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1、村鎮(zhèn)銀行人事檔案借閱轉(zhuǎn)出管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、目的為了加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案。二、適用范圍村鎮(zhèn)銀行三、職責(zé)1、涉及部門職責(zé)：1.1綜合管理部分管行領(lǐng)導(dǎo)： 負(fù)責(zé)審查審批是否同意接收人力資源管理部上報(bào)新晉員工檔案； 負(fù)責(zé)審批是否同意外單位來(lái)我行查閱檔案。1.2綜合管理部（人事處）：負(fù)責(zé)審查審批新晉員工檔案；負(fù)責(zé)審批是否同意本單位各部門單位部門查閱檔案；負(fù)責(zé)上報(bào)新晉員工檔案中有較大參考價(jià)值的材料;負(fù)責(zé)全行員工日常檔案管理及相關(guān)工作；負(fù)責(zé)處理未通過(guò)檔案審查新晉員工錄用事宜并將其檔2、案返回原單位。2、涉及崗位人員職責(zé)2.1綜合管理部（人事處）負(fù)責(zé)人： 負(fù)責(zé)審查審批是否同意接收綜合管理部檔案管理員上報(bào)新晉員工檔案； 負(fù)責(zé)審批是否同意本單位各部門單位部門查閱檔案。2.2綜合管理部檔案管理員：負(fù)責(zé)審查、接收新晉員工檔案，并將審查時(shí)有較大參考價(jià)值的材料及時(shí)上報(bào);負(fù)責(zé)全行員工日常檔案管理及相關(guān)工作。2.3綜合管理部招聘管理員：負(fù)責(zé)處理未通過(guò)檔案審查新晉員工錄用事宜并將其檔案返回原單位。3、相關(guān)文件和記錄名稱：3.1依據(jù)的法律、法規(guī)：中華人民共和國(guó)檔案法、干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定、干部檔案工作條例、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定3.2相關(guān)制度流程：人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)、 村鎮(zhèn)銀3、行員工離崗制度流程3.3審批表類：檔案借閱登記簿 3.4記錄類：?jiǎn)T工花名冊(cè)、檔案借閱證明、檔案借閱介紹信四、程序1、接收人事檔案綜合管理部檔案管理崗人員應(yīng)在我行接收新晉員工，辦理正式調(diào)動(dòng)或錄入手續(xù)前調(diào)閱本人檔案； 檔案管理崗人員負(fù)責(zé)與原單位相關(guān)人員溝通，了解人事檔案中記載的政治歷史問(wèn)題、處分或獎(jiǎng)勵(lì)等問(wèn)題。2、審查檔案由綜合管理部檔案管理崗人員負(fù)責(zé)審查調(diào)閱的檔案，如檔案材料不全或未按規(guī)定密封包裝，加蓋公章，可不予接收；審查人事檔案內(nèi)容是否完整，依據(jù)見(jiàn)人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)由綜合管理部檔案管理崗人員負(fù)責(zé)對(duì)本人檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，如發(fā)現(xiàn)檔案中有記載本人政治歷史問(wèn)題、處分或獎(jiǎng)勵(lì)等具有較大參考價(jià)值的4、材料，應(yīng)與原單位相關(guān)人員溝通確認(rèn)并及時(shí)上報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人；如本人檔案如無(wú)任何上述問(wèn)題，則接收本人檔案。3、由綜合管理（人事處）負(fù)責(zé)人審查由綜合管理部（人事處）負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理崗人員審查有問(wèn)題的檔案進(jìn)行再次審查，如發(fā)現(xiàn)情況屬實(shí)，則對(duì)分管綜合管理部的行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)；如綜合管理部（人事處）負(fù)責(zé)人認(rèn)為情況不嚴(yán)重則返回檔案管理崗人員，辦理接收手續(xù)。4、分管行領(lǐng)導(dǎo)審查由分管行領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)綜合管理部負(fù)責(zé)人的匯報(bào)進(jìn)行重新判斷是否接收該新晉員工；如接收，則返回檔案管理崗人員進(jìn)行辦理接收手續(xù)；如不接收，則返回綜合管理部進(jìn)行處理。5、處理由綜合管理部招聘專員，根據(jù)分管綜合管理部行領(lǐng)導(dǎo)及綜合管理部負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)進(jìn)行處理，5、并將檔案返回該同志原所在單位。6、 歸檔、立卷檔案管理崗人員負(fù)責(zé)接收檔案，將本人基本檔案資料錄入員工花名冊(cè)或軟件管理系統(tǒng)內(nèi)；在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記對(duì)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行分類管理并立卷；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔；人事檔案材料的分類嚴(yán)格按干部檔案工作條例、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的規(guī)定辦理。7、日常檔案管理由綜合管理部檔案管理崗人員按照干部管理權(quán)限，保管員工的檔案，負(fù)責(zé)日常檔案管理；檔案管理崗人員負(fù)責(zé)及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料：對(duì)員工繼續(xù)教育、專業(yè)技術(shù)職稱、考察、考6、核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保證檔案的完整；檔案管理崗人員負(fù)責(zé)登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；人事檔案材料不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫；檔案管理崗人員負(fù)責(zé)做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染；人事檔案材料應(yīng)分類整理，每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作；按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。8、借閱檔案綜合管理部檔案管理崗人員負(fù)責(zé)員工檔案的查閱、借閱工作，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；如不批準(zhǔn)，如由檔案管理崗人員告之借閱單位及原因。7、9、批準(zhǔn)本單位內(nèi)部各單位門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)出具證明，交于綜合管理部（人事處）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱；外單位來(lái)我行查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)我行分管行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。10、借閱由綜合管理部檔案管理崗人員負(fù)責(zé)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄；任何人不得查閱或借出本人及親屬的檔案；查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。11、轉(zhuǎn)出檔案員工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離行手續(xù)者，綜合管理部檔案管理崗人員負(fù)責(zé)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處,轉(zhuǎn)入村鎮(zhèn)銀行員工離崗制度流程對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，檔案管理崗人員必須按規(guī)定密封包裝，并加蓋單位公章；檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，檔案管理崗人員應(yīng)從軟件管理系統(tǒng)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。