料收集和檔案材料送交歸檔的工作制度。主動與形成人事檔案材料的部門加強溝通與聯系，本著實事求是的原則，收集反映政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等方面材料，充實檔案內容，有效地為人事工作服務。第二章收集范圍第二條 收集范圍第一類 履歷材料。第二2、類 自傳材料。第三類 鑒定、考核、考察材料。第四類 學歷、學位、培訓和專業職稱材料。第五類 政審材料。第六類 參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料。第七類 獎勵材料。第八類 違犯黨紀、政紀、國法處分材料。第九類 工資、任免材料。第十類 有保存價值的材料。第三章收集方法和要求第三條 收集方法和要求1、建立健全人事檔案材料的收集制度。與形成人事檔案材料的部門取得聯系，在材料形成后的一個月內，收集歸檔。2、掌握信息，做好集中收集。可根據各個時期中形成的歸檔材料，提早發出通知，明確提出統一報送歸檔材料的種類、要求和時間。3、建立聯系制度，疏通收集渠道。應經常注意與本機關各有關部門保持聯系，主動到形成3、人事檔案材料的部門收集歸檔材料。4、跟蹤收集。在收集、鑒別歸檔材料和整理檔案的過程中，發現缺少材料或材料不符合歸檔要求時，應及時進行登記，并向有關部門進行收集或重新補辦。5、收集人事檔案材料的基本要求是：全面、及時、真實、準確。第四章歸檔材料的要求第四條 歸檔材料的要求1、歸檔材料必須是辦理完畢、手續齊全的正式材料。材料必須經過認真的鑒別，做到完整、齊全、真實，文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。2、歸檔材料凡規定由組織審查蓋章的，必須要有組織蓋章。規定要同本人見面或需要簽字的材料,應有本人簽字。特殊情況下，本人未簽字的，應由組織注明未簽字的原因。3、不屬于歸檔范圍的材4、料，不得擅自歸檔，可經過鑒別，分別處理(退給有關部門或本人)。4、檔案材料，一般用紙規格是：18.426CM或1926.5CM(一本檔案應是一個規格)，文字須是鉛印、膠印、油印、打印(字跡必須清楚)或用藍黑墨水、黑色墨水、黑汁書寫。5、對檔案材料的歸檔要及時，對收集的人事檔案材料在一個月內歸入檔案袋(盒)內，每二年裝訂入冊一次。6、檔案材料的收集、歸檔工作程序詳見（附件）l 人事檔案的整理制度第一章 總則第五條 人事檔案的整理工作是檔案管理的基礎工作之一，也是人事檔案規范化管理和提供利用的一個重要環節。整理主要是將收集起來的每個人的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目，技術加工后裝訂成冊，并在5、此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。對所管理的檔案及時認真地進行整理。第二章 人事檔案整理工作的基礎要求第六條 基礎要求1、整理檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。2、準備好整理檔案所需要的物品和設備，如目錄表、職務變動表、工資變動登記表、防腐膠水、切紙刀、打孔機、縫紉機等。3、必須努力學習檔案工作的專業知識，提高對歸檔材料的鑒別能力，熟悉整理檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能。第三章 歸檔材料的鑒別第七條 人事檔案是組織上培養、選拔和使用人才的重要依據，是反映全部歷史的真實憑證。歸檔材料的鑒別至關重6、要，應嚴格遵循以下原則，認真把好材料關。1、鑒別歸檔材料，要按照有關規定為依據，認真細致地進行。2、對歸檔材料的鑒別，一定要實事求是，歷史地、辯證地分析材料內容。要具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件及材料的主要內容、用途、保存價值，來確定材料 是否歸入檔案。3、鑒別歸檔材料的具體做法：1) 判定歸檔材料是否屬于所管的材料及應歸入檔案的內容。 2) 審查歸檔材料是否齊全、完整。凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔。