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1、開發(fā)公司人事檔案借閱移交管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、 目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項工作服務(wù)，特制定本管理制度。二、 管理職責(zé)人力資源部人事檔案管理職責(zé)：1、 負責(zé)制訂、修改和完善人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實施細則等規(guī)范；2、 負責(zé)本制度在實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；3、 負責(zé)公司全體員工人事檔案管理工作；三、 人事檔案內(nèi)容人事檔案是全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有2、如下幾類：1、 履歷材料（包括個人的簡歷資料）；2、 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；3、 獎勵及處分材料；4、 培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議材料；5、 勞動合同、保密協(xié)議、錄用、聘用、離職材料；6、 身份證、畢業(yè)證復(fù)印件；7、 照片一張；8、 文件檔案資料移交明細表。四、 人事檔案編號必須按照統(tǒng)一的編號（員工為：W，職員為：M）進行編號，檔案按部門分類做標(biāo)記方便查找。（由其他部門轉(zhuǎn)入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號進管理，并分類存檔管理。）五、 人事檔案的收集1、 新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理，并交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統(tǒng)一歸檔。 前臺文員：新3、員工報到后，收齊新入職員工的身份證件復(fù)印件、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件、技術(shù)職稱相關(guān)證件、健康證復(fù)印件、一寸照片、填寫員工入職登記表后，統(tǒng)一裝訂，并在員工入職登記表下方寫上員工編號、員工姓名、入職日期、轉(zhuǎn)正日期，辦理完后將以下檔案交至招聘專員。 招聘專員：收到以上資料后，將應(yīng)聘人員面試登記表（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署）及相關(guān)部門試題統(tǒng)一裝訂后存檔。2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將人事異動表、員工轉(zhuǎn)正考核表收集后歸入該員工的人事檔案袋內(nèi)。3、員工辦理異動手續(xù)時人力資源部門在完成員工異動手續(xù)三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料存入該4、員工檔案內(nèi)，具體資料有：1）人事異動表；2）文件檔案資料移交明細表、物品資產(chǎn)移交明細表、客戶資料移交明細表待辦工作（事宜）移交明細表4、員工辦理離職手續(xù)時人事專員在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料存入該員工的檔案并移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內(nèi)。六、 人事檔案的借閱與移交凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閱即可，特殊情況必須填寫人事檔案借閱申請表，由人力資源部經(jīng)理核實理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。1、 借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和污損檔案資料；2、 不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工5、作需要從檔案中取證，必須事先經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核同意；3、 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處；4、 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。七、 其他規(guī)定1、 凡是公司工作人員（正工員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案；2、 人事檔案（電子檔）一年輸出兩次紙本，并于每年的6月30與12月30將檔案資料交檔案室存檔；3、 檔案管理人員應(yīng)具有良好的思相素養(yǎng)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度；4、 不得擅自處理或銷毀檔案資料，應(yīng)按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀（離職人事檔案保存五年，主管以上及特殊人員檔案資料長期保留）；5、 人力資源部經(jīng)理定期或不定期對人事檔案管理工作進行檢查與督導(dǎo)。