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1、文化公司行政人事檔案借閱保密管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 修 改 明 細(xì) 表修改日期版本/修改次數(shù)修 改 主 要 內(nèi) 容修改人批準(zhǔn)人生效日期起 草 審 核批 準(zhǔn)部 門行政管理中心制度委員會(huì)總裁室姓 名日 期1、目的本制度的建立是確保公司所有的有效文件、人事檔案被準(zhǔn)確發(fā)放到所需的地點(diǎn)并被正確使用，作廢文件能迅速得以處理，以及各種檔案記錄能得到有效控制和利用。2、范圍 本規(guī)定適應(yīng)公司所有行政檔案、人事檔案有關(guān)工作的開展。本制度規(guī)定了文件和資料的管理要求，適用于公司即將使用及正在使用的涉及管理體系的程序書、圖紙2、及集團(tuán)重大會(huì)議決議等文件，在業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的記錄，以及外來(lái)文件、公司圖書資料和設(shè)備隨機(jī)資料、人事檔案資料等文件。 第一部分 行政檔案1、 管理職責(zé)1.1行政管理中心 1.1.1公司行政管理中心負(fù)責(zé)妥善保管、按時(shí)發(fā)放所有涉及公司管控的文件，根據(jù)要求及時(shí)銷毀過(guò)期和作廢的文件和記錄，執(zhí)行文件、記錄控制程序并確保文件、記錄的有效性。1.1.2文件編寫者/修訂者負(fù)責(zé)編寫/修訂文件，并將獲得批準(zhǔn)的文件交由行政管理中心登記、存檔及發(fā)放。1.1.3接收外來(lái)文件的人員負(fù)責(zé)將接收的外來(lái)文件，在經(jīng)有關(guān)部門認(rèn)可后，交由公司行政管理中心登記、存檔及發(fā)放。1.1.4行政管理中心負(fù)責(zé)檢查所收到受控文件或復(fù)印件的完整性并妥善3、保管；1.1.5當(dāng)行政管理中心需要收回某受控文件或復(fù)印件時(shí)需將其及時(shí)退回，未經(jīng)行政管理中心的允許，不得復(fù)印有“受控”或“受控復(fù)印件”印章之文件或復(fù)印件。1.2子公司、各部門公司所有文件為集體所有，任何人不得占為已有，公司實(shí)行檔案集中與分散管理相結(jié)合的體制。各子公司由行政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)主體、重要檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。各部門形成的重要文件材料統(tǒng)一歸口檔案管理部門，日常使用的重要文件由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并在每季度的最后一個(gè)星期向檔案管理部門（公司行政管理中心）移交保管原始、正本文件，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件。各部門將日常使用的重要文件，檔案存放于文件柜中，根據(jù)文4、件類別將檔案分類、編制目錄及編號(hào)。2、檔案管理2.1文件點(diǎn)收各部門將重要文件材料移交檔案管理部門歸檔，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：檢查文件的文本及附件是否完整，如有缺損，應(yīng)立即追查和補(bǔ)充。文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。2.2檔案分類檔案分類應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、部門組織和業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類和小類三級(jí)分類。先以部門區(qū)分，之后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。同一類的文件以裝訂于一個(gè)文件夾為原則，如文件較多，一個(gè)文件夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的文件夾裝訂，并應(yīng)明確編號(hào)，以便查閱。一個(gè)文件夾封面內(nèi)首頁(yè)5、應(yīng)設(shè)“文件歸檔目錄清單”，文件歸檔時(shí)依據(jù)編號(hào)登記。2.3檔案名稱及編號(hào)檔案按各級(jí)分類后應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，按一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜隨意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。2.4檔案整理歸檔文件，依目錄順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的文件夾內(nèi)，以便翻閱。文件夾內(nèi)應(yīng)標(biāo)明文件6、夾內(nèi)所含文件的分類、編號(hào)及名稱，以便查閱。2.5檔案清理檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案柜，維護(hù)檔案清潔，以防蟲、腐蝕。每年更換檔案時(shí)，依規(guī)定清理一次，對(duì)于各部門的重要性、保密性資料文件，檔案管理員要隨時(shí)接收、整理。已到保存期限的文件，予以銷毀，銷毀前編制清冊(cè)呈總裁室核對(duì)簽注，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，文件管理人員應(yīng)將文件重新歸檔，并注明銷毀日期。保存期滿并且沒(méi)必要繼續(xù)保存的文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)決定，在上級(jí)主管監(jiān)督下，填寫銷毀文件目錄清單，領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)之后，予以作廢處理。機(jī)要文件一律以碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀，其他普通文件可作第二次利用7、。銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。2.6調(diào)閱程序各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，必須填寫文件調(diào)閱單依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱，檔案管理人員需在文件調(diào)閱登記單上填寫調(diào)閱人員、調(diào)閱內(nèi)容、借出日期后，將檔案交與調(diào)閱人員。文件調(diào)閱單則按歸還日期的先后整理，以備催還。