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1、有限公司人事檔案資料歸檔及保管制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 人事檔案管理制度一、目的 為規范人事檔案管理，使人事檔案管理程序化、流程化，特制定本制度。二、適用范圍 公司全體員工。三、權責 總經辦負責本制度的制定、執行、監督與專項管理。四、內容第一條 員工人事檔案應有內容： 1、 招聘資料 1.1 員工登記表、身份證復印件、學歷（學位）證書復印件、職稱（崗位資格）證書復印件、原單位離職證明、入職體檢表.上述材料由員工本人在申請入職時提供；1.2面試錄用審批表。 2、 錄用資料2.1 員工入職通知單、勞動合同書、2、員工調薪申請表、內部調動審批表等。 2.2上述材料由人力資源管理處在員工工作過程中動態收集,陸續予填充完善。 3、 離職資料 3.1 員工辭職審批表、員工離職移交清單、離職結算單、終止、解除勞動合同通知書。3.2 員工離職手續辦妥后其人事檔案由人力資源管理處整理、結案、存檔。 第二條 人事檔案管理1、人事資料歸檔及保管1.1 人力資源管理處應對員工檔案的真實性、完整性負責，在為員工辦理入職手續時應清點交繳的相關資料，對交繳不全的，應限期補全。1.2 入職者的人事檔案，人力資源管理處必須在當天建立電子檔案；員工的原始檔案要在三天內歸檔保存。1.3 員工所提供的資料在職期間有變更的（如：地址和電話3、婚姻狀況、誕生子女、出現事故或緊急情況時的聯系人、培訓結業或進修畢業等），應以書面方式準確地向人力資源管理處報告，以便員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事檔案資料準確無誤。1.4 員工有調動、薪資調整、考評、獎懲等人事活動及個人資料有變化時，人力資源管理處應能及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。1.5 人力資源管理處不得涂改、刪除或銷毀員工人事檔案資料內容，嚴格保密，不得擅自向外擴張員工個人信息。1.6 員工檔案在員工離職后保存期為三年，到期后予以銷毀。2、人事檔案的借閱、復印2.1 一般員工不得借閱他人的人事檔案.2.2 人事檔案借閱或復印時均需辦理相關登記手續員工檔案使用登記表，并在承諾時間內歸還,借閱人員應對檔案內容嚴加保密。 3、員工人事檔案效用3.1 員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。3.2 公司決策層可以通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變化情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。3.3 員工所提供的人事檔案的內容必須是個人的真實情況，不能提供不實或虛假資料，一經查實，公司有權予以解雇或解除勞動合同，并不作任何補償；員工因提供虛假資料對公司造成經濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權利。4、此制度自頒布之日起執行。