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1、科技公司人事服務(wù)合同文件檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1 目的：為了規(guī)范公司人事檔案的管理工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善分類保管，保證人事檔案的完整性，防止檔案的遺失和損壞，便于人事檔案的查詢，特制定本制度。2 原則：安全、保密、清晰、完整。3 范圍：公司全體員工。4 內(nèi)容：4.1 文件夾管理及命名：文件夾名稱 具體內(nèi)容人事服務(wù)合同 招聘、社保等各項(xiàng)服務(wù)合同意外保險(xiǎn) 意外保險(xiǎn)保單、合同生育保險(xiǎn) 員工生育保險(xiǎn)辦理資料醫(yī)療保險(xiǎn) 員工醫(yī)保辦理資料、醫(yī)保卡領(lǐng)取憑證等用工備案 用工備案相關(guān)辦理資料殘疾人年審 殘疾人年2、審資料及辦理憑證等外地社保 外地參保人員社保明細(xì)及資料等體檢報(bào)告 員工體檢報(bào)告及結(jié)果匯總資料等試用期員工檔案 試用期未轉(zhuǎn)正員工入職資料離職員工檔案 離職員工資料等在職員工檔案 在職員工資料等4.2 人事服務(wù)合同管理： 人事服務(wù)合同包括：各招聘網(wǎng)站合作合同、招聘系統(tǒng)服務(wù)合同、社保合作合同、勞務(wù)派遣合同、其他人事服務(wù)類合同等。 人事服務(wù)合同的保管：人事服務(wù)合同按類別進(jìn)行歸類存放，每個(gè)類別以分頁紙進(jìn)行區(qū)分，原則上需在合同履行完成后保留 5 年。4.3 意外保險(xiǎn)文件的保管：第 1頁，共 5頁 意外保險(xiǎn)文件包括：意外保險(xiǎn)合作合同、每月增減員保單、理賠通知書、其他相關(guān)文件等。 意外保險(xiǎn)文件的保管：意外保險(xiǎn)3、文件原則上需在合同履行完成后保留 5 年。4.4 生育保險(xiǎn)文件的保管： 生育保險(xiǎn)文件包括：生育待遇申辦資料、生育保險(xiǎn)醫(yī)療費(fèi)用申辦資料、生育保險(xiǎn)定點(diǎn)醫(yī)院申辦資料、其他相關(guān)資料等。 生育保險(xiǎn)文件的保管：生育保險(xiǎn)文件原則上需在申報(bào)手續(xù)完成后保留 5 年。4.5 醫(yī)療保險(xiǎn)文件的保管： 醫(yī)療保險(xiǎn)文件包括：醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)資料、醫(yī)保卡領(lǐng)取憑證、異地就醫(yī)申請表、工傷申請資料、其他相關(guān)資料等。 醫(yī)療保險(xiǎn)文件的保管：醫(yī)療保險(xiǎn)文件原則上需在手續(xù)辦理完成后保留 5 年。4.6 用工備案文件的保管： 用工備案文件包括：員工花名冊、公司架構(gòu)圖、用工備案指引、用工備案申辦資料、其他相關(guān)資料等。 用工備案文件的保管：用工備案文4、件原則上需在辦理備案后保留 5 年。4.7 殘疾人年審文件的保管： 殘疾人年審文件包括：殘疾人年審相關(guān)資料、相關(guān)法規(guī)政策及指引等。 殘疾人年審文件的保管：殘疾人年審文件原則上需在年審?fù)瓿珊蟊Ａ?3 年。4.8 體檢報(bào)告文件的保管： 體檢報(bào)告文件包括：體檢服務(wù)合同、費(fèi)用對(duì)賬單、公司員工體檢情況匯總表、員工體檢信息表等。 體檢報(bào)告文件的保管：體檢報(bào)告文件原則上需在每年體檢完成后保留 3 年。4.9 員工人事檔案管理： 員工人事檔案的建立：員工自入職之日起，由人力資源與行政部為其建立人事檔案，并歸入試用期員工檔案文件夾中。人力資源與行政部將對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和整理，如為復(fù)印件，還需確保復(fù)印件與原件相5、符，核實(shí)完整、無誤后進(jìn)行歸檔。人事檔案包括： 員工信息表（含證件照兩張，需員工本人親自簽名）； 承諾書（需員工本人親自簽名）； 身份證（復(fù)印件 2 份）； 畢業(yè)證書、學(xué)位證書和學(xué)歷鑒定截圖/證明（復(fù)印件，如有）； 職稱證書（復(fù)印件，如有）； 體檢報(bào)告或健康證；第 2頁，共 5頁 原公司離職證明； 面試資料（求職人員登記表、個(gè)人簡歷、筆試試卷、面試評(píng)估表等）； 勞動(dòng)合同或?qū)嵙?xí)協(xié)議、保密協(xié)議； 職位說明書（需員工本人親自簽名）； 試用期員工通過試用期考核評(píng)估后，將建立一個(gè)專屬的人事檔案袋，歸入在職員工檔案專用柜里，按組織架構(gòu)圖順序擺放。人事檔案里需增加以下資料： 考核評(píng)估表； 學(xué)習(xí)路徑圖； 工作職6、責(zé)（需員工本人親自簽名）； 在職員工人事檔案袋的使用規(guī)范： 銷售部-深藍(lán)色 市場部-灰色 技術(shù)服務(wù)部-橙色 人力資源與行政部-紅色 財(cái)務(wù)部-綠色 物流部-黃色 采購部、質(zhì)量管理部-淺藍(lán)色 離職員工檔案的管理： 員工完成離職手續(xù)辦理后，將離職員工的人事檔案歸入離職員工檔案里。 每年年初將上一年度離職員工檔案里人事檔案整理入箱，按離職月份標(biāo)簽順序排放并密封，在外包裝上注明姓名、標(biāo)簽編號(hào)，移交倉庫保管。 離職員工檔案的保管：離職員工檔案原則上需保留 5 年。 人事檔案的更新和維護(hù)：員工如發(fā)生人事異動(dòng)、獎(jiǎng)懲、或個(gè)人資料變化等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄或更新，確保人事檔案的正確性。 人事檔案的查閱和借閱： 員工人7、事檔案為公司機(jī)密文件，屬于員工個(gè)人隱私，人力資源與行政部必須合理存放，并做好保密工作。 員工人事檔案只有人力資源與行政部可以查閱，員工不可查閱其他人員的人事檔案，各級(jí)管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案。其他特殊情況需經(jīng)過人力資源與行政部經(jīng)理同意。 如需借閱員工人事檔案者，必須按以下申請程序進(jìn)行： 借閱者需要向人力資源與行政部提出書面申請，經(jīng)管理中心總監(jiān)批準(zhǔn)后，填寫第 3頁，共 5頁員工人事檔案查/借閱登記本。 一般借閱時(shí)間以 3 天為限，如有其他特殊情況，需經(jīng)人力資源與行政部經(jīng)理同意。 借閱者不得將借閱的員工人事檔案轉(zhuǎn)借、傳閱、復(fù)印、掃描、調(diào)換、拆卸等，否則按獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行；歸還時(shí)必須保證檔案資料的完整，由人力資源與行政部審核后在員工人事檔案查/借閱登記本登記核銷。5 附則：5.1 本制度解釋權(quán)歸人力資源與行政部，修改時(shí)亦同。