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1、家居連鎖集團人事檔案管理制度附材料通知單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 集團人事檔案管理制度V1.0制度名稱xx集團人事檔案管理制度V1.0文件編號xxZ人資綜合0101. 目的：為規范集團人事檔案管理，防止檔案遺失、毀損，方便檔案查閱及統計，特制定本制度。2. 范圍2.1 適用范圍：xx集團有限公司、二級集團及所屬單位；2.2 發布范圍：xx集團有限公司、二級集團及所屬單位。3. 名詞解釋：3.1 人事檔案：記錄員工基本信息、入職信息、用工關系、員工工作信息等的文本資料；3.2 基本信息：個人簡歷、身份證、2、學歷證、學位證、職稱證等復印件；3.3 入職信息：員工面試登記表、新員工工資定級、合同簽訂審批表等；3.4 用工關系：勞動合同、聘用協議、保密協議、培訓協議等；3.5 員工工作信息：轉正審批表、社會保險轉移證明、調動/晉升記錄、薪酬變動記錄、績效考核記錄、員工獎懲記錄、員工離職相關記錄。4. 作業內容： 4.1 材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：4.1.1 對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；4.1.2 按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；4.1.3 在目錄上補登材料名稱及有關內容；4.1.4 將新材料放入檔案。4.2 檢查核對制度。檢查與核對是保證人力資3、源檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人力資源檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人力資源檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：4.2.1 突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后；4.2.2 對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；4.2.3 發現某些損害之后，如發現材料變霉、蟲蛀等。4.3 轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：4.3.1 取出應轉走的檔案；4.3.2 在檔案底賬上注銷；4、 4.3.3 填寫轉遞人力資源檔案材料的通知單（附件1）；4.3.4 按發文要求包裝、密封；4.3.5 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。4.4 保衛保密制度。具體要求如下：4.4.1 集團總部和二級集團總部層面，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備；4.4.2 若有庫房，無關人員不得進入庫房，須備有必要的防火、防潮器材，庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品；4.4.3 任何人不得擅自將人力資源檔案材料帶到公共場合；4.4.4 離開時關燈關窗、鎖門。4.5 統計制度。人力資源檔案統計的5、內容主要有以下幾項：4.5.1 人力資源檔案的數量；4.5.2 人力資源檔案材料收集補充情況；4.5.3 檔案整理情況；4.5.4 檔案保管情況；4.5.5 利用情況；4.5.6 庫房設備情況；4.5.7 人力資源檔案工作人員情況。 5. 附則5.1 本辦法由集團人力資源管理中心負責解釋。5.2 本辦法自下發之日起執行6. 附件5.1 附件1：轉遞人力資源檔案材料的通知單附件1轉遞人力資源檔案材料的通知單xx（人）字第 號 （接收單位）：茲將 同志的檔案材料轉去，請按檔案目錄清單查收，并將回執及時退回。 （移交單位）：年 月 日序號檔案名稱材料分數備注轉出原因123456轉遞人力資源檔案材料的通知單（回執） （移交單位）： 你出于 年 月 日轉來 xx（人）字 號文件。 同志的人事檔案共 份，以全部收到，現將回執退回。收件人（簽名）： 單位（蓋章）： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日