調(diào)閱人員歸還檔案時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查檔案無(wú)誤后，歸入文件夾，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。文件調(diào)閱單由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?.7調(diào)閱管理“調(diào)閱單”以“一單一案”為原則，借閱時(shí)間以一周為限，調(diào)閱人員如特殊情形需延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。調(diào)閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)所調(diào)檔案，確保檔案的完整性，不8、得擅自涂改、勾畫、抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)檔案管理人員負(fù)責(zé)處理。調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更調(diào)閱登記，不得私自授受。調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)檔案，應(yīng)經(jīng)文件管理部門主管同意。外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總裁室批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總裁室同意且審核后方能帶出。政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。2.8檔案的保密制度檔案管理人員首先要求政治上可靠，能嚴(yán)于律己，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度. 檔案管理人員要樹立高度的責(zé)任感，經(jīng)本人翻閱存檔的保密資料，不得對(duì)他人透露、9、在公共場(chǎng)合演說(shuō)。不準(zhǔn)私抄、復(fù)制保密文件和資料，否則追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；凡屬于公司密級(jí)檔案資料，確定與撤銷檔案密級(jí)時(shí)，均由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。若發(fā)現(xiàn)泄密問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。2.9檔案保存年限永久保存文件，包括章程、董事會(huì)會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定，重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文件和股票關(guān)系文件等，重要的訴訟關(guān)系文件，重要的政府許可證書，有關(guān)公司歷史的文件，決算書和其他重要的文件。保存十年文件，包括請(qǐng)示審批文件，人事任命文件，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文件，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文件。保存三年文件，指不需要保存十年的次重要文件,總經(jīng)理辦公會(huì)10、會(huì)議紀(jì)要等。保存一年文件，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文件。重要的機(jī)密文件，一律全部存放在帶鎖的文件柜中。 第二部分 人事檔案1、管理職責(zé)1.1 人力資源中心是人事檔案管理的直接責(zé)任部門，需建立全體員工人事檔案。1.2 存放在人力資源中心的員工檔案資料內(nèi)容必須真實(shí)、完整。維護(hù)人事資料準(zhǔn)確完整，適時(shí)動(dòng)態(tài)反映公司的人事狀況，有效利用人事數(shù)據(jù)，保守人事機(jī)密。1.3 人事檔案資料查閱必須辦理手續(xù)，并登記。1.4 人事檔案由專人負(fù)責(zé)整理。1.5 人事資料錄入電腦時(shí)間滯后不得超過(guò)48小時(shí)。2、人事檔案資料的內(nèi)容2.1 入職申請(qǐng)表及醫(yī)院體檢報(bào)告、勞動(dòng)合同、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證等復(fù)印資料。2.2 轉(zhuǎn)正審批表。2.311、 在公司期間反映問(wèn)題、建議等報(bào)告。2.4 在公司的獲獎(jiǎng)、處罰情況記錄、職位變動(dòng)、培訓(xùn)情況等。2.5 禁止競(jìng)爭(zhēng)協(xié)議。2.6 保密協(xié)議。3、人事檔案資料查調(diào)手續(xù)3.1 所有非人力資源中心指定人員查閱員工人事資料，由人力資源中心檔案負(fù)責(zé)人登記。3.2 其他部門需要查閱員工個(gè)人資料時(shí)，由申請(qǐng)查閱者填寫人事檔案查閱申請(qǐng)單，經(jīng)其部門及人事行政部經(jīng)理審核批準(zhǔn)，檔案借還期限不得超過(guò)一個(gè)工作日。4、人事檔案資料的變更為了使公司人事檔案準(zhǔn)確，真實(shí)，如有員工住址、聯(lián)系電話、在發(fā)生意外或病痛時(shí)的聯(lián)系人、本人的姓名、婚姻狀況、學(xué)歷等發(fā)生變更時(shí)，請(qǐng)及時(shí)提出個(gè)人信息更改申請(qǐng)，填寫檔案信息更改申請(qǐng)表，并提供相關(guān)原始憑證，經(jīng)部12、門負(fù)責(zé)人及人力資源中心審核批準(zhǔn)后，由人力資源中心檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行信息更改。 5、人事檔案資料的銷毀離職人員檔案存放限期為兩年，以入檔本年本月日期推算，將離職檔案保存已超過(guò)兩年的檔案進(jìn)行銷毀。6、人事檔案管理方法6.1在職檔案管理：按部門進(jìn)行歸類，然后再按姓名的第一個(gè)大寫字母、進(jìn)公司日期，確定其歸檔的具體位置； 6.2離職人員檔案管理：按照離職日期進(jìn)行歸檔，以月為單位，進(jìn)行清理，將本月離職的人員存放到指定文件袋，同時(shí)用excel表格進(jìn)行記錄，按照離職日期排列好相關(guān)順序，每月將整合一份包裝、密封、存檔。7、處罰7.1 人事登記內(nèi)容弄虛作假者，原則上不錄用。如經(jīng)核實(shí)責(zé)任屬于檔案管理負(fù)責(zé)人，人力資源中心將根據(jù)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)予以處罰，并予以糾正。7.2 對(duì)于人事資料錄入不及時(shí)、人事資料查閱手續(xù)或記錄不完整，對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)人工作失誤予以處罰。8、相關(guān)記錄員工檔案查閱表員工檔案更改表