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1、房屋租賃集團有限公司人事檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為加強集團人事檔案管理工作、提高和完善人事檔案管理水平，以更好地為人力資源工作及其它各項工作服務，特制訂本制度。第二條 人事檔案的管理工作由集團人力資源部負責監督管理，本制度適用于集團人力資源部，各子公司參照執行。第二章 人事檔案管理的基本原則 第三條 人事檔案管理是人力資源管理工作的一個重要組成部分，是選賢舉能、知人善任、全面考察了解和正確考評、使用員工的重要依據。第四條 人事檔案管理的工作內容包括：制定集團公司人事檔案工作規2、章制度、負責接受、鑒別、整理、保管、轉遞、提供集團公司員工的人第五條 員工人事檔案屬于集團公司的機要文件,人力資源部應該依據國家有關檔案保密的法規和制度予以管理，確保檔案的完整與安全。第六條 人事檔案管理人員必須做到：忠誠樸實、堅持原則；責任心強，刻苦鉆研業務、努力做好本職工作；嚴格按規定管理人事檔案，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，不得擅自向他人泄露檔案內容。第三章 人事檔案的內容第七條 人事檔案由全面真實反映個人歷史情況的材料構成，建立人事檔案時需要建立人事檔案目錄，其內容主要包括：一、新聘員工檔案內容：1、員工登記表2、聘錄意見表3、個人聲明4、應聘人員結構化測試問卷5、體檢報告6、凡由集3、團人力資源部聘用的員工，試聘報到時，均將本人最高學歷證書原件、職稱證書原件（包括工程、財會、技術等）、上崗證或資格證書原件交集團人力資源部代為保管。7、畢業證原件、學位證原件、上崗證原件、職稱證原件等證件代管收據8、個人簡歷、照片、身份證復印件；畢業證、學位證、上崗證、職稱證等復印件9、XX集團有限公司員工試用期協議10、保密承諾書、技術保密協議11、廉潔自律書二、轉正員工檔案內容需要增加：12、家訪回執單13、經濟擔保書14、轉正申請15、XX集團員工轉正意見表16、勞動合同17、保險登記表18、其他三、在職員工檔案內容的補充資料19、外培協議（原件）20、體檢報告21、任免通知22、獎懲通4、報23、各種測評24、民主評議25、述職報告26、離職手續27、總結28、其他第八條 各有關部門應主動將平時形成的應該歸檔的人事檔案材料在三個工作日內送交人力資源部歸檔。第九條 人力資源部可根據需要和檔案欠缺材料的情況，要求各部門有關人員補充材料。第十條 個人資料更改后需要在一周內報人力資源部進行有關信息的更改。第四章 人事檔案的管轄第十一條 集團人力資源部管轄的人事檔案范圍：1、集團總部全體人員2、和駿公司中心總經理及以上人員3、嘉寶公司總部中心總經理及以上人員,下屬子公司總經理4、XX科技公司、和駿物流公司總經理助理及以上人員5、各子公司人力資源部工作人員6、各子公司財務、審計人員 第五章5、 人事檔案的借閱第十二條 人事檔案的借閱權限是：集團總部各部門總經理級及以上人員，各子公司負責人，可借閱本單位、所屬人員的人事檔案。第十三條 借閱人事檔案需要事先填寫XX集團人事檔案借閱申請表或者XX集團人事檔案借閱登記表（見附件一、附件二），集團總部和各子公司經部門負責人、各子公司負責人審批后方可借閱，借閱時間一般不得超過半天。第十四條 人事檔案中的員工個人證件的管理與借用，具體規定如下：1、員工任職期間，確因有關部門需對上崗證（資格證）進行年度審驗，或其它確有必要的情況，需要臨時取用本人的有關證件或者復印件，由本人提出申請，由該單位人力資源部統一填寫員工檔案證件（復印件）取用審批表（附件三6、）、經部門或子公司負責人書面審批同意，可向人事部門辦理臨時使用手續。2、借用證件原件有關手續：（1）、憑審批手續借用證件原件。（2）、一般員工交押金1000元/本，部門副總經理及以上人員交押金2000元/本。3、員工未經批準同意離職，員工憑離職手續清單及員工證件代保管收據，在人力資源部取回由公司代保管的證件原件。4、員工未經批準擅自離職的，人力資源部不得返還其證件，并收取每人每天5元的保管費，直至其按規定辦完全部離職手續。5、員工未經批準臨時取用本人相關證件，時間一般為一周，最多不超過半個月。凡逾期未還者，超過的時間罰款50元/天，由當事人交財務部。第六章 人事檔案的調動第十五條 因員工調動，7、人事檔案需要調入或者調出，檔案管理人員在收到人員調入或調出通知書后，填寫人事檔案移交清單（附件四）辦理檔案移交，調入方與調出方人事檔案管理人員各執一份。第七章 人事檔案的保管與整理第十六條 員工人事檔案按規定使用專用檔案盒與檔案夾進行收集、整理、裝訂、存放。第十七條 為確保檔案的正確性，對員工人事檔案建立目錄、進行登記和統計，每半年檢查、核對一次，發現問題及時解決，保證人事檔案的準確性。第十八條 利用微機管理人事檔案。建立人事檔案電子文檔，進行密碼保護、定期進行維護，以保證人事檔案的安全與保密。第十九條 收集的人事檔案材料應真實準確、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備、具有保存價值，需經集8、團公司領導審查蓋章或由本人簽定的，應在蓋章、簽字后方能歸入員工人事檔案。 第二十條 員工的人事檔案材料原則上不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色、純藍色墨水和復寫紙書寫。第二十一條 對離職人員建立離職人員檔案，建立離職人員人事檔案目錄，對其分類進行整理、保存。第八章 附則第二十二條 本制度由集團人力資源部制定，并負責解釋和修訂。第二十三條 各子公司應參照本制度，對本單位的人事檔案進行科學管理，集團人力資源部負責對各子公司的人事檔案進行定期監督與檢查。第二十四條 本制度自公布之日起執行。附件：1、XX集團人事檔案借閱申請表2、XX集團人事檔案借閱登記表3、員工檔案證件原件（復印件）取用審批表4、檔案移交清9、單XXXX集團有限公司二XX年一月十四日附件1：XX集團人事檔案借閱申請表被借閱檔案人借閱單位借閱起止時間借閱檔案內容借閱事由：借閱人:借閱審核子公司人力資源部負責人：借閱單位負責人：集團人力資源部負責人:集團分管人事副總裁：集團總裁：使用情況記錄說明： 1、借閱本單位人事檔案須報集團分管人事領導批準；2、借閱非本單位人事檔案須報總裁批準；3、原則上，人事檔案只限總經理借閱。 附件2：XX集團人事檔案借閱登記表借閱單位借閱人被借閱人借閱時間人力資源部負責人簽字備注附件3：員工檔案證件原件（復印件）取用審批表主辦單位： 單 位姓 名職 務取用證件名稱取用原因預計取用天數實際歸還日期部門負責人意見： 簽 名： 年 月 日集團人力資源部總監意見： 簽 名： 年 月 日分管領導意見： 簽 名： 年 月 日總裁意見： 簽 名： 年 月 日說明：1.為加強員工檔案證件的管理，請審批負責人認真審核取用證件的必要性和真實性。 2.審批負責人對取用證件者負有督促其按期歸還證件的責任。對于審批失誤，給公司商業機密或經濟利益造成損失的，要承擔一定責任。附件4：檔案移交清單單位： 姓名：序號項目移交人接交人備 注交接時間：