技術(shù)公司人事檔案管理制度附借閱登記表.docx
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1、技術(shù)公司人事檔案管理制度附借閱登記表編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 目錄第一章 總則2第一條 目的2第二條 適用范圍2第三條 原則2第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)2第一條 檔案管理機(jī)構(gòu)2第二條 檔案管理工作職責(zé)2第三章 人事檔案的管理內(nèi)容3第一條 人事檔案的分類3第二條 人事檔案的內(nèi)容3第四章 檔案的整理3第一條 檔案的整理3第二條 檔案目錄編寫3第五章 檔案的收集、保管和銷毀4第一條 人事檔案的收集4第二條 人事檔案的歸檔4第三條 人事檔案的核查核對4第四條 人事檔案的保管及銷毀4第六章 檔案的提供和利用5第一條 查閱5第二2、條 借出使用5第三條 出具證明材料5第七章 附則6第一章 總則第一條 目的為了提高員工人事檔案管理水平,將公司人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化,維護(hù)人事檔案材料完整,防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用,結(jié)合本公司具體情況,特制定本制度。第二條 適用范圍本制度適用于本公司人事檔案管理工作。第三條 原則1、保密原則;2、保護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞;3、及時補(bǔ)充入檔材料,保證檔案材料的連續(xù)性、完整性;4、合理有效的使用檔案,使其發(fā)揮作用。第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)第一條 檔案管理機(jī)構(gòu)1、公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作。2、職工解除勞動合同、辭職、自動離職、出國不歸、辭退等原因,3、其檔案滯留在本公司的,可由本公司辦公室暫時代為管理。第二條 檔案管理工作職責(zé)1、人事檔案設(shè)立專人負(fù)責(zé)保管,責(zé)任到人,并齊備必要的存檔設(shè)備。2、辦公室在使用或補(bǔ)充各種檔案時應(yīng)遵守保密制度,禁止無關(guān)人員對資料的接觸。3、任何人包括公司領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi),無特殊原因,不得隨意查調(diào)個人檔案。4、查閱檔案時由辦公室監(jiān)督,保證檔案不被破壞與丟失。5、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。第三章 人事檔案的管理內(nèi)容第一條 人事檔案的分類員工人事檔案分為四大類:入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離職檔案。第二條 人事檔案的內(nèi)容1、入職檔案1.1 個人簡歷、員工信息登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、各類資4、格證書復(fù)印件等個人入職基本信息。1.2 勞動合同、保密協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習(xí)協(xié)議等。2、培訓(xùn)檔案參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。3、績效管理檔案3.1 試用員工評核表、試用員工轉(zhuǎn)正審批表。3.2 季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。3.3 工作記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。3.4 各類獎勵、處罰記錄。4、離職檔案離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等,其他補(bǔ)充協(xié)議。第四章 檔案的整理第一條 檔案的整理整理員工人事檔案,必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別,分類準(zhǔn)確,材料齊全,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊,達(dá)到檔案完整、真實、條理、精5、練、實用的要求。第二條 檔案目錄編寫檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫,具體要求如下:1、題目與材料相符,太長的可簡化,但要反映材料的主要內(nèi)容,無題目的可自行擬題目。2、材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間。3、檔案材料頁碼按圖書編頁法進(jìn)行編頁,凡有文字頁面均為一頁,已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。4、檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。第五章 檔案的收集、保管和銷毀第一條 人事檔案的收集公司對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎勵等所形成的材料等要及時收集,整理歸檔,保持檔案的完整。第二條 人事檔案的歸檔1、對各類人事檔案進(jìn)行鑒別,看其6、是否符合歸檔的要求。2、按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置。3、在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。4、將新材料放入檔案。第三條 人事檔案的核查核對1、檢查和核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。2、檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看檔案存放位置是否合理,有無其他存放錯誤等。3、檢查核對一般要定期進(jìn)行。若對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失,需進(jìn)行核對。第四條 人事檔案的保管及銷毀1、公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作,保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密7、,不得擴(kuò)散。2、公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存,對于已辭職、辭退人員的個人檔案,自員工離職之日起3年后方可銷毀。3、需要銷毀檔案材料時,必須認(rèn)真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可銷毀。第六章 檔案的提供和利用第一條 查閱1、相關(guān)權(quán)限人員可以到辦公室進(jìn)行查看,無關(guān)人員不得要求檔案查閱。辦公室要做好查閱的資格審查及登記工作。2、查閱手續(xù)2.1 申請查閱者寫出查檔申請,在申請中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。2.2 查閱部門負(fù)責(zé)人簽字。2.3 辦公室審核批準(zhǔn)。辦公室對申請報告進(jìn)行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。第二條 借出使用1、相關(guān)人員為完成某項人事工作任務(wù),必須將人8、事檔案借出使用時采用的方式。2、借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù),基礎(chǔ)時間不能超過一周,需要在“借閱登記表”上進(jìn)行登記,逾期未歸還者,續(xù)辦延長借閱手續(xù),并到期歸還。3、外借手續(xù)3.1 借檔人員寫出借檔申請。3.2 借檔人員部門負(fù)責(zé)人簽字。3.3 辦公室對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn),然后進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字。3.4 歸還時,及時在外借登記上注銷。第三條 出具證明材料1、一般由于使用人因入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由管理部門向證明人核實情況,可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認(rèn)真校對、審查,經(jīng)主管部門審批,加蓋公章后方能生效。2、出具證明材料的手續(xù)2.1 有關(guān)人員(部門)提出申請,說明要求出具證明材料的理由。2.2 辦公室按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料。2.3 證明材料由辦公室有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。第七章 附則1、本制度由公司辦公室制定、負(fù)責(zé)解釋。 2、本制度自頒布之日起施行。借閱人事檔案申請表編號: 日期:申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱部門被查閱人查閱檔案編號部門主管意見辦公室意見總經(jīng)理意見人事檔案借閱登記表編號: 日期:序號借閱日期檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期檔案保管 人部門借閱人被借閱人檔案編號或名稱
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