3) 審查歸檔材料是否真實。對每份歸檔材料的真偽要認真進行審查，特別是對填寫的出生日期、參加工作時間、入黨時間與檔案記載不一致的材料，一定要核準后再歸檔，對參加工作后取得的學7、歷，要配合有關部門對其歸檔的學歷、學位等有關材料，進行認真核查。4) 審查歸檔材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的歸檔材料，要有組織蓋章。手續不完備的檔案材料，須補辦完手續后再歸檔。5) 鑒別中發現涉及政治歷史問題或其它重要問題的材料沒有查清或未辦理完畢，不能歸入檔案，應交有關組織處理。6) 核對鑒別歸檔材料時，如發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記并向有關部門收集補充。第四章檔案材料的分類和內容第八條 檔案分為正本和副本，副本根據工作需要建立。第九條 檔案正本分十類，其內容：第一類 履歷材料。履歷表、簡歷表，、職工、教師、職員、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表，更改姓名的材料及批件，8、個人簡歷材料及以履歷為主的綜合性材料等。第二類 自傳材料。自傳，屬于自傳性質的材料，入黨入團形成的自傳材料等。由本人撰寫的敘述自己的經歷、思想變化過程，家庭和社會關系情況的材料歸入本類。第三類 鑒定、考核、考察材料。第四類 學歷、學位、培訓和專業職稱材料。第五類 政審材料。第六類 參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料。第七類 獎勵材料。第八類 違犯黨紀、政紀、國法處分材料。第九類 工資、任免材料。第十類 有保存價值的材料。大、中專畢業生分配工作派遣證(報到證、通知書)，新錄用和畢業生分配工作體檢表，有嚴重慢性病的體檢表，工傷致殘診斷及確定殘廢等級材料，有保存價值無法入前九類的材料。第十條 檔9、案副本由檔案正本主要材料的復制件(或重復材料)構成，其內容和分類是：第一類 近期履歷材料；第三類 主要鑒定、考核材料；第四類 學歷、學位和評聘專業技術職務材料；第五類 政治歷史情況及審查結論(包括甄別、復查結論)材料；第七類 獎勵材料；第八類 處分決定(包括甄別、復查結論)材料；第九類 工資、任免、待遇、通知、出國審批材料；第十一條 內容交叉的材料，根據材料的主要內容或用途確定類別。(1)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。(2)履歷表或簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。(3)培訓考核表中有成績、學生鑒定表帶有學習成績，在沒有其他成績表或畢業生登記表的情況下，歸入第四類。(4)入黨10、入團申請書和自傳連在一起的歸入第六類。(5)有任免職務內容的登記表、任免呈報表所附的主要表現情況的綜合材料、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類；提升工資級別的鑒定材料，如已有工資晉升批表的歸第三類，沒有審批表的歸第九類。(6)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸入第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。第十二條 檔案材料的排序與編目每類檔案材料，都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，左上角編寫材料形成的時間(只有一頁的材料可不用11、編寫)，右下角編寫頁數。第十三條 檔案材料排序的基本方式1、按檔案材料形成時間排序的： 2、按檔案材料內容的主次關系進行排序的： 3、按材料性質相對集中排序的方法是：工資情況的材料；任免材料；出國、出境材料；其他材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排列。