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1、有限公司人事檔案歸檔利用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 制度名稱人事檔案管理制度受控狀態編 號第1章 總則 第1條 目的 1.將企業人事檔案管理工作制度化，規范化。 2.維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。 3.便于相關人事檔案材料的借閱和使用。 第2條 適用范圍 本制度適用于公司總部及全國各辦事處及分支機構。第2章 人事檔案分類 第3條 入職檔案1.個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。2.勞動合同、保密2、合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。第4條 培訓檔案1.新員工入職培訓試卷、培訓心得。2.參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。3.培訓服務協議。第5條 職位檔案1.職位說明書、職務說明書、職務任命書。2.職務變動申請、職位職務變更記錄。第6條 薪酬考核檔案1.試用期考核表、員工試用期總結表。2.季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。3.工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。 第7條 其他檔案 1.個人黨、團相關資料。 2.各類獎勵、處罰記錄。 3.離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等其他補充協議。第3章 人事檔案歸檔 第8條3、 歸檔程序 1.對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。 2.按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。 3.在目錄上補登材料名稱及有關內容。4.將新材料放入檔案。第9條 人事檔案的核查核對1.檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛、蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。2.檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：（1）突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。（2）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。（3）發現某些損害之4、后，如發現材料變霉，發現蟲蛀等。第10條 人事檔案的轉遞 1.檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程序如下：2.取出應轉走的檔案。3.在檔案底賬上注銷。4.填寫轉遞人事檔案材料的通知單。5.按發文要求包裝、密封。6.在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。7.收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。第4章 人事檔案的利用 第11條 人事檔案利用1.查閱。設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。2.借出使用。相關人員為完成某項人事工作任務，5、必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，借出時間不能超過一周，需要在借閱登記表上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，并到期歸還。3.出具證明材料。一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章后方能生效。第12條 人事檔案利用手續利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。 1.查閱手續。查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況；其6、次，查閱部門負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。2.外借手續。首先，借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批準然后，進行借檔登記。把借檔的時間、材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。第13條 出具證明材料的手續單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。第5章 人事檔案保密規定及保存期限 第14條 人事檔案保密公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。第15條 人事檔案保存期限公司的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。第6章 附則 第16條 本制度最終解釋權歸公司人力資源部。 第17條 本制度自頒布之日起實施，凡與本制度不一致的，以本制度為準。執行部門監督部門編修部門編制日期審核日期批準日期