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1、投資公司人事檔案轉(zhuǎn)遞保密管理制度 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一：目的 將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化 維護(hù)人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。 便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。 二：適用范圍 適合公司總部及全國各辦事處及分支機(jī)構(gòu)三：人事檔案分類：員工人事檔案分為以下四大類： 1、入職檔案：個(gè)人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評(píng)價(jià)表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級(jí) 證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。 勞動(dòng)合同、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。 2、培訓(xùn)檔案：新2、員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。 參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)效果評(píng)估表。 培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。 3、職位檔案： 職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)任命書。 職務(wù)變動(dòng)申請(qǐng)、職位職務(wù)變更記錄。 4、薪酬考核檔案：試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。 季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談?dòng)涗洝?工作記錄、調(diào)薪申請(qǐng)單、調(diào)薪/降薪記錄。 5、其他檔案 個(gè)人黨、團(tuán)相關(guān)資料。 各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄。 離職申請(qǐng)、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等、 其他補(bǔ)充協(xié)議。 四：人事檔案的歸檔 歸檔的程序如下： 首先對(duì)各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。 按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其3、歸檔的具體位置。 在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。 將新材料放入檔案。 五：人事檔案的核查核對(duì) 檢查和核對(duì)時(shí)保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯(cuò)誤等。 檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)： 突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。 對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。 發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。 六：人事檔案的轉(zhuǎn)遞 檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下： 取出應(yīng)轉(zhuǎn)走4、的檔案。 在檔案底賬上注銷。 填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單。 按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。 另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。 七：人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式： 1、查閱 設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進(jìn)行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。 2、借出使用 相關(guān)人員為完成某項(xiàng)人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時(shí)采用的方式。借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時(shí)間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進(jìn)行登記，逾期5、未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。 3、出具證明材料 一般由于使用人因入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實(shí)情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認(rèn)真校對(duì)、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。 八：人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的 重要保證 1、查閱手續(xù) 查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔申請(qǐng)，在申請(qǐng)中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊6、全，則給予批準(zhǔn)。 2、外借手續(xù) 首先，借檔人員寫出借檔申請(qǐng)，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。 3、出具證明材料的手續(xù) 單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)人員(部門)提出申請(qǐng)，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。 九：人事檔案保密規(guī)定及保存期限 1、公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對(duì)各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂 改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。 2、公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對(duì)于已辭職、辭退人員的個(gè)人檔案，自員工 離職之日起3年后方可銷毀。