每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。第十四條 職務變動表應及時填寫。職務的變動、級別的變動、技術職務的變動都應如實填寫。第十五條 工資變動表，仍需填寫，放在職務變動表后面，不用編排類別和編號第五章人事檔案整理工作注意事項第十六條 必須嚴格遵守安全保密制度，不可隨意泄漏檔案中的內容。第十七條 在整理檔案時12、，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全。第十八條 不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第十九條 不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批準后分別情況予以處理。第二十條 在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露檔案內容。檔案整理的工作程序詳見（附件）l 人事檔案的保管和保護制度第一章 總 則第二十一條 人事檔案保管工作是以安全保密為基本原則，以便于查找為主要內容，以提供利用為最終目的一項重要工作。對人事檔案要嚴格保密，維護和確保人事檔案的完整和絕對安全。同時，在保管過程中，要采取切實有效的措施，防止和避免人事檔案的損壞，延長其使用壽命，使人13、事檔案更有效地為人事工作提供服務。第二章具體要求第二十二條 具體要求如下：一、保存500冊以上檔案的，要建立堅固的防火、防潮、防盜的專用檔案庫房，面積為每千卷需20至25平方米。二、庫房內要具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等條件，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度(溫度14度24度，相對濕度4565%)。為此，要配置鐵質的檔案柜，庫內要設置空調、去濕、加濕、消毒、滅火等設備，并經常檢查。三、要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。四、檔案庫房嚴禁吸煙、堆放雜物、放置易燃易爆物品。庫房的鑰匙要設專人妥善保管，無關人員一律不得進入檔案庫房。五14、要建立好各種登記臺帳，對查閱、借閱、轉入、轉出檔案等項目要及時登記，一年進行一次統計。每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決。六、嚴格遵守安全保密制度，不得私自保存他人檔案，不得利用檔案材料營私舞弊，在任何情況下都不能向無關人員談論檔案內容，嚴禁用電話等通訊工具索取和提供有關的全面情況或一些重要問題，嚴禁攜帶檔案材料探親、訪友、進入公共娛樂場所。對違犯檔案工作法律和紀律，丟失檔案、賄賂秘密者，要視情節輕重，予以嚴肅處理。l 人事檔案的查閱和借閱制度第一章人事檔案的查閱、借閱手續第二十三條 查閱、借閱人事檔案手續1、要提前預約，并在約定時間內，由中共黨員2人持黨委出具主管領導簽字、加蓋公章15、的查閱人事檔案審批表，經公司有關領導簽字同意后，方可前來查閱。2、國家安全、公、檢、法機關和保衛部門，以及地方、軍隊等單位，因工作需要，查閱檔案，必須持有縣、團以上的組織或人事部門出據的查閱檔案證明信，經人事負責人同意，并辦理審批手續后，方可查閱。3、檔案一般不外借。如有特殊情況，必須借出使用時，需要說明理由，經檔案管理部門批準，并嚴格履行登記手續，15天內必須歸還，如確困工作需要不能按期歸還的，可辦理續借手續，但不得擅自轉借他人。第三章查閱人事檔案注意事項第二十四條 查閱人事檔案注意事項1、查閱人事檔案必須是中共正式黨員，持查閱人事檔案審批表及本人工作證，經同意后，方可查閱。2、任何人都不準16、查閱、借閱本人和直系親屬的檔案。未經批準，不得查閱同級和上級檔案。3、查閱和借閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽取撤換、拆散、損壞檔案材料。4、嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。未經檔案管理部門同意，嚴禁復制、摘錄、拍攝檔案內容。5、不得憑借外調證明材料介紹信查閱檔案，外調人員不能查閱檔案，所需了解的情況由所在單位的黨組織負責提供。6、查檔人員應在指定的地點查閱檔案，嚴禁吸煙。7、查閱人事檔案審批表詳見（附件）l 人事檔案的轉遞、移交、接收制度第一章總則第二十五條 人事檔案的轉遞工作，是人事檔案的流動性質決定的。工作的調動、職務的變化、機構的重組，都牽涉到人事檔案的轉遞，它17、是人事檔案管理工作中的一項經常性業務。第二章做好這項工作的注意事項第二十六條 注意做到如下幾點：一、人事部門應及時將辦完的調動通知和職務變動任免通知送交人事檔案管理部門。二、接到調動或職務任免通知后，經主管部門同意，應在15天內將調出的檔案轉給新的主管單位。三、鐵路系統各單位有任免權的人事部門可直接轉遞、移交檔案。四、人事檔案應通過機要交通轉遞或派黨員取送，不準郵寄和本人自帶。五、轉出的人事檔案材料必須齊全，并按規定認真整理，裝訂整齊，不得扣留材料和分批轉出。六、轉出的人事檔案必須使用統一的“檔案轉遞通知單”，按照項目要求詳細填寫登記，并要嚴密包封。七、收到檔案的單位，要認真審核檔案材料和裝訂18、質量，經核對無誤后，在回執上簽字蓋章，立即退回。逾期一個月未退回執的，轉出單位應催問，以防丟失檔案。八、接收檔案單位，經檢查，沒有按規定整理的檔案，有權將其退回原單位，限期整理裝訂整齊后，再接收。九、移交檔案時，移交和接收單位應在交接前協商好交接方法、時間及地點。十、嚴格執行轉遞制度，在檔案轉遞過程中，轉遞檔案和接收檔案單位要互相溝通，避免產生“無頭檔案”。十一、具體工作程序詳見（符件）附則第二十七條 本辦法由人力資源部負責解釋，自公布之日起執行。 附件1檔案材料收集、歸檔工作程序序號程序工 作 內 容工 作 要 求1明確來源經常與產生檔案材料的部門聯系1、建立聯系制度；2、主動聯系。2及時收19、集掌握規律、注意方法、及時收集1、做到嘴勤、腿勤、手勤；2、收集及時、完全、真實、準確。3認真鑒別確定是否應歸檔、審查完整完備性1、以中央及有關規定為準繩；2、具體問題、具體分析。4妥善處理不應歸檔的退回不完整、不完備的退回補齊補辦1、歸檔材料應完整、完備；2、不應歸檔的退回制作單位處理。5隨時歸檔符合要求的及時裝入檔案1、歸檔應及時、準確；2、不準積壓、避免丟失，保證作用。6定期裝訂有計劃的經常性裝訂、定期的普遍整理裝訂。1、嚴格執行整檔規定；2、避免材料出現散亂3、避免材料丟失。附件2檔案整理工作程序序號程序工 作 內 容工 作 要 求1鑒別分類立卷鑒別分類補充材料鑒別分類1、鑒別認真；220、分類準確；3、排序合理。2編制記號編注類屬號、頁數、時間編注類屬號頁數、時間編號、頁數、時間編注準確、工整。3技術加工復制、粘貼裁剪等復制、粘貼裁剪等1、加工細致；2、合乎規范。4登記填寫登記目錄、填寫職務、工資表登記目錄、填寫職務、工資表1、用碳素墨水鋼筆；2、登記準確、字跡工整；3、縮減合理，排列有序5裝訂裝訂成卷裝訂成卷1、裝訂要做到右、左、底部三面整齊，上部大致齊；2、無材料文字損傷。6復核復查驗收復查驗收1、入庫要及時；2、進柜排放要合理；3、無錯放位置，錯編檔案號現象。7入庫裝袋 入庫進柜裝袋 入庫進柜附件3查閱人事檔案審批表內容項目姓 名單 位 職 務政治面貌被查閱人查閱人查檔21、理由和查閱內容查閱單位負責人簽字： 年 月 日(蓋公章)主管部門意見 年 月 日領 導批 示附件4檔案轉遞、移交、接收工作程序序號程序工 作 內 容工 作 要 求1清點/審核清點、整理、移交、轉遞檔案檔案名冊注銷嚴密包封當面移交，或機要轉遞編制移交名冊、填寫轉遞檔案通知單移交、轉遞審核移交名冊接 收1、清點移交檔案準確無誤，并將散材料整理裝訂；2、接收時認真審核移名單。2造冊/核對核對接收檔案1、移交名冊一式二份，或轉遞單一份；2、接收檔案須逐份核對，有問題及時處理。3收帳/簽收核對、簽收1、注銷檔案名冊，保持帳檔一致。2、核對無誤，交接人簽字，單位蓋章，接收回執即時返回。4包封/編號編制檔案號1、移交檔案須嚴密包封，妥善辦理；2、接收后，準確編寫檔案號。5移交/入帳名冊登記、入 庫1、移交須當面進行，或走機要，不準搞信譽交接；2、及時登入名，入庫進柜，接序